Comment rester productif à l'ère de la distraction : le secret pour accomplir ses tâches

Si vous vivez au XXIe siècle et que vous ne vous cachez pas littéralement sous une pierre ou dans une grotte, il est probable que vous souffrez d'une forme de surcharge d'informations et que vous vous sentez submergé par le nombre de choses que vous devez faire à tout moment. De nouvelles informations vous parviennent constamment, que ce soit via Twitter, Facebook, WhatsApp, des messages texte, ou la dernière application de réseaux sociaux que vous avez installée sur votre smartphone, ainsi que par les médias traditionnels comme la radio, la télévision, les journaux et les magazines, dans leurs versions classiques ou numériques, sans parler des courriels professionnels ou scolaires, des courriels personnels de vos amis et de votre famille, et de toutes les obligations sociales liées aux clubs, aux associations caritatives et aux organisations communautaires locales.

Alors, comment faites-vous pour rester productif et gérer ce flux incessant d'informations sans perdre la tête ? Comment accomplissez-vous vos tâches, atteignez vos objectifs et parvenez au sommet malgré les obstacles constants ?

Depuis le début de ma carrière dans l'industrie du logiciel, je suis fasciné par la question de la gestion de ma propre productivité. Je me souviens encore avec nostalgie des années 1980, lorsque j'utilisais un TMI Time Manager pour m'aider à rester concentré, organisé et à respecter mes objectifs. Ce petit classeur, avec son calendrier, ses listes de contacts, ses objectifs et son répertoire, était certainement un excellent outil de productivité à l'époque. Mais depuis, nous avons des logiciels et des appareils portables pour la gestion du calendrier, des contacts et des listes de tâches, dès le début des années 1990 (par exemple, Lotus Notes, Outlook, Palm, et j'ai donc adopté des outils de productivité électroniques (à ma grande surprise, ces classeurs Time Manager semblent encore exister aujourd'hui – voir cette vidéo de 2013).

Cependant, même avec la multitude d'outils de productivité disponibles aujourd'hui, les gens se sentent toujours dépassés et ont l'impression de ne pas avoir le contrôle. Nous utilisons ces outils, y compris la messagerie électronique pour améliorer la communication, depuis plus de 30 ans, et pourtant, la plupart d'entre nous ont encore du mal à être productifs et à gérer efficacement les flux d'informations. La solution ne réside donc pas seulement dans le choix des outils à utiliser, mais, plus important encore, dans la méthodologie qui guide la manière dont nous utilisons ces outils à notre avantage.

Courriel

L'e-mail est probablement l'outil de communication le plus utilisé au monde aujourd'hui, mais il est également très probablement l'outil le plus mal utilisé, et une source constante de frustration pour beaucoup de personnes. J'utilise l'e-mail depuis ses débuts Arpanet, Bitnet, et diverses plateformes de forums en ligne - Et au fil de toutes ces années, j'ai accumulé quelques bonnes pratiques que j'ai adoptées au fil du temps, et je suis heureux de les partager ici :

