Wie man interaktive PDF-Formulare erstellt

Im Vergleich zu traditionellen Papierformularen bieten interaktive PDF-Formulare zahlreiche Vorteile – abgesehen von der Schonung von Bäumen – darunter die Vermeidung von Problemen bei der Lesbarkeit, die Möglichkeit der Datenvalidierung, die Reduzierung von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe sowie die Vereinfachung der Datenspeicherung und -wiederverwendung.

Ich wünsche mir persönlich sehr, dass die Schule meiner Kinder auf PDF-Formulare umsteigen würde, anstatt die zahlreichen Informationsseiten, die wir jedes Jahr im Herbst dreifach ausfüllen müssen. Vielleicht kann ich den Verantwortlichen eine Demonstration von StyleVision zeigen, das jetzt die Unterstützung für ausfüllbare Formulare bietet Erstellung von PDF-Formularen.

Im Gegensatz zu anderen Tools zur Gestaltung von PDF-Formularen bietet StyleVision zudem Funktionen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen durch die Integration mit dem StyleVision Server. Dies ermöglicht die Extraktion und Verarbeitung der Daten, die von den Endbenutzern in die Formulare eingegeben werden. Sehen wir uns an, wie das funktioniert.

Erstellen Sie ein PDF-Formular

StyleVision ist ein Tool zur Erstellung von Geschäftsdokumenten und Formularen für verschiedene Kanäle, das für XML- und Datenbankdaten geeignet ist und somit benutzerfreundliche Funktionen zur Erstellung ansprechender Dokumente für den Druck und die Veröffentlichung im Internet bietet.

Wenn Sie direkt loslegen möchten und sich einige bestehende Formulare ansehen wollen, finden Sie im Beispielprojekt von StyleVision, das Sie beim ersten Start der Software sehen, zwei Dateien, die Sie sich ansehen können: eine, die alle Funktionen zur Erstellung von ausfüllbaren Formularen demonstriert, und eine, die ein Beispiel für das allgegenwärtige Patientenaufnahmeformular darstellt – Sie wissen, das, das man Ihnen immer auf einer Aktenablage aushändigt – und das in ein PDF-Formular umgewandelt wurde. Diese Projekte geben Ihnen einige nützliche Anregungen, bevor Sie beginnen, zu lernen, wie man ein ausfüllbares PDF-Formular erstellt.

Wenn Sie nicht von Grund auf neu beginnen möchten, können Sie Ihr Design auf einem bestehenden Word-Dokument basieren oder ein bestehendes Papierformular scannen. StyleVision importiert diese dann als Vorlage, die Ihnen bei der Gestaltung des Layouts hilft.

Anmeldeformular für Patienten

Um zu sehen, wie das funktioniert, wollen wir uns das Patientenaufnahmeformular ansehen, das ich bereits erwähnt habe. In diesem Fall würden wir wahrscheinlich mit einem bestehenden Microsoft Word-Formular beginnen, das traditionell ausgedruckt und von Hand im Arztpraxis ausgefüllt würde.

Um zu beginnen, wählen wir die Option "Neu aus Word-Datei (2007+)“ und navigieren zu der Word-Datei, um das Formular auszuwählen. StyleVision interpretiert das Word-Dokument, um das Layout und die Struktur des Formulars zu erstellen. Diese können wir nun mit Datenfeldern verknüpfen.

Wenn Sie noch kein XML-Schema oder eine Datenbankstruktur für Formular-Daten haben, können Sie ein benutzerdefiniertes Datenmodell direkt in StyleVision erstellen. Für dieses Beispiel verwende ich eine Beispiel-XSD-Datei, die ich im Fenster "Quellen" geladen habe.

