Como manter a produtividade na era das distrações: o segredo para realizar as tarefas

Se vivemos no século XXI e não estamos, literalmente, a esconder-nos debaixo de uma pedra ou a viver numa caverna, é provável que estejamos a sofrer de alguma forma de sobrecarga de informação e a sentirmo-nos sobrecarregados pelo número de coisas que temos de fazer em qualquer momento. Novas informações chegam constantemente através do Twitter, Facebook, WhatsApp, mensagens de texto, ou a mais recente aplicação de redes sociais que instalámos no nosso smartphone, além da boa e velha rádio, televisão, jornais e revistas, nas suas versões clássicas ou digitais, para não mencionar os e-mails do trabalho ou da escola, os e-mails pessoais de amigos e familiares, e todas as obrigações sociais de clubes, instituições de caridade e organizações comunitárias locais.

Então, como é que se consegue manter a produtividade e lidar com este fluxo constante de informações sem enlouquecer? Como é que se consegue realizar tarefas, alcançar os objetivos e chegar ao topo, apesar da constante resistência?

Desde o início da minha carreira na indústria de software, tenho-me fascinado pela questão de como gerir a minha própria produtividade, e ainda me lembro com carinho dos anos 80, quando carregava comigo um organizador de tempo TMI para me ajudar a manter o foco, a organização e a cumprir as tarefas. Este pequeno organizador, com o seu calendário, listas de contactos, objetivos e agenda, era certamente uma ferramenta de produtividade muito útil naquela época. No entanto, desde o início dos anos 90, temos softwares e dispositivos portáteis para gerir calendários, contactos e listas de tarefas (por exemplo, Lotus Notes, Outlook, Palm, e desde então passei a utilizar ferramentas de produtividade eletrónicas (para minha surpresa, estes organizadores "Time Manager" ainda parecem existir hoje - veja este vídeo de 2013).

No entanto, mesmo com a enorme variedade de ferramentas de produtividade que temos à nossa disposição atualmente, as pessoas ainda se sentem sobrecarregadas e sem controlo. Já temos estas ferramentas – incluindo o e-mail para melhorar a comunicação – há mais de 30 anos, e, no entanto, a maioria de nós ainda tem dificuldades em ser produtivo e gerir o fluxo de informações de forma eficiente. Portanto, a solução não se encontra apenas em quais ferramentas utilizar, mas, ainda mais importante, na metodologia de como utilizamos essas ferramentas para o nosso benefício.

Correio eletrónico

O e-mail é provavelmente a ferramenta de comunicação mais utilizada no mundo atualmente, mas também é, provavelmente, a ferramenta mais mal utilizada e uma fonte constante de frustração para muitas pessoas. Utilizo o e-mail desde os primórdios da Arpanet, da Bitnet e de várias BBSs – e, ao longo de todos estes anos, acumulei algumas práticas recomendadas que adotei ao longo do tempo e que terei todo o prazer em partilhar aqui:

A mudança de comportamento mais importante que deve adotar imediatamente é não tratar a sua caixa de entrada como uma lista de tarefas. Falaremos sobre listas de tarefas e a clara necessidade de separar o processamento da caixa de entrada das listas de tarefas mais adiante neste artigo, mas, para o propósito da nossa discussão sobre gestão de e-mails, não posso enfatizar o suficiente o quão aliviado se sentirá no momento em que adotar uma metodologia que garanta que a sua caixa de entrada esteja vazia no final de cada dia, ou pelo menos no final de cada semana. Este conceito, frequentemente chamado de "Inbox Zero", foi defendido com destaque pelo jornalista e especialista em produtividade Merlin Mann do 43 Folders, a partir de 2007. Recomendo que reserve uma hora do seu dia e assista à excelente apresentação de Merlin no Google, em julho de 2007. As apresentações da palestra também podem ser encontradas em SlideShare.
À medida que adotam uma abordagem mais focada em processos no que diz respeito ao uso do e-mail, recomendo vivamente que comecem a tratar o e-mail mais como um serviço de mensagens curtas (como mensagens de texto, SMS ou WhatsApp) e menos como um meio para escrever ensaios elaborados. Atualmente, praticamente todos no mundo estão a receber uma quantidade enorme de e-mails e outras informações, e a capacidade de atenção média de um destinatário é, provavelmente, de apenas 10 segundos, possivelmente até 20-30 segundos, mas não muito mais. É muito provável que as pessoas leiam os seus e-mails num dispositivo móvel, por isso, é fundamental que as suas mensagens sejam curtas, concisas e diretas. Tentem manter todas as vossas mensagens de e-mail com no máximo cinco frases.
Uma consequência disso é que deve usar a cópia (CC) com moderação e precisão. É importante garantir que a sua mensagem chegue apenas às pessoas que realmente precisam de a ler. Se receber uma mensagem com uma longa lista de cópias, tenha muito cuidado ao decidir se deve ou não clicar no botão "Responder a todos". Será que todas essas pessoas precisam de receber a sua resposta, ou apenas o remetente?
É igualmente importante utilizar software de filtragem de spam rigoroso e eficaz para garantir que a sua caixa de entrada só receba e-mails de pessoas reais com quem deseja comunicar (ou newsletters de empresas sobre as quais realmente deseja receber informações). A sua escolha de ferramentas pode ser limitada pelo provedor de e-mail que utiliza, mas recomendo que considere um pacote de software de segurança comercial para vários dispositivos, como o BitDefender, que inclui ferramentas de filtragem de spam, além das habituais ferramentas antivírus e firewall pessoal, e que protege os seus computadores, portáteis, tablets e smartphones. Além disso, recomendo que classifique agressivamente todas as mensagens indesejadas como spam no seu software de e-mail, para bloquear eficazmente o remetente. Desinscreva-se de todos os e-mails promocionais, como os últimos sapatos da Zappos ou as últimas decorações de Halloween da iParty. Os e-mails de spam são um verdadeiro desperdício de tempo, e pode eliminá-los completamente desinscrevendo-se sistematicamente ou marcando-os como spam. Desative todas as notificações de e-mail das redes sociais. Não precisa de mensagens do Facebook, Twitter e de outros sites de redes sociais a ocupar a sua caixa de entrada. Estes sites já exigem bastante da sua atenção e tempo através das respetivas aplicações.
Alguns clientes de email modernos oferecem excelentes funcionalidades para organizar os seus emails recebidos em separadores, conversas ou grupos distintos, o que pode tornar o processamento dos seus emails mais eficiente, pois permite concentrar-se em diferentes tipos de emails de cada vez. Além disso, separar os emails profissionais dos pessoais, utilizando dois endereços de email distintos, pode ser um grande impulso para a produtividade. Para o meu email profissional, utilizo o Outlook 2016, e para o meu email pessoal, utilizo o Google Inbox. Ambos oferecem excelentes funcionalidades que me permitem otimizar o meu fluxo de trabalho. No meu smartphone Android, também utilizo a aplicação Google Inbox para o meu email pessoal, mas para o meu email profissional, prefiro utilizar a aplicação MailWise em vez do cliente de email nativo do Android e da aplicação Outlook. Mais uma vez, manter os emails pessoais e profissionais separados é fundamental.
Se pretende informar os destinatários dos seus e-mails sobre estas novas políticas de e-mail que está a adotar, pode criar uma página no seu site pessoal ou blog que explique essas políticas, e depois pode referir essa página automaticamente no rodapé dos seus e-mails, na sua assinatura predefinida. No meu caso, essa página é: alexander.falk.us/personalemailpolicy

Comunicação para aumentar a produtividade

Para mensagens curtas e urgentes, destinadas aos seus colegas de trabalho, amigos e familiares, o e-mail foi certamente substituído pelos diversos serviços de mensagens disponíveis atualmente. Desde mensagens de texto no seu telemóvel, passando por serviços de mensagens instantâneas (IM), passando por iMessages no iOS, até ao WhatsApp e ao Facebook Messenger, existem muitas opções de serviços que pode utilizar. Talvez o truque mais importante para manter a sanidade seja padronizar o uso de um desses produtos com a sua equipa, amigos e familiares. Se tiver de alternar constantemente entre cinco produtos e serviços, rapidamente perderá o controlo das coisas. No meu caso, consegui que toda a minha família utilizasse o WhatsApp, e isso tem funcionado razoavelmente bem. E no escritório, utilizamos o Skype for Business. Tente perceber se consegue padronizar. Se toda a sua família utiliza dispositivos iOS, o uso de iMessage e FaceTime poderá ser uma boa opção para si. Se tiver utilizadores de dispositivos Android e iOS, poderá preferir utilizar um produto como o WhatsApp ou o Skype, que estão disponíveis em ambas as plataformas.