Le changement de comportement le plus important que vous devriez adopter immédiatement est de ne pas considérer votre boîte de réception comme une liste de tâches. Nous parlerons des listes de tâches et de la nécessité de séparer le traitement de la boîte de réception des listes de tâches un peu plus loin dans cet article de blog, mais pour notre discussion sur la gestion des e-mails, je ne peux que souligner à quel point vous vous sentirez libéré dès que vous adopterez une méthode qui garantit que votre boîte de réception est vide à la fin de chaque journée, ou au moins à la fin de chaque semaine. Ce concept, communément appelé "Inbox Zero", a été largement promu par le journaliste et expert en productivité Merlin Mann de 43 Folders à partir de 2007. Je vous recommande de prendre une heure de votre journée bien remplie et de regarder l'excellente présentation de Merlin à Google en juillet 2007. Les diapositives de la présentation sont également disponibles sur SlideShare.
À mesure que vous adoptez une approche plus axée sur les processus dans votre façon de gérer vos courriels, je vous recommande vivement de commencer à considérer les courriels davantage comme un service de messagerie courte (comme les SMS ou WhatsApp) et moins comme un moyen d'écrire de longs essais. Aujourd'hui, tout le monde est submergé de courriels et d'autres informations, et l'attention de votre destinataire moyen ne dure peut-être que 10 secondes, voire 20 à 30 secondes, mais pas beaucoup plus. Il est très probable que les gens lisent vos courriels sur un appareil mobile, il est donc essentiel de rédiger des messages courts, concis et directs. Essayez de limiter tous vos courriels à cinq phrases ou moins.
Une conséquence de cette idée est que vous devriez utiliser la fonction "copie carbone" (CC) avec parcimonie et de manière précise. Vous devez vous assurer que votre message ne soit envoyé qu'aux personnes qui ont réellement besoin de le lire. Si vous recevez un message avec une longue liste de destinataires en copie carbone, soyez très attentif à savoir si vous avez réellement besoin de cliquer sur le bouton "Répondre à tous". Est-il nécessaire que toutes ces personnes entendent votre réponse, ou seulement l'expéditeur ?
Il est tout aussi important d'utiliser des logiciels de filtrage anti-spam rigoureux et performants pour vous assurer que votre boîte de réception ne reçoit que des courriels provenant de personnes réelles avec lesquelles vous souhaitez communiquer (ou des newsletters d'entreprises dont vous souhaitez réellement être informé). Le choix des outils peut être limité par le fournisseur de messagerie que vous utilisez, mais je vous recommande d'envisager une suite logicielle de sécurité commerciale, compatible avec plusieurs appareils, comme BitDefender, qui inclut des outils de filtrage anti-spam, en plus des outils antivirus et pare-feu personnels habituels, et qui protège vos ordinateurs, ordinateurs portables, tablettes et smartphones. De plus, je vous recommande de marquer agressivement chaque message indésirable comme spam dans votre logiciel de messagerie, afin de bloquer efficacement l'expéditeur. Désinscrivez-vous de tous les courriels promotionnels, comme les dernières chaussures de Zappos ou les dernières décorations d'Halloween de iParty. Les courriels indésirables sont un véritable gaspillage de temps, et vous pouvez vous en débarrasser en vous désinscrivant systématiquement ou en les marquant comme spam. Désactivez toutes les notifications par courriel provenant des réseaux sociaux. Vous n'avez pas besoin de messages de Facebook, Twitter et d'autres sites de réseaux sociaux qui encombrent votre boîte de réception. Ces sites demandent déjà suffisamment de votre attention et de votre temps grâce à leurs applications respectives.
Certaines applications de messagerie modernes offrent d'excellentes fonctionnalités pour organiser vos e-mails entrants en onglets, fils de discussion ou groupes distincts, ce qui peut rendre le traitement de vos e-mails plus efficace, car vous pouvez vous concentrer sur différents types d'e-mails à la fois. De plus, séparer les e-mails professionnels des e-mails personnels en utilisant deux adresses e-mail distinctes peut considérablement améliorer votre productivité. Pour mes e-mails professionnels, j'utilise Outlook 2016, et pour mes e-mails personnels, j'utilise Google Inbox. Les deux offrent d'excellentes fonctionnalités qui me permettent d'optimiser mon flux de travail. Sur mon smartphone Android, j'utilise également l'application Google Inbox pour mes e-mails personnels, mais pour mes e-mails professionnels, je préfère utiliser l'application MailWise plutôt que le client de messagerie Android intégré ou l'application Outlook. Encore une fois, il est essentiel de séparer les e-mails personnels et professionnels.
Si vous souhaitez informer vos destinataires de courriel concernant ces nouvelles politiques d'utilisation que vous mettez en place, vous pouvez créer une page sur votre site web personnel ou votre blog qui explique ces politiques, puis vous pouvez référencer cette page automatiquement dans le pied de page de vos courriels, dans votre signature prédéfinie. Dans mon cas, cette page est la suivante : alexander.falk.us/personalemailpolicy

