Wie man in einer Zeit voller Ablenkungen produktiv bleibt – das Geheimnis, um Dinge zu erledigen

Wenn Sie im 21. Jahrhundert leben und nicht etwa unter einem Stein leben oder in einer Höhle, leiden Sie wahrscheinlich unter einer Art von Informationsüberflutung und fühlen sich durch die schieren Menge an Aufgaben, die Sie zu jeder gegebenen Zeit erledigen müssen, überfordert. Ständig erreichen Sie neue Informationen in Form von Twitter, Facebook, WhatsApp, Textnachrichten oder der neuesten Social-Media-App, die Sie auf Ihrem Smartphone installiert haben, sowie von den bewährten Medien wie Radio, Fernsehen, Zeitungen und Zeitschriften in ihren klassischen oder digitalen Versionen, ganz zu schweigen von E-Mails von der Arbeit oder der Schule, persönlichen E-Mails von Freunden und Familie sowie all den sozialen Verpflichtungen gegenüber Vereinen, Wohltätigkeitsorganisationen und lokalen Gemeinschaftsorganisationen.

Wie schafft man es also, produktiv zu bleiben und mit dieser Informationsflut umzugehen, ohne den Verstand zu verlieren? Wie bekommt man Dinge erledigt, erreicht man seine Ziele und erreicht den Gipfel, trotz des ständigen Gegenwinds?

Seit Beginn meiner Karriere in der Softwarebranche fasziniert mich die Frage, wie man die eigene Produktivität steigern kann. Ich erinnere mich noch gut an die Zeit Ende der 1980er Jahre, als ich einen TMI Time Manager mit mir herumtrug, um mich zu konzentrieren, organisiert zu bleiben und meine Aufgaben zu erledigen. Dieses kleine Ordner mit Kalender, Aufgabenlisten, Zielen und Adressbuch war damals sicherlich ein großartiges Werkzeug zur Steigerung der Produktivität. Seitdem gibt es jedoch Software und mobile Geräte für die Verwaltung von Kalendern, Kontakten und Aufgabenlisten, beginnend in den frühen 1990er Jahren (z.B. Lotus Notes, Outlook, Palm, und ich bin auf den Einsatz elektronischer Produktivitätstools umgestiegen (zu meiner Überraschung scheinen diese Time-Manager-Ordner übrigens immer noch existieren – siehe dieses Video von 2013).

Auch wenn wir heute eine Vielzahl von Produktivitätstools zur Verfügung haben, fühlen sich viele Menschen immer noch überfordert und haben das Gefühl, die Kontrolle zu verlieren. Wir nutzen diese Tools, darunter E-Mails zur Verbesserung der Kommunikation, seit über 30 Jahren, und dennoch kämpfen die meisten von uns immer noch damit, wie man produktiv arbeitet und Informationsflüsse effizient verwaltet. Die Lösung muss also nicht nur in.. welche(s) / welcher/s/es Werkzeuge, die man einsetzen kann, aber noch wichtiger ist die Methodik dahinter wie Wir nutzen diese Werkzeuge zu unserem Vorteil.

E-Mail

E-Mail ist wahrscheinlich das am weitesten verbreitete Kommunikationsmittel der Welt, aber es ist wahrscheinlich auch das am häufigsten falsch verwendete Werkzeug und eine ständige Quelle der Frustration für viele Menschen. Ich nutze E-Mail seit den frühen Tagen von Arpanet, Bitnet und verschiedenen BBS-Systemen – und im Laufe all dieser Jahre habe ich einige bewährte Praktiken entwickelt, die ich im Laufe der Zeit übernommen habe und die ich gerne hier teilen möchte:

• Die wichtigste Verhaltensänderung, die Sie sofort umsetzen sollten, ist, Ihren Posteingang nicht als eine Aufgabenliste zu behandeln. Wir werden später in diesem Blogbeitrag über Aufgabenlisten sprechen und die Notwendigkeit hervorheben, die Bearbeitung des Posteingangs von Aufgabenlisten zu trennen. Aber für unsere Diskussion über E-Mail-Management möchte ich betonen, wie befreiend es sein wird, sobald Sie eine Methode anwenden, die sicherstellt, dass Ihr Posteingang am Ende jedes Tages oder zumindest am Ende jeder Woche leer ist. Dieses Konzept, das üblicherweise als "Inbox Zero" bezeichnet wird, wurde ab 2007 von dem Journalisten und Produktivitätsexperten Merlin Mann von 43 Folders stark befürwortet. Ich empfehle Ihnen, sich jetzt eine Stunde aus Ihrem vollen Terminkalender zu nehmen und Merlins ausgezeichneten Vortrag bei Google im Juli 2007 anzusehen. Die Folien für den Vortrag sind ebenfalls auf SlideShare verfügbar.
• Wenn Sie einen stärker prozessorientierten Ansatz bei der Arbeit mit Ihren E-Mails verfolgen, empfehle ich Ihnen außerdem, E-Mails eher wie einen Kurznachrichtendienst (wie Textnachrichten, SMS oder WhatsApp) und weniger wie ein Medium für ausführliche Aufsätze zu behandeln. Heutzutage werden Menschen weltweit mit E-Mails und anderen Informationen überflutet, und die Aufmerksamkeitsspanne des durchschnittlichen Empfängers beträgt möglicherweise nur 10 Sekunden, möglicherweise sogar 20-30 Sekunden, aber nicht viel mehr. Es ist sehr wahrscheinlich, dass Menschen Ihre E-Mails auf einem mobilen Gerät lesen, daher ist es entscheidend, Ihre Nachrichten kurz, prägnant und auf den Punkt zu bringen. Versuchen Sie, alle Ihre E-Mails auf fünf Sätzen oder weniger zu beschränken.
• Eine Konsequenz dieser Überlegung ist, dass Sie die Funktion "Cc" sparsam und gezielt einsetzen sollten. Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Nachricht nur an diejenigen Personen gesendet wird, die sie tatsächlich lesen müssen. Wenn Sie eine Nachricht mit einer langen "Cc"-Liste erhalten, sollten Sie sehr genau prüfen, ob Sie wirklich auf "Allen antworten" klicken müssen. Müssen wirklich alle diese Personen Ihre Antwort erhalten, oder nur der Absender?
• Ebenso wichtig ist der Einsatz einer strengen und effektiven Spam-Filtersoftware, um sicherzustellen, dass Ihr Posteingang nur E-Mails von echten Personen erhält, von denen Sie Nachrichten akzeptieren möchten (oder von Unternehmen, deren Newsletter Sie tatsächlich lesen wollen). Ihre Auswahl an Tools kann durch den von Ihnen verwendeten E-Mail-Anbieter eingeschränkt sein, aber ich empfehle, sich nach einer kommerziellen Sicherheitssoftware-Suite für mehrere Geräte zu erkundigen, wie z. B. BitDefender, die neben den üblichen Anti-Viren- und persönlichen Firewall-Tools auch Spam-Filterfunktionen enthält und Ihre PCs, Laptops, Tablets und Smartphones schützt. Darüber hinaus empfehle ich, jede unerwünschte Nachricht in Ihrer E-Mail-Software konsequent als Spam zu kennzeichnen, um den Absender effektiv zu blockieren. Melden Sie sich von allen Werbemails ab, wie z. B. von Angeboten für Schuhe von Zappos oder Halloween-Dekorationen von iParty. Werbemails sind eine echte Zeitverschwendung, und Sie können sie alle loswerden, indem Sie sich systematisch abmelden oder sie als Spam markieren. Deaktivieren Sie alle E-Mail-Benachrichtigungen von sozialen Medien. Sie benötigen keine Nachrichten von Facebook, Twitter und anderen sozialen Netzwerken, die Ihren Posteingang unnötig füllen. Diese Seiten fordern bereits genügend Aufmerksamkeit und Zeit durch ihre jeweiligen Apps.
• Einige moderne E-Mail-Programme bieten hervorragende Funktionen, um Ihre eingehenden E-Mails in separate Registerkarten, Gesprächsverläufe oder Gruppen zu organisieren. Dies kann die Bearbeitung Ihrer E-Mails effizienter gestalten, da Sie sich jeweils auf verschiedene Arten von E-Mails konzentrieren können. Darüber hinaus kann die Trennung von beruflichen und privaten E-Mails durch die Verwendung von zwei separaten E-Mail-Adressen die Produktivität erheblich steigern. Für meine beruflichen E-Mails verwende ich Outlook 2016, und für meine privaten E-Mails verwende ich Google Inbox. Beide bieten ausgezeichnete Funktionen, die mir helfen, meinen Arbeitsablauf zu optimieren. Auf meinem Android-Smartphone verwende ich ebenfalls die Google Inbox-App für meine privaten E-Mails, aber für meine beruflichen E-Mails bevorzuge ich die MailWise-App gegenüber sowohl dem integrierten Android-E-Mail-Client als auch der Outlook-App. Entscheidend ist erneut, berufliche und private E-Mails getrennt zu halten.
• Wenn Sie Ihre E-Mail-Empfänger über diese neuen E-Mail-Richtlinien informieren möchten, die Sie einführen, können Sie eine Seite auf Ihrer persönlichen Website oder Ihrem Blog erstellen, die diese Richtlinien erläutert. Anschließend können Sie auf dieser Seite automatisch in Ihrem vordefinierten E-Mail-Fußbereich verlinken. In meinem Fall ist diese Seite: alexander.falk.us/personalemailpolicy