Listas de tarefas

A importância de manter as coisas organizadas através de listas de tarefas tem sido amplamente reconhecida por especialistas em produtividade há muitos anos. No entanto, a maioria das listas de tarefas que mantemos não são adequadas para realmente realizar as tarefas, porque contêm uma mistura de objetivos de longo prazo, ações de curto prazo e ideias vagas que precisam de mais desenvolvimento. Na verdade, as listas de tarefas, por si só, sem um processo e uma metodologia claramente definidos sobre como estruturá-las e utilizá-las, não serão muito eficazes. E, na realidade, a maioria de nós carrega constantemente demasiadas tarefas na mente. Certas coisas que não anotamos, mas que ainda precisam ser feitas, acabam por nos distrair e impedem-nos de sermos o mais produtivos possível, aumentando ainda mais o nosso nível de stress.

David Allen tem defendido a sua metodologia Getting Things Done (frequentemente abreviada como GTD) desde 2002, quando publicou o seu livro intitulado "Getting Things Done: A Arte da Produtividade sem Stress" (agora disponível numa nova edição atualizada de 2015). A metodologia GTD de David Allen consiste em 5 etapas distintas — Capturar / Clarificar / Organizar / Refletir / Agir — que têm como objetivo ajudá-lo a ter um melhor controlo dos objetivos a longo prazo, projetos claramente definidos e ações imediatas para cada um desses projetos, criando um sistema bem definido, fácil de implementar e seguir. Se pretende ter uma primeira impressão do sistema de David Allen, recomendo ver a sua apresentação no TEDx de 2012 e também recomendo vivamente a compra e leitura do livro GTD. Para os fins desta discussão, apenas irei resumir as cinco etapas:

Capturar — O primeiro passo é dedicar algumas horas para anotar tudo. Registre todos os pensamentos, todas as tarefas, todos os objetivos, todos os projetos, todas as pilhas de cartas, os post-its, os e-mails, os planos de longo prazo, tudo o que está a ocupar espaço na sua secretária, no seu escritório em casa e na sua mente. Nesta fase, o mais importante é apenas registar toda a informação, como um "esvaziamento" completo do cérebro, e não tentar organizar essa informação. David Allen recomenda fazer isso em cartões, que depois são colocados numa "caixa de entrada" na sua secretária, mas eu prefiro registar tudo eletronicamente, pelo que este passo resultou numa lista muito longa e não organizada de tópicos num documento do Word. Essencialmente, o que está a criar nesta fase é a "caixa de entrada" do seu fluxo de trabalho de produtividade.
Esclarecer — esta é provavelmente a etapa mais importante do processo (e aquela a que terá de se habituar para ter sucesso com esta abordagem). Para cada elemento da sua nova caixa de entrada de fluxo de trabalho, deve agora esclarecer se este elemento requer ou não uma ação. Se não exigir qualquer ação, tem três opções: eliminá-lo, arquivá-lo como material de referência ou guardá-lo para futuras inspirações que possam, um dia, levar a uma ação. Se exigir uma ação, a questão torna-se: trata-se de uma ação isolada ou faz parte de um projeto maior? Se fizer parte de um projeto, defina o resultado desse projeto e organize-o como um plano de projeto. Se for uma ação isolada, tem novamente três opções: se demorar menos de dois minutos, faça-a imediatamente; se não for a pessoa certa para a fazer, delegue-a; e, por último, se demorar mais de dois minutos e tiver de a fazer, adie-a para um momento futuro, seja colocando-a no seu calendário se precisar de ser feita numa determinada data, ou adicionando-a a uma ou mais listas de "próximas ações". Consulte o diagrama abaixo para uma clarificação desta etapa...
Organizar — Para dar suporte à etapa de esclarecimento anterior, é fundamental organizar as diversas listas de "próximas ações", bem como os planos do projeto, os materiais de referência e as listas de ideias que precisam ser desenvolvidas. O livro fala muito sobre pastas e arquivos físicos, mas recomendo que faça tudo digitalmente. É preciso um sistema para organizar os arquivos de forma hierárquica e outro sistema para manter várias listas de tarefas que possam ser facilmente acedidas. Discutirei as minhas escolhas de software na secção das ferramentas na nuvem, abaixo.
Refletir — Para que este sistema funcione, é importante incluir períodos diários e semanais de reflexão: momentos em que irá rever as suas listas, atualizá-las, talvez transferir elementos de uma lista de projetos para uma lista de próximas ações, e mantê-las atualizadas.
Implementar — esta é a fase de "ação" da metodologia. Agora que tem várias listas de "próximas ações" disponíveis – algumas delas talvez específicas para determinados contextos, por exemplo, "próximas ações a realizar no escritório" ou "próximas ações em casa" – pode simplesmente começar a trabalhar nessas ações sempre que tiver tempo e capacidade mental para o fazer, e fará isso com confiança, porque saberá que essa ação é a ação certa a ser realizada naquele momento.