Messagerie pour améliorer la productivité

Pour les messages courts et urgents à vos collaborateurs, à vos amis et à votre famille, l'e-mail a certainement été remplacé par les nombreux services de messagerie disponibles aujourd'hui. Des SMS sur votre téléphone aux services de messagerie instantanée (IM), en passant par iMessage sur iOS, WhatsApp et Facebook Messenger, il existe de nombreuses options de services que vous pouvez utiliser. Peut-être que la chose la plus importante pour garder votre équilibre est de choisir un seul de ces produits et de l'utiliser avec votre équipe, vos amis et votre famille. Si vous devez constamment passer de cinq produits et services différents, vous risquez de vite vous perdre. Dans mon cas, j'ai réussi à faire utiliser WhatsApp à toute ma famille, et cela a plutôt bien fonctionné. Et au bureau, nous utilisons Skype for Business. Essayez de voir si vous pouvez vous uniformiser. Si toute votre famille utilise iOS, l'utilisation d'iMessage et de FaceTime pourrait être une bonne solution pour vous. Si vous avez des utilisateurs d'appareils Android et iOS, vous pourriez envisager d'utiliser un produit comme WhatsApp ou Skype, qui sont disponibles sur les deux plateformes.

Listes de tâches

L'importance de l'organisation, notamment à travers des listes de tâches, est depuis longtemps soulignée par les experts en productivité. Cependant, la plupart des listes de tâches que nous utilisons ne sont pas vraiment adaptées pour nous aider à accomplir nos objectifs, car elles contiennent un mélange d'objectifs à long terme, de tâches à court terme et d'idées vagues qui nécessitent d'être précisées. En réalité, une simple liste de tâches, sans un processus et une méthodologie clairement définis pour structurer et utiliser ces listes, ne sera pas très efficace. De plus, la plupart d'entre nous ont constamment trop de tâches en tête. Certaines choses que nous n'avons pas écrites mais que nous devons tout de même accomplir nous distraient et nuisent à notre productivité, tout en augmentant notre niveau de stress.

David Allen a toujours défendu ses.. Être productif (souvent abrégée en GTD) depuis 2002, date à laquelle il a publié son livre intitulé ""Getting Things Done" : L'art d'être productif sans stress"(maintenant disponible dans une nouvelle édition mise à jour, datant de 2015)." Sa méthode GTD (Getting Things Done) se compose de 5 étapes distinctes : Collecte, Clarification, Organisation, Réflexion et Action. Ces étapes sont conçues pour vous aider à mieux gérer vos objectifs à long terme, à définir clairement vos projets et à identifier les prochaines actions à effectuer pour chacun de ces projets, afin de créer un système clair, facile à mettre en œuvre et à suivre. Si vous souhaitez vous faire une première idée du système de David Allen, je vous recommande de regarder sa conférence TEDx de 2012 et je vous conseille vivement d'acheter et de lire le livre GTD. Dans le cadre de cette discussion, je vais simplement résumer ses cinq étapes :