Nachrichten für mehr Produktivität

Für kurze und dringende Nachrichten an Ihre Teammitglieder, Freunde und Familie hat die E-Mail sicherlich ihren Platz an verschiedene Nachrichtendienste verloren, die es heute gibt. Von Textnachrichten auf Ihrem Telefon über Instant-Messaging-Dienste bis hin zu iMessage auf iOS, WhatsApp und Facebook Messenger gibt es eine Vielzahl von Optionen. Vielleicht ist der wichtigste Trick, um den Überblick zu behalten, ein solches Produkt mit Ihrem Team, Ihren Freunden und Ihrer Familie zu vereinheitlichen. Wenn Sie ständig zwischen fünf verschiedenen Produkten und Diensten wechseln müssen, werden Sie schnell den Faden verlieren. In meinem Umfeld habe ich es geschafft, meine gesamte Familie auf WhatsApp umzustellen, und das hat sich bisher gut bewährt. Und im Büro nutzen wir Skype for Business. Versuchen Sie, eine einheitliche Lösung zu finden. Wenn Ihre gesamte Familie iOS-Geräte verwendet, könnten iMessage und FaceTime gut für Sie funktionieren. Wenn Sie sowohl Android- als auch iOS-Nutzer haben, sollten Sie möglicherweise ein Produkt wie WhatsApp oder Skype verwenden, das auf beiden Plattformen verfügbar ist.

Aufgabenlisten

Die Bedeutung einer organisierten Arbeitsweise, beispielsweise durch To-Do-Listen, wurde von Experten für Produktivität seit vielen Jahren betont. Allerdings sind die meisten To-Do-Listen, die wir verwenden, oft ungeeignet, um tatsächlich etwas zu erledigen, da sie eine Mischung aus langfristigen Zielen, kurzfristigen Aufgaben und vagen Ideen enthalten, die einer weiteren Ausarbeitung bedürfen. Tatsächlich sind To-Do-Listen ohne einen klar definierten Prozess und eine Methodik, wie man sie strukturiert und nutzt, nicht besonders effizient. Und in der Realität haben die meisten von uns ständig zu viele Aufgaben im Kopf. Bestimmte Dinge, die wir nicht notiert haben, aber dennoch erledigen müssen, lenken uns davon ab, optimal produktiv zu sein, und erhöhen unser Stresslevel.