Jetzt können Sie die XML-Elemente einfach mit den entsprechenden Feldern im PDF-Formular mithilfe der Symbolleiste für Formulare verknüpfen. Um eine optimale Benutzererfahrung zu gewährleisten, unterstützen ausfüllbare PDF-Formulare, die in StyleVision erstellt wurden, die Eingabe von Text sowie die Steuerung der Navigation und des Verhaltens des Formulars mithilfe verschiedener Bedienelemente

• Eingabefelder
• Mehrzeilige Eingabefelder
• Kombinationsfelder
• Kontrollkästchen
• Optionsfelder
• Klickbare Schaltflächen (Weiter, Zurücksetzen, Absenden, Drucken usw.)

Um beispielsweise ein Eingabefeld für den Nachnamen des Patienten hinzuzufügen, klicke ich auf die Schaltfläche "Eingabefeld einfügen" in der Symbolleiste, woraufhin StyleVision mich auffordert, das zugehörige XML-Element auszuwählen.

Wir würden diesen gleichen Prozess für den Rest der Eingabefelder und für mehrzeilige Eingabefelder im Formular anwenden.

Als Nächstes fügen wir ein Kombinationsfeld hinzu, mit dem der Familienstand ausgewählt werden kann. Der Vorgang ist derselbe: Klicken und auswählen. Diesmal fordert StyleVision uns auf, die Liste der Werte für das Kombinationsfeld einzugeben. Ich habe sie hier direkt eingegeben, aber Sie können sie auch aus den im Schema definierten Werten oder über XPath auswählen.

Der Prozess ist für Radiobuttons, Kontrollkästchen und ähnliche Elemente gleich.

Abschließend wollen wir einen anklickbaren "Drucken"-Button hinzufügen. Wir wählen "Button" aus dem Menü "Einfügen | Formularelemente einfügen" und ändern dann den Text des Buttons zu "Formular drucken". Anschließend verwenden wir den Eigenschaften-Assistenten, um die Aktion für diesen Button auf "drucken" zu setzen.

Weitere Schaltflächen ermöglichen die Navigation innerhalb der Seite (Weiter, Letzte Seite, Vorherige Seite), das Löschen oder Zurücksetzen des Formulars und natürlich das Speichern über die Schaltfläche "Senden".

Neben der Definition des Verhaltens von Schaltflächen und Eingabefeldern bietet StyleVision Designern umfassende Flexibilität bei der Erstellung ansprechender, benutzerfreundlicher Formulare. Dies geschieht durch ein Drag-and-Drop-Design und zahlreiche Hilfsmittel zur Definition von Stilen und Layouts. Sie können dynamische Tabellen, Diagramme und Grafiken sowie Bilder hinzufügen und Schriftarten sowie Hintergründe festlegen – alles, was man von einem fortschrittlichen Werkzeug zur Berichtserstellung erwartet.

Hier ist ein Auszug aus dem finalen PDF-Formular zur Patientenaufnahme:

Extrahieren und Verarbeiten von Daten aus PDF-Formularen

Sobald Benutzer das PDF-Formular ausgefüllt haben, können Organisationen ihren StyleVision Server nutzen, um die eingegebenen Daten im XML- oder FDF-Format zu extrahieren. Der StyleVision Server verarbeitet große Datenmengen mit hoher Geschwindigkeit und kann Daten aus jedem PDF-Formular extrahieren, unabhängig davon, ob es mit StyleVision erstellt wurde oder nicht.

Entwickler können auch einen Schritt weitergehen und den StyleVision Server nutzen, um die Benutzerdaten zu verarbeiten und mehrkanalige Berichte in HTML, PDF und Word zu erstellen. Sie können auch den MapForce Server einsetzen, um die extrahierten Daten in eine Datenbank oder ein anderes Format zu übertragen.

Diese leistungsstarke Funktion steigert die Effizienz des PDF-Formularworkflows sofort und bietet einen deutlichen Mehrwert.

Um dies auszuprobieren und zu lernen, wie man in StyleVision interaktive PDF-Formulare erstellt, laden Sie eine kostenlose, 30-tägige Testversion von der Altova-Website herunter.