Collecte — La première étape consiste à consacrer quelques heures pour noter tout ce qui vous vient à l'esprit. Notez toutes vos pensées, toutes les tâches à accomplir, tous vos objectifs, tous vos projets, toutes les piles de lettres, les post-it, les e-mails, les plans à long terme, tout ce qui encombre votre bureau, votre espace de travail à domicile et votre esprit. À ce stade, il est important de ne faire que collecter toutes les informations, en réalisant une sorte de "vidage cérébral" – et non pas de tenter d'organiser ces informations. David Allen recommande de le faire sur des cartes, que vous placerez ensuite dans un bac "ENTRANT" sur votre bureau, mais je préfère tout enregistrer électroniquement, ce qui a abouti à une très longue liste non ordonnée de puces dans un document Word. En substance, ce que vous créez à cette étape, c'est la "boîte de réception" de votre processus de productivité.
Préciser : il s'agit probablement de l'étape la plus importante du processus (et celle à laquelle vous devrez vous habituer pour réussir avec cette approche). Pour chaque élément de votre nouvelle boîte de réception de flux de travail, vous devez maintenant déterminer s'il s'agit d'une action à entreprendre ou non. Si aucune action n'est requise, vous avez trois options : l'éliminer, l'archiver comme référence, ou le conserver pour une future inspiration qui pourrait éventuellement mener à une action. Si une action est nécessaire, la question devient alors : s'agit-il d'une action unique ou fait-elle partie d'un projet plus vaste ? Si elle fait partie d'un projet, définissez le résultat de ce projet et organisez-le sous forme de plan de projet. Si c'est une action unique, vous avez à nouveau trois options : si elle prend moins de deux minutes, effectuez-la immédiatement ; si vous n'êtes pas la personne la plus appropriée pour la réaliser, déléguez-la ; et enfin, si elle prend plus de deux minutes et que vous devez la réaliser, reportez-la à un moment ultérieur, soit en l'ajoutant à votre calendrier si elle doit être effectuée à une date précise, soit en l'ajoutant à une ou plusieurs listes de "prochaines actions". Reportez-vous au schéma ci-dessous pour une clarification de cette étape...
Organisation — Afin de faciliter l'étape de clarification mentionnée précédemment, il est essentiel d'organiser les différentes listes de "prochaines actions", ainsi que vos plans de projet, vos documents de référence et les listes d'idées qui nécessitent une période de maturation. Le livre aborde beaucoup l'utilisation de dossiers et de fichiers papier, mais je vous recommande de tout gérer numériquement. Vous avez besoin d'un système pour organiser les fichiers de manière hiérarchique et d'un autre système pour gérer plusieurs listes de tâches qui peuvent être facilement accessibles. Je parlerai de mes choix de logiciels dans la section consacrée aux outils en ligne ci-dessous.
Réflexion : Afin de maintenir ce système en fonctionnement, il est important de prévoir des périodes de réflexion quotidiennes et hebdomadaires : des moments où vous examinerez vos listes, les mettrez à jour, déplacez éventuellement des éléments d'une liste de projets vers une liste d'actions à réaliser, et veillerez à ce qu'elles restent à jour.
Passer à l'action — il s'agit de la phase d'exécution de la méthode. Maintenant que vous disposez de différentes listes de "prochaines actions" à réaliser, certaines étant peut-être spécifiques à un contexte, par exemple "prochaines actions à effectuer au bureau" ou "prochaines actions à effectuer à la maison", vous pouvez simplement commencer à travailler sur ces actions chaque fois que vous avez du temps et de l'énergie mentale disponibles, et vous le ferez en toute confiance, car vous saurez que cette action est la bonne action à réaliser à ce moment-là.

Ces étapes prennent encore plus de sens si l'on les considère dans le contexte du schéma de flux de traitement que l'utilisateur David présente sur son site web :

A Une version plus avancée de ce schéma de flux de travail est également disponible sur son site web. Dans tous les cas, je vous recommande d'acheter et de lire son livre, car je ne peux vous donner qu'un aperçu de cette méthode en quelques paragraphes. Si vous souhaitez mettre en œuvre ce système, il n'y a pas de substitut à consulter la source originale.

Ce qui surprend dans la version 2015 du livre GTD, c'est qu'il ne parle pas beaucoup des outils logiciels qui peuvent être utilisés pour mettre en œuvre ce type de flux de travail. Cependant, je pense que c'est absolument essentiel, non seulement pour mettre en place cette méthodologie, mais aussi pour s'y tenir sur le long terme et pour l'utiliser avec succès.