David Allen hat sich für seine... eingesetzt Erledigen, was zu tun ist (oft abgekürzt als GTD) seit 2002, als er sein Buch mit dem Titel "Effektive Arbeitsweise: Die Kunst der stressfreien Produktivität"(jetzt in einer neuen, aktualisierten Ausgabe von 2015 erhältlich). Seine GTD-Methode besteht aus 5 separaten Schritten – Erfassen / Klären / Organisieren / Reflektieren / Umsetzen – die darauf ausgelegt sind, Ihnen zu helfen, langfristige Ziele besser zu verstehen, klar definierte Projekte zu strukturieren und die nächsten Schritte für jedes dieser Projekte festzulegen. Dies schafft ein klar definiertes System, das einfach umzusetzen und zu befolgen ist. Wenn Sie einen ersten Eindruck von David Allens System gewinnen möchten, empfehle ich..." Ich schaue mir seinen TEDx-Vortrag aus dem Jahr 2012 an und ich kann es auch wärmstens empfehlen, dieses Buch zu kaufen und zu lesen Das GTD-BuchFür die Zwecke dieser Diskussion werde ich seine Aussagen lediglich zusammenfassen fünf Schritte:

1. Erfassen — Der erste Schritt besteht darin, sich ein paar Stunden Zeit zu nehmen, um alles aufzuschreiben. Erfassen Sie alle Gedanken, alle Aufgaben, alle Ziele, alle Projekte, alle Stapel von Briefen, alle Notizzettel, alle E-Mails, alle langfristigen Pläne, alles, was Ihren Schreibtisch, Ihr Homeoffice und Ihren Geist verstopft. In dieser Phase ist es wichtig, alle Informationen als vollständige "Gehirnentleerung" festzuhalten – und nicht zu versuchen, die Informationen zu organisieren. David Allen empfiehlt, dies auf Notizzetteln zu tun, die Sie dann in eine "Eingangs"-Schublade auf Ihrem Schreibtisch legen, aber ich bevorzuge es, alles elektronisch zu erfassen. Dieser Schritt resultierte daher in einer sehr langen, ungeordneten Liste mit Aufzählungspunkten in einem Word-Dokument. Im Wesentlichen erstellen Sie in diesem Schritt den "Posteingang" Ihres Produktivitäts-Workflows.
2. Klären — Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Schritt im Prozess (und der, an den Sie sich gewöhnen müssen, um mit diesem Ansatz erfolgreich zu sein). Für jedes Element in Ihrem neuen Workflow-Posteingang müssen Sie nun klären, ob es sich um eine Aufgabe handelt, die eine Handlung erfordert, oder nicht. Wenn keine Handlung erforderlich ist, haben Sie drei Möglichkeiten: eliminieren Sie es, archivieren Sie es als Referenzmaterial oder bewahren Sie es für zukünftige Inspiration auf, die möglicherweise irgendwann zu einer Handlung führt. Wenn es sich um eine Aufgabe handelt, die eine Handlung erfordert, stellt sich die Frage: Handelt es sich um eine einzelne Aufgabe oder um einen Teil eines größeren Projekts? Wenn es Teil eines Projekts ist, definieren Sie das Ziel dieses Projekts und organisieren Sie es als Projektplan. Wenn es sich um eine einzelne Aufgabe handelt, haben Sie erneut drei Möglichkeiten: Wenn sie weniger als zwei Minuten dauert, erledigen Sie sie einfach; wenn Sie nicht die richtige Person dafür sind, delegieren Sie sie; und schließlich, wenn sie mehr als zwei Minuten dauert und Sie sie erledigen müssen, verschieben Sie sie auf einen späteren Zeitpunkt – entweder indem Sie sie in Ihrem Kalender eintragen, wenn sie an einem bestimmten Datum erledigt werden muss, oder indem Sie sie zu einer oder mehreren "nächsten Schritte"-Listen hinzufügen. Sehen Sie sich das folgende Diagramm an, um diesen Schritt besser zu verstehen...
3. Organisieren – Um den vorherigen Schritt der Klärung zu unterstützen, ist es von entscheidender Bedeutung, die verschiedenen "nächste Schritte"-Listen sowie Ihre Projektpläne, Referenzmaterialien und Listen für Ideen, die weiterentwickelt werden müssen, zu organisieren. Das Buch spricht viel über physische Ordner und Ablagesysteme, aber ich empfehle, alles digital zu erledigen. Sie benötigen ein System, um Dateien hierarchisch zu organisieren, und ein weiteres System, um mehrere Aufgabenlisten zu verwalten, auf die Sie leicht zugreifen können. Ich werde meine Softwareauswahl im Abschnitt über Cloud-Tools weiter unten erläutern.
4. Reflektieren – Um dieses System am Laufen zu halten, ist es wichtig, regelmäßige Reflexionsphasen in den Alltag zu integrieren: Zeiten, in denen Sie Ihre Listen überprüfen, aktualisieren, möglicherweise Aufgaben von einer Projektliste auf eine Liste mit nächsten Schritten verschieben und sicherstellen, dass sie aktuell bleiben.
5. Umsetzen — Dies ist die "Handlungs"-Phase der Methodik. Jetzt, wo Sie verschiedene Listen mit "nächsten Schritten" zur Verfügung haben – von denen einige möglicherweise kontextspezifisch sind, z. B. "nächste Schritte, die im Büro zu erledigen sind" oder "nächste Schritte zu Hause" – können Sie einfach mit der Bearbeitung dieser Aufgaben beginnen, wann immer Sie Zeit und die nötige Konzentration dafür haben. Sie können dies mit Zuversicht tun, da Sie wissen, dass diese Aufgabe die richtige Aufgabe ist, die zu diesem Zeitpunkt zu erledigen ist.