Estas etapas fazem ainda mais sentido se forem analisadas no contexto do diagrama de fluxo de trabalho de processamento que se encontra no site de David:

A Uma versão mais avançada deste diagrama de fluxo de trabalho também está disponível no seu site. Em qualquer caso, recomendo que compre e leia o livro dele, pois só consigo dar-lhe uma primeira ideia deste método em alguns parágrafos, e se pretende implementar este sistema, não existe substituto para consultar a fonte original.

A coisa mais surpreendente sobre a edição de 2015 do livro GTD é que ele não fala muito sobre quais ferramentas de software podem ser utilizadas para implementar um fluxo de trabalho como o descrito. No entanto, acredito que isso é absolutamente fundamental, não só para implementar essa metodologia em primeiro lugar, mas também para manter a consistência ao longo do tempo e utilizá-la com grande sucesso.

Ferramentas na nuvem

Como utilizo frequentemente diferentes dispositivos ao longo do meu dia de trabalho – computadores de secretária, portáteis, tablets e smartphones – era importante para mim implementar esta metodologia utilizando ferramentas na nuvem que pudesse aceder facilmente a partir de qualquer dispositivo. Depois de experimentar várias soluções diferentes, optei por uma combinação das seguintes ferramentas baseadas na nuvem (que podem ser utilizadas no navegador, bem como através das respetivas aplicações em smartphones e tablets). Todas estas ferramentas estão disponíveis para.. gratuito com certas limitações de capacidade (por exemplo, o Google Drive é gratuito até 15 GB de dados, e exige uma subscrição para volumes maiores). Pessoalmente, tenho muitos dados para gerir, por isso, optei por.. Google Apps Ilimitado um plano para a minha família, que custa apenas 10 dólares por utilizador, por mês.

Manter

Este primeiro ponto pode surpreender alguns leitores. Em vez de utilizar um sistema tradicional de gestão de projetos ou organização de tarefas para organizar as minhas listas de tarefas, decidi usar o Google Keep. O Keep permite-me criar listas de tarefas que podem ser marcadas facilmente, notas, mensagens de voz e lembretes, e permite-me organizar estas listas com etiquetas e cores, para que eu possa concentrar-me rapidamente apenas nas listas de que preciso num determinado momento. Por exemplo, utilizo três etiquetas para separar os itens relacionados com o trabalho, os pessoais e os investimentos. Também utilizo etiquetas para distinguir entre as próximas ações, os projetos e a fase de incubação (para objetivos de longo prazo). Assim, uma lista de tarefas com as etiquetas "Pessoal" e "Próximas Ações" indicará quais são as próximas ações a serem tomadas para os objetivos pessoais que defini. E o Google Keep torna muito fácil filtrar estas notas e listas por etiqueta, para que eu possa utilizá-lo de forma multidimensional, seja para visualizar todas as minhas listas relacionadas com o trabalho, ou para analisar, de acordo com o horizonte temporal, todas as minhas listas de incubação em todas as áreas, o que inclui livros que pretendo ler ou coisas que quero aprender nos próximos anos:

Outra funcionalidade interessante do Google Keep é que posso partilhar listas de tarefas com os membros da família, para que tenhamos uma "lista de compras" partilhada. Sempre que nos faltar algo, a pessoa que usar o último ovo, o último gole de leite ou o último pedaço de manteiga, simplesmente adiciona esse item à lista. Assim, sempre que alguém vai às compras, já tem a maioria dos itens na lista. Uma mensagem rápida no WhatsApp para a família permite que as pessoas adicionem quaisquer itens de última hora, e, enquanto percorremos a loja, podemos facilmente marcar os itens à medida que os colocamos no carrinho. Mais importante ainda, duas pessoas podem estar na loja ao mesmo tempo e trabalhar na lista, vendo em tempo real o que a outra pessoa já marcou como comprada. Uma forma tecnológica de resolver um problema antigo.