Outils basés sur le cloud

Étant donné que j'utilise fréquemment différents appareils tout au long de ma journée de travail – ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, tablettes et smartphones – il était important pour moi de mettre en œuvre cette méthodologie en utilisant des outils basés sur le cloud auxquels je pouvais accéder facilement depuis n'importe quel appareil. Après avoir testé diverses solutions, j'ai opté pour une combinaison des outils suivants, basés sur le cloud (qui peuvent être utilisés via le navigateur ainsi que via leurs applications respectives sur les smartphones et les tablettes). Tous ces outils sont disponibles pour.. gratuit avec certaines limitations de capacité (par exemple, Google Drive offre 15 Go de stockage gratuitement, mais nécessite un abonnement pour des volumes de données plus importants). Personnellement, j'ai beaucoup de données à gérer, c'est pourquoi j'ai opté pour.. Google Apps, sans limite un forfait pour ma famille, qui ne coûte que 10 dollars par utilisateur et par mois.

Conservez

Voici peut-être une information qui surprendra certains lecteurs. Au lieu d'utiliser un système traditionnel de gestion de projet ou d'organisation des tâches pour gérer mes listes de choses à faire, j'ai choisi d'utiliser Google Keep. Keep me permet de créer des listes de tâches que je peux facilement cocher, des notes, des mémos vocaux et des rappels, et il me permet d'organiser ces listes avec des étiquettes et des couleurs, afin que je puisse rapidement me concentrer uniquement sur les listes dont j'ai besoin à un moment donné. Par exemple, j'utilise trois étiquettes pour séparer les éléments professionnels des éléments personnels et des investissements. J'utilise également des étiquettes pour distinguer les prochaines actions, les projets et les projets en cours de développement (pour des objectifs à plus long terme). Ainsi, une liste de tâches avec les étiquettes "Personnel" et "Prochaines actions" me dira quelles sont mes prochaines actions pour les objectifs personnels que j'ai définis. Et Google Keep facilite grandement le filtrage de ces notes et listes par étiquette, ce qui me permet de l'utiliser de manière multidimensionnelle, que ce soit pour consulter toutes mes listes liées au travail, ou pour examiner, en fonction de la période, toutes mes listes de projets en cours de développement dans tous les domaines, ce qui inclut les livres que je prévois de lire ou les choses que je souhaite apprendre au cours des prochaines années

Une autre fonctionnalité intéressante de Google Keep est que je peux partager des listes de tâches avec les membres de ma famille. Ainsi, nous avons une liste de courses partagée, et chaque fois que nous manquons de quelque chose, la personne qui utilise le dernier œuf, la dernière gorgée de lait, le dernier morceau de beurre, ajoute simplement cet article à la liste. Ensuite, lorsque l'un de nous fait les courses, nous avons déjà la plupart des articles de la liste, et un simple message WhatsApp à la famille permet de demander aux personnes de signaler tout ce dont elles ont besoin de dernière minute. De plus, en parcourant le magasin, nous pouvons facilement cocher les articles au fur et à mesure que nous les mettons dans le panier. Ce qui est encore plus important, deux personnes peuvent être dans le magasin en même temps et travailler sur la liste, chacune voyant en temps réel ce que l'autre a coché. C'est une solution high-tech à un problème ancestral.

Google Drive

Pour tous mes documents de référence, ainsi que pour les plans de projets, j'ai choisi de les stocker dans des dossiers à l'intérieur de mon Google Drive. Vous pouvez bien sûr utiliser Dropbox ou tout autre système de stockage en ligne pour la même chose. J'ai passé beaucoup de temps à concevoir une structure de dossiers qui rendrait le système facile à utiliser et me permettrait d'accéder rapidement à tous les fichiers dont j'ai besoin. En utilisant Google Drive sur mon ordinateur de bureau et mon ordinateur portable, je peux facilement synchroniser mes fichiers entre plusieurs appareils, et l'application sur mon smartphone me donne accès à tous ces fichiers lorsque je suis en déplacement. Cela comprend tous mes plans de voyage, mes billets d'avion, des copies numérisées de documents importants, et tout ce qui découle du processus GTD mentionné précédemment, que je souhaite conserver comme référence ou pour une utilisation future. C'est vraiment pratique d'avoir tous ces fichiers disponibles à tout moment et sur n'importe quel appareil.