Diese Schritte ergeben noch mehr Sinn, wenn man sie im Kontext des dieses Flussdiagramms des Verarbeitungsprozesses von David's Webseite betrachtet:

Eine fortgeschrittenere Version dieses Arbeitsablaufdiagramms ist ebenfalls auf seiner Website verfügbar. In jedem Fall empfehle ich Ihnen, sein Buch zu kaufen und zu lesen, da ich Ihnen in wenigen Absätzen nur einen ersten Einblick in diese Methode geben kann. Wenn Sie dieses System implementieren möchten, gibt es keine bessere Möglichkeit, als sich direkt bei der Quelle zu informieren.

Das Überraschende an der 2015er Ausgabe des Buches über GTD (Getting Things Done) ist, dass es nicht sehr ausführlich darüber spricht, welche Software-Tools für die Umsetzung eines solchen Arbeitsablaufs eingesetzt werden können. Ich denke jedoch, dass dies absolut entscheidend ist, nicht nur um eine solche Methode überhaupt erst zu implementieren, sondern auch, um langfristig dabei zu bleiben und sie erfolgreich einzusetzen.

Cloud-Tools

Da ich im Laufe meines Arbeitstages häufig verschiedene Geräte verwende – Desktop-Computer, Laptops, Tablets und Smartphones –, war es für mich wichtig, diese Methode mit Cloud-Tools umzusetzen, auf die ich von jedem Gerät problemlos zugreifen konnte. Nach dem Ausprobieren verschiedener Lösungen entschied ich mich für eine Kombination der folgenden cloudbasierten Tools (die sowohl im Browser als auch über ihre jeweiligen Apps auf Smartphones und Tablets genutzt werden können). Diese sind alle verfügbar für: kostenlos mit bestimmten Kapazitätsbeschränkungen (z. B. Google Drive bietet bis zu 15 GB Speicherplatz kostenlos an, für größere Datenmengen ist ein Abonnement erforderlich). Da ich persönlich eine große Menge an Daten verwalten muss, habe ich mich für die.. Google Apps – Unbegrenzte Nutzung ein Angebot für meine Familie, das nur 10 Dollar pro Nutzer und Monat kostet.