Google Drive

Para todos os meus materiais de referência, bem como para os planos de projeto, decidi armazená-los em pastas dentro do meu Google Drive. É claro que pode usar o DropBox ou qualquer outro sistema de armazenamento na nuvem para o mesmo propósito. Dediquei bastante tempo a criar uma estrutura de pastas que tornasse o sistema fácil de usar e que me permitisse aceder rapidamente a qualquer ficheiro que precisasse. Ao usar o Google Drive no meu computador e no meu portátil, consigo sincronizar facilmente os meus ficheiros entre vários dispositivos, e a aplicação no meu smartphone dá-me acesso a todos esses ficheiros quando estou em viagem. Isso inclui todos os meus planos de viagem, bilhetes de avião, cópias digitalizadas de documentos importantes e tudo o que resultou do processo GTD (Getting Things Done) para ser arquivado como material de referência ou para utilização futura. É muito conveniente ter todos esses ficheiros disponíveis a qualquer momento e em qualquer dispositivo.

Calendário

Para todos os meus dados de calendário, utilizo o Google Calendar. A nova aplicação deles (disponível para iOS e Android) é muito bem concebida e visualmente apelativa, e embora a versão para navegadores tenha um aspeto um pouco desatualizado, continua a ser funcional. Posso novamente partilhar facilmente os eventos do calendário com os membros da família, para que possamos ver os compromissos uns dos outros e, assim, evitar conflitos.

Caixa de entrada

Para integrar tudo, caso utilize o GMail como sistema de e-mail, ao optar por usar o Google Inbox, agora pode adicionar lembretes diretamente do Inbox, ou adiar o processamento de e-mails na sua caixa de entrada para uma data futura. Isto permite criar um fluxo de trabalho integrado e fácil de gerir.

Redes sociais (e outras distrações)

Agora que discutimos os processos e as ferramentas para organizar os seus projetos e tarefas profissionais e pessoais, bem como para gerir a sua caixa de entrada, ainda temos de abordar um último desafio: como lidar com o fluxo constante de novas informações que lhe chegam 24 horas por dia, através de plataformas como o Twitter, o Facebook, alertas de notícias ou a mais recente aplicação de redes sociais que instalou no seu smartphone. Certamente vivemos numa era de distrações, e o nosso cérebro anseia literalmente por cada nova informação e por qualquer feedback social positivo que recebemos gosto de e de cada retuitar. Na verdade, nos últimos anos, já assistimos a artigos científicos que abordam as características viciantes das redes sociais e como isso pode estar relacionado com o abuso de substâncias.

Assim que compreendermos e aceitarmos que o nosso cérebro.. gosta de a chegada e o fluxo de novas informações, e que – tal como o cão de Pavlov – cada novo sinal sonoro do nosso telemóvel, cada vibração do nosso relógio inteligente, cada janela de notificação que aparece nos nossos ecrãs.. irá provocar instantaneamente um reflexo e terá prioridade Independentemente do que estamos a fazer atualmente (ou do que deveríamos estar a fazer), podemos gerir melhor o nosso tempo ao controlar e direcionar de forma eficaz estas notificações.