Calendrier

Pour toutes mes données de calendrier, j'utilise Google Calendar. Leur nouvelle application (disponible pour iOS et Android) est vraiment bien conçue et esthétique. Bien que la version accessible via navigateur soit un peu dépassée en termes de design, elle reste fonctionnelle. Je peux à nouveau partager facilement des événements de mon calendrier avec les membres de ma famille, ce qui nous permet de voir les rendez-vous de chacun et d'éviter ainsi les conflits.

Boîte de réception

Pour résumer, si vous utilisez Gmail pour votre système de messagerie et que vous choisissez d'utiliser Google Inbox, vous pouvez désormais ajouter des rappels directement depuis Inbox, ou reporter les e-mails de votre boîte de réception à une date ultérieure pour un traitement ultérieur. Cela vous permet de créer un flux de travail intégré, facile à suivre.

Réseaux sociaux (et autres distractions)

Maintenant que nous avons abordé les processus et les outils pour organiser vos projets et tâches professionnels et personnels, ainsi que pour gérer votre boîte de réception, il nous reste un dernier défi à relever : comment faire face au flux constant de nouvelles informations qui vous parviennent 24 heures sur 24, que ce soit via Twitter, Facebook, les alertes d'actualités ou la dernière application de réseaux sociaux que vous avez installée sur votre smartphone. Nous vivons assurément à une époque de distractions, et notre cerveau aspire littéralement à chaque nouvelle information et à chaque feedback social positif que nous recevons comme et de chaque retweeter. En fait, ces dernières années, nous avons déjà constaté des articles scientifiques sont publiés sur les propriétés addictives des réseaux sociaux et comment cela peut être lié à la toxicomanie.

Une fois que nous comprenons et acceptons le fait que notre cerveau.. apprécie, aime, prend plaisir à l'arrivée et l'afflux de nouvelles informations, et que – tout comme le chien de Pavlov – chaque nouveau bip de nos téléphones, chaque vibration de nos montres connectées, chaque fenêtre de notification qui apparaît sur nos écrans.. Cela déclenchera instantanément un réflexe et prendra le dessus Quelle que soit l'activité que nous effectuons actuellement (ou que nous devrions effectuer), nous pouvons mieux gérer notre temps en gérant et en orientant de manière efficace ces notifications.

Voici mes recommandations personnelles :