Behalten

Dieser erste Punkt könnte für einige Leser überraschend sein. Anstatt ein traditionelles Projektmanagement- oder Aufgabenverwaltungssystem zur Organisation meiner To-Do-Listen zu verwenden, habe ich mich entschieden, stattdessen Google Keep zu nutzen. Keep ermöglicht es mir, To-Do-Listen zu erstellen, die sich einfach abhaken lassen, Notizen zu machen, Sprachmemos aufzunehmen und Erinnerungen einzustellen – und es ermöglicht mir, diese Listen mit Etiketten und Farben zu organisieren, sodass ich mich schnell auf genau die Listen konzentrieren kann, die ich in einem bestimmten Moment benötige. Zum Beispiel verwende ich drei Etiketten, um berufliche Aufgaben von privaten Angelegenheiten und Investitionen zu trennen. Ich verwende auch Etiketten, um zwischen "Nächste Schritte", "Projekte" und "Entwicklung" (für langfristigere Ziele) zu unterscheiden. Eine To-Do-Liste mit den Etiketten "Privat" und "Nächste Schritte" zeigt mir dann, welche nächsten Schritte ich für die persönlichen Ziele unternehmen muss, die ich definiert habe. Und Google Keep macht es sehr einfach, diese Notizen und Listen nach Etiketten zu filtern, sodass ich diese Funktion vielseitig nutzen kann, entweder um alle meine arbeitsbezogenen Listen anzuzeigen oder, unterteilt nach Zeitrahmen, alle meine "Entwicklungs"-Listen in allen Bereichen, einschließlich Bücher, die ich lesen möchte, oder Dinge, die ich in den nächsten Jahren lernen möchte:

Eine weitere praktische Funktion von Google Keep ist, dass ich Einkaufslisten mit Familienmitgliedern teilen kann. Wir haben also eine gemeinsame "Einkaufsliste" in unserer Familie, und wenn jemand etwas aufgebraucht hat, sei es das letzte Ei, der letzte Schluck Milch oder das letzte Stück Butter, trägt diese Person den Artikel einfach auf die Liste. Wenn dann jemand von uns einkaufen geht, haben wir die meisten Artikel bereits auf der Liste, und eine kurze WhatsApp-Nachricht an die Familie fragt, ob noch etwas dazugefügt werden soll. Während wir durch den Laden gehen, können wir die Artikel einfach abhaken, sobald wir sie in den Einkaufswagen legen. Noch wichtiger ist, dass zwei Personen gleichzeitig im Laden sein und die Liste abarbeiten können, wobei sie in Echtzeit sehen, welche Artikel die andere Person bereits abgehakt hat. Eine hochmoderne Lösung für ein uraltes Problem.

Google Drive

Für all meine Referenzmaterialien sowie für Projektpläne habe ich mich entschieden, diese in Ordnern innerhalb meines Google Drive zu speichern. Sie können natürlich auch Dropbox oder ein anderes cloudbasiertes Speichersystem für denselben Zweck verwenden. Ich habe viel Zeit damit verbracht, eine Ordnerstruktur zu entwerfen, die das System einfach zu bedienen macht und mir einen schnellen Zugriff auf alle benötigten Dateien ermöglicht. Durch die Nutzung von Google Drive auf meinem Desktop-Computer und meinem Laptop kann ich meine Dateien problemlos zwischen mehreren Geräten synchronisieren, und die App auf meinem Smartphone ermöglicht mir den Zugriff auf all diese Dateien, auch unterwegs. Dazu gehören alle meine Reisepläne, Flugtickets, gescannte Kopien wichtiger Dokumente und alles, was im Rahmen des oben genannten GTD-Prozesses entstanden ist, um es als Referenzmaterial zu archivieren oder für zukünftige Projekte vorzubereiten. Es ist sehr praktisch, all diese Dateien jederzeit und auf jedem Gerät verfügbar zu haben.

Kalender

Für alle meine Kalenderdaten verwende ich Google Kalender. Ihre neue App (verfügbar für iOS und Android) ist wirklich gut gestaltet und ansprechend, und obwohl die browserbasierte Version in ihrem Aussehen etwas veraltet ist, erfüllt sie dennoch ihren Zweck. Ich kann wieder sehr einfach Kalendereinträge mit Familienmitgliedern teilen, sodass wir die Termine voneinander sehen können und so Konflikte vermeiden können.

Posteingang

Um alles zusammenzufassen: Wenn Sie sich für die Nutzung entscheiden und dabei Ihr E-Mail-System mit Gmail verwenden, dann.. Google InboxJetzt können Sie direkt aus dem Posteingang Erinnerungen hinzufügen oder E-Mails in Ihrem Posteingang für einen späteren Zeitpunkt zur Bearbeitung verschieben. Dies ermöglicht Ihnen, einen integrierten Arbeitsablauf zu schaffen, der einfach zu verwalten ist.