As minhas recomendações pessoais são as seguintes:

Reserve momentos específicos na sua rotina diária para ler as notícias, verificar as redes sociais e simplesmente "navegar na internet". Tal como as pessoas "da boa velha época" costumavam ler o jornal durante o pequeno-almoço, no metro a caminho do trabalho ou durante o almoço, também pode encontrar esses momentos específicos em que permitirá que o seu cérebro desfrute de absorver novas informações. Normalmente, reservo meia hora para cada refeição, no pequeno-almoço e no almoço, e, talvez, mais uma vez depois do jantar, onde leio as minhas subscrições online do NY Times, do Wall Street Journal, e talvez 2 ou 3 artigos adicionais em outras publicações ou em blogs que possam ter sido recomendados pelos meus amigos nas redes sociais.
Desative todas as notificações desative as aplicações de redes sociais no seu telemóvel e desative todas as notificações de e-mail provenientes de redes sociais. Não precisa de usar o seu telemóvel ou smartwatch para saber quando foi mencionado num tweet ou quando uma publicação sua no Facebook foi partilhada. Se definir horários específicos para consultar as redes sociais, então, por definição, durante todo o resto do tempo, não deve permitir que estas distrações interrompam o seu trabalho. Idealmente, avance um passo mais e defina precisamente quais as notificações que pretende permitir qualquer aplicativo: Será que realmente precisa de receber notificações sobre resultados desportivos, a previsão do tempo, melhorias de fotografias ou jogos triviais que podem interromper a sua produtividade? No meu caso, só permito notificações de quatro aplicações: Inbox (para e-mails pessoais), MailWise (para e-mails de trabalho), Google Calendar e WhatsApp, que uso como a aplicação de mensagens designada para a minha família. E lembre-se: também pode definir diferentes toques para as notificações de diferentes aplicações, para que o som que o seu telemóvel emite possa indicar se é uma mensagem de texto, um e-mail pessoal ou um lembrete do calendário – aproveite isso.
Se verificar as notícias e as redes sociais apenas durante o pequeno-almoço e o almoço parece demasiado restritivo e sente que precisa de o fazer com mais frequência, então, por todos os meios, adicione uma pausa de 10 minutos para o café à sua rotina da manhã, onde pode verificar rapidamente o Facebook e o Twitter a caminho da cozinha. No entanto, eu preferiria usar esse tempo para interações reais com os seus colegas no escritório. Isso é geralmente muito mais produtivo e contribui para uma cultura de trabalho mais saudável.
Por último, mas não menos importante, vamos falar sobre a frequência com que realmente precisa verificar a sua caixa de entrada de e-mail: essa é uma decisão muito pessoal e depende, em grande parte, do seu trabalho, da cultura da empresa e da urgência com que os e-mails geralmente afetam o seu trabalho diário. Uma vez que tenha adotado uma estratégia de "caixa de entrada vazia" e esteja a gerir a sua caixa de entrada de forma muito organizada, a chegada e o processamento de um novo e-mail levarão, por definição, sempre menos de dois minutos (veja a nossa discussão sobre o processo GTD acima). Após esse tempo, a ação será concluída (se tiver exigido menos de dois minutos para ser processada), delegada, adiada, arquivada, eliminada ou transformada numa próxima ação em uma das suas listas. Portanto, a verdadeira questão agora é: quanta distração causa essa interrupção de 2 minutos ao seu trabalho real? Se estiver a programar algo importante, a escrever um artigo de pesquisa, a trabalhar numa análise complexa ou precisar de toda a sua concentração, então, por todos os meios, reserve um espaço tranquilo, saia do seu cliente de e-mail no computador, silencie o telemóvel por uma ou duas horas e coloque um aviso de "não perturbar" na porta do seu escritório. Provavelmente, fará o seu melhor trabalho se não permitir interrupções. Se, em outros momentos, tiver de realizar uma tarefa mais rotineira, então está tudo bem permitir essas interrupções. Use o seu bom senso para decidir qual o nível de interrupção que permite, em cada momento, com base na tarefa em questão.

Em resumo

Em resumo, descobri que consigo implementar ambos os.. Caixa de entrada vazia e GTD (Getting Things Done) - Uma metodologia de gestão de tempo e produtividade metodologias de forma eficaz, utilizando uma combinação de.. Google Keep e outras ferramentas na nuvem que me tornam mais produtivo e que me permitem sentir-me mais no controlo tanto da minha vida profissional como pessoal e dos meus objetivos. Além disso, ao decidir cuidadosamente quais aplicações podem enviar notificações no meu smartphone, consigo controlar o excesso de distrações, mas ainda assim posso usufruir dos benefícios de ler notícias e de estar conectado através das redes sociais durante as pausas para o café ou o almoço.