Réservez des moments précis dans votre routine quotidienne pour lire les actualités, consulter les réseaux sociaux et simplement "naviguer sur internet". Tout comme les gens "d'autrefois" lisaient le journal au petit-déjeuner, dans le métro pour aller au travail, ou pendant le déjeuner, vous aussi, vous pouvez trouver ces moments spécifiques où vous permettre à votre cerveau de profiter de l'acquisition de nouvelles informations. Je réserve généralement une demi-heure au petit-déjeuner et au déjeuner, puis peut-être une autre fois après le dîner, où je lis mes abonnements en ligne au New York Times, au Wall Street Journal, et éventuellement 2 ou 3 articles supplémentaires dans d'autres publications ou sur des blogs qui m'ont été recommandés par mes amis sur les réseaux sociaux.
Désactivez toutes les notifications des applications de réseaux sociaux sur votre téléphone, et désactivez également toutes les notifications par e-mail provenant de ces réseaux sociaux. Vous n'avez pas besoin que votre téléphone ou votre montre connectée vous indiquent quand vous êtes mentionné dans un tweet ou quand votre publication sur Facebook a été partagée. Si vous prévoyez des moments précis où vous vous autorisez à consulter les réseaux sociaux, alors, par définition, pendant tous les autres moments, vous ne devriez pas laisser ces distractions interrompre votre travail. Idéalement, allez plus loin et décidez précisément quelles notifications autoriser pour toute application : avez-vous vraiment besoin de voir des notifications concernant les résultats sportifs, la météo, l'amélioration de photos, ou des jeux insignifiants qui pourraient potentiellement nuire à votre productivité ? Dans mon cas, je n'autorise que les notifications de quatre applications : Inbox (pour les e-mails personnels), MailWise (pour les e-mails professionnels), Google Calendar, et WhatsApp, que j'utilise comme application de messagerie principale pour ma famille. Et n'oubliez pas : vous pouvez également définir des sonneries différentes pour les notifications provenant de différentes applications, de sorte que le son émis par votre téléphone puisse vous indiquer s'il s'agit d'un message texte, d'un e-mail personnel, ou d'un rappel de calendrier – utilisez cela à votre avantage.
Si le fait de ne consulter les actualités et les réseaux sociaux qu'au petit-déjeuner et au déjeuner vous semble trop restrictif, et que vous pensez avoir besoin de vérifier ces informations plus souvent, alors n'hésitez pas à ajouter une pause café de 10 minutes à votre routine matinale, où vous pouvez rapidement consulter Facebook et Twitter en vous dirigeant vers la cuisine. Cependant, je préférerais utiliser ce temps pour des interactions réelles avec vos collègues au bureau. C'est généralement beaucoup plus productif et contribue à maintenir une ambiance de travail saine.
Enfin, parlons de la fréquence à laquelle vous devez réellement consulter votre boîte de réception : c'est une décision très personnelle qui dépend largement de votre travail, de la culture de votre entreprise et de l'urgence habituelle des courriels dans votre travail quotidien. Une fois que vous avez adopté une stratégie "boîte de réception vide" et que vous gérez votre boîte de réception de manière très structurée, la réception et le traitement d'un nouveau courriel prendront, par définition, toujours moins de deux minutes (voir notre discussion sur le processus GTD ci-dessus). Après ce temps, l'élément est soit traité (s'il nécessitait moins de deux minutes pour être traité), délégué, reporté, archivé, supprimé, ou transformé en une prochaine action sur l'une de vos listes. La vraie question devient donc : quelle est la distraction que cause une interruption de deux minutes pour votre travail réel ? Si vous êtes en train de programmer quelque chose d'important, de rédiger un article de recherche, de travailler sur une analyse complexe, ou si vous avez besoin de toute votre concentration, alors, par tous les moyens, accordez-vous le calme nécessaire, fermez votre client de messagerie, mettez votre téléphone en mode silencieux pendant une ou deux heures, et mettez un panneau "ne pas déranger" sur la porte de votre bureau. Vous pourrez probablement faire votre meilleur travail si vous ne vous laissez interrompre. Si, à d'autres moments, vous devez effectuer une tâche plus routinière, alors il est acceptable de tolérer de telles interruptions. Utilisez votre bon sens pour déterminer le niveau d'interruption que vous autorisez, et ce, en fonction de la tâche à accomplir.

TL;DR : En résumé

Pour résumer, j'ai constaté que je peux mettre en œuvre efficacement les méthodes "Inbox Zero" et "GTD" en utilisant une combinaison de "Google Keep" et d'autres outils cloud qui me rendent plus productif et me permettent de me sentir plus maître de mon organisation, tant sur le plan professionnel que personnel, et de mes objectifs. De plus, en choisissant soigneusement les applications autorisées à envoyer des notifications sur mon smartphone, je peux contrôler les distractions tout en profitant des avantages de la lecture des actualités et de la connexion via les réseaux sociaux pendant mes pauses café ou déjeuner.