Soziale Medien (und andere Ablenkungen)

Nachdem wir nun die Prozesse und Werkzeuge zur Organisation Ihrer beruflichen und privaten Projekte und Aufgaben sowie zur Verwaltung Ihres Posteingangs besprochen haben, müssen wir noch eine letzte Herausforderung angehen: Wie man mit der ständigen Flut neuer Informationen umgeht, die Ihnen rund um die Uhr in Form von Twitter, Facebook, Nachrichtendiensten oder der neuesten Social-Media-App, die Sie auf Ihrem Smartphone installiert haben, entgegengebracht werden. Wir leben zweifellos in einer Zeit der Ablenkung, und unser Gehirn sehnt sich förmlich nach jeder neuen Information und jedem positiven sozialen Feedback, das wir erhalten wie und von jedem Retweeten. Tatsächlich haben wir in den letzten Jahren bereits erlebt, dass wissenschaftliche Artikel, die über die suchterzeugenden Eigenschaften von sozialen Medien veröffentlicht werden und wie es mit Substanzmissbrauch in Verbindung stehen kann.

Sobald wir verstehen und akzeptieren, dass unser Gehirn tatsächlich.. genießt der Zustrom neuer Informationen, und dass – ähnlich wie bei Pawlows Hund – jedes neue Signal unseres Telefons, jede Vibration unserer Smartwatches, jedes Benachrichtigungsfenster, das auf unseren Bildschirmen erscheint, löst sofort einen Reflex aus und hat Vorrang Unabhängig davon, was wir im Moment tun (oder tun sollten), können wir unsere Zeit besser nutzen, indem wir diese Benachrichtigungen effektiv steuern und lenken.

Meine persönlichen Empfehlungen sind folgende:

• Nehmen Sie sich in Ihrem täglichen Ablauf feste Zeiten vor, um Nachrichten zu lesen, soziale Medien zu nutzen und einfach nur im Internet zu "surfen". Genau wie früher Menschen die Zeitung beim Frühstück, in der U-Bahn zur Arbeit oder beim Mittagessen lasen, können auch Sie bestimmte Zeiten finden, in denen Sie Ihrem Gehirn die Freude an der Aufnahme neuer Informationen gönnen. Ich plane normalerweise jeweils eine halbe Stunde zum Frühstück und zum Mittagessen ein und vielleicht noch einmal nach dem Abendessen, wo ich meine Online-Abonnements von der New York Times, dem Wall Street Journal lese und möglicherweise 2-3 weitere Artikel in anderen Publikationen oder auf Blogs, die mir von Freunden in sozialen Medien empfohlen wurden.
• Deaktivieren Sie alle Benachrichtigungen deaktivieren Sie die Apps für soziale Medien auf Ihrem Telefon und schalten Sie alle E-Mail-Benachrichtigungen von sozialen Medien ebenfalls aus. Sie benötigen weder Ihr Telefon noch Ihre Smartwatch, um benachrichtigt zu werden, wenn Sie in einem Tweet erwähnt werden oder wenn ein Beitrag auf Facebook geteilt wurde. Wenn Sie bestimmte Zeiten festlegen, in denen Sie sich die sozialen Medien ansehen dürfen, dann sollten Sie, per Definition, während all der anderen Zeiten keine Ablenkungen durch diese Medien zulassen, die Ihren Arbeitsablauf unterbrechen. Idealerweise gehen Sie einen Schritt weiter und legen genau fest, welche Benachrichtigungen Sie von welchen Quellen zulassen möchten irgendetwas, irgendein, irgendeine, irgendetwas, irgendeiner, irgendeine App: Brauchen Sie wirklich Benachrichtigungen über Sportresultate, das Wetter, Bildbearbeitungen oder alberne Spiele, die möglicherweise Ihre Produktivität stören? In meinem Fall erlaube ich nur Benachrichtigungen von vier Apps: Inbox (für private E-Mails), MailWise (für geschäftliche E-Mails), Google Kalender und WhatsApp, das ich als die bevorzugte Messaging-App für unsere Familie nutze. Und denken Sie daran: Sie können auch unterschiedliche Klingeltöne für Benachrichtigungen von verschiedenen Apps einstellen, sodass das Geräusch, das Ihr Telefon von sich gibt, Ihnen verraten kann, ob es sich um eine Textnachricht, eine private E-Mail oder eine Kalendererinnerung handelt – nutzen Sie das zu Ihrem Vorteil.
• Wenn es Ihnen zu einschränkend erscheint, nur beim Frühstück und Mittagessen die Nachrichten und sozialen Medien zu verfolgen, und Sie denken, dass Sie dies öfter tun müssen, dann fügen Sie ruhig eine 10-minütige Kaffeepause in Ihre Vormittagsroutine ein, in der Sie unterwegs kurz Facebook und Twitter checken, während Sie zur Küche gehen. Ich würde diese Zeit jedoch lieber für den persönlichen Kontakt mit Ihren Kollegen im Büro nutzen. Das ist in der Regel viel produktiver und fördert ein gesundes Arbeitsklima.
• Zu guter Letzt sprechen wir darüber, wie oft Sie Ihren E-Mail-Posteingang wirklich überprüfen sollten: Das ist eine sehr persönliche Entscheidung, die stark von Ihrer Arbeit, der Unternehmenskultur und davon abhängt, wie zeitkritisch E-Mails in Ihrem täglichen Arbeitsablauf sind. Sobald Sie eine "Posteingang Null"-Strategie eingeführt haben und Ihren Posteingang sehr prozessorientiert bearbeiten, dauert die Ankunft und Bearbeitung einer neuen E-Mail definitionsgemäß immer weniger als zwei Minuten (siehe unsere obige Erläuterung des GTD-Prozesses). Nach dieser Zeit ist die E-Mail entweder erledigt (wenn die Bearbeitung weniger als zwei Minuten benötigt), delegiert, aufgeschoben, archiviert, gelöscht oder als nächste Aufgabe auf einer Ihrer Listen notiert. Die eigentliche Frage ist nun: Wie viel Ablenkung von Ihrer eigentlichen Arbeit verursacht eine solche 2-minütige Unterbrechung? Wenn Sie gerade dabei sind, etwas Wichtiges zu programmieren, eine Forschungsarbeit zu schreiben, eine komplexe Analyse durchzuführen oder anderweitig Ihre volle Konzentration benötigen, dann gönnen Sie sich unbedingt die Ruhe, die Sie brauchen, schließen Sie Ihren Desktop-E-Mail-Client, schalten Sie Ihr Telefon für eine oder zwei Stunden stumm und hängen Sie ein Schild mit der Aufschrift "Bitte nicht stören" an Ihre Bürotür. Sie können wahrscheinlich Ihre beste Arbeit leisten, wenn Sie keine Unterbrechungen zulassen. Wenn Sie zu anderen Zeiten eine eher Routineaufgabe erledigen müssen, ist es in Ordnung, solche Unterbrechungen zuzulassen. Nutzen Sie Ihr Urteilsvermögen, um zu entscheiden, welche Art von Unterbrechung Sie zu welchem Zeitpunkt zulassen, basierend auf der jeweiligen Aufgabe.

Kurz gesagt:

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ich festgestellt habe, dass ich sowohl die Methoden "Inbox Zero" als auch "GTD" gut umsetzen kann, indem ich eine Kombination aus "Google Keep" und anderen Cloud-Tools verwende, die meine Produktivität steigern und mir das Gefühl geben, mehr Kontrolle über mein berufliches und privates Leben sowie meine Ziele zu haben. Darüber hinaus kann ich durch eine bewusste Auswahl, welche Apps auf meinem Smartphone Benachrichtigungen auslösen dürfen, die Flut von Ablenkungen kontrollieren, während ich gleichzeitig die Vorteile des Nachrichtenlesens und der Nutzung sozialer Medien während meiner Kaffeepausen oder Mittagspausen genießen kann.