집중력을 방해하는 요소가 많은 시대에 어떻게 생산성을 유지할 수 있을까요? - 일을 효율적으로 해내는 비결

만약 여러분이 21세기에 살고 있고, 바위 밑에 숨어 있거나 동굴에서 살고 있지 않다면, 아마도 정보 과부하로 인해 고통받고 있을 것이며, 특정 시점에 처리해야 할 일들이 너무 많아서 압도감을 느낄 수 있습니다. 트위터, 페이스북, 왓츠앱, 문자 메시지, 스마트폰에 설치한 최신 소셜 미디어 앱 등 다양한 형태로 끊임없이 새로운 정보가 쏟아져 들어오고, 거기에 라디오, TV, 신문, 잡지(전통적인 형태 또는 디지털 버전)는 물론, 업무 또는 학교 관련 이메일, 친구나 가족으로부터 오는 개인적인 이메일, 그리고 동호회, 자선 단체, 지역 사회 단체 등에서 오는 각종 사회적 의무까지 고려하면 더욱 그렇습니다.

그렇다면 어떻게 해야 정보의 끊임없는 홍수 속에서 정신을 잃지 않고 생산성을 유지하며, 목표를 달성하고, 끊임없는 어려움 속에서도 결국 성공의 정점에 도달할 수 있을까요?

저는 소프트웨어 업계에서 커리어를 시작한 이후로, 어떻게 하면 제 생산성을 높일 수 있을지에 대한 질문에 끊임없이 관심을 가져왔습니다. 80년대 후반, 제가 TMI 시간 관리 도구를 휴대하며 집중력, 체계적인 업무 처리, 그리고 목표 달성을 돕던 시절을 아직도 기억합니다. 그 작은 바인더에는 달력, 주요 연락처 목록, 목표, 주소록 등이 담겨 있었고, 당시에는 훌륭한 생산성 도구였습니다. 하지만 90년대 초부터 달력, 연락처, 할 일 목록 관리를 위한 소프트웨어와 휴대용 기기들이 등장하면서 (예: 로터스 노트, 아웃룩, 팜, 저는 전자적인 생산성 도구를 사용하게 되었습니다. (놀랍게도, 이러한 시간 관리 바인더는 오늘날에도 여전히 판매되고 있는 것 같습니다. 2013년의 이 영상을 참고해 보세요).

하지만 오늘날 우리에게 제공되는 수많은 생산성 도구에도 불구하고, 사람들은 여전히 압도감을 느끼고 통제력을 잃는다고 느낍니다. 우리는 이미 30년이 넘는 기간 동안 이메일을 포함한 다양한 도구를 사용해 왔지만, 대부분의 사람들은 여전히 어떻게 효율적으로 생산성을 높이고 정보 흐름을 관리해야 할지 어려움을 겪고 있습니다. 따라서 해결책은 단순히 어떤 사용할 도구도 중요하지만, 그보다 더 중요한 것은 방법론입니다 어떻게 저희는 그런 도구들을 최대한 활용하여 이점을 얻습니다.

이메일

오늘날 이메일은 아마도 전 세계에서 가장 널리 사용되는 통신 도구일 것입니다. 하지만 동시에 가장 오용되는 도구이며, 많은 사람들에게 끊임없는 좌절감을 안겨주는 원인이기도 합니다. 저는 아르파넷, 비트넷, 그리고 다양한 BBS의 초기부터 이메일을 사용해 왔습니다. 그리고 수년간 쌓아온 경험을 바탕으로, 제가 익숙하게 사용해 온 몇 가지 유용한 방법들을 여기에서 공유하고자 합니다

가장 중요한 변화는 바로 인박스를 할 일 목록으로 생각하지 않는 것입니다. 이 블로그 게시물에서 나중에 할 일 목록과 받은 편지함 처리 과정을 분리해야 할 필요성에 대해 자세히 이야기할 예정이지만, 이메일 관리 방법에 대한 논의를 위해 말씀드리겠습니다. 받은 편지함이 정리되어 있다는 확신을 갖게 되는 순간, 얼마나 자유로워질지 강조하고 싶습니다 비어 있음 매일 또는 최소한 매주 마지막에. 이 개념은 흔히 "인박스 제로(Inbox Zero)"라고 불리며, 2007년부터 43 Folders의 저널리스트이자 생산성 전문가인 머린 맨(Merlin Mann)이 적극적으로 홍보했습니다. 지금 바쁜 일정을 잠시 멈추고, 2007년 7월에 구글에서 있었던 머린의 훌륭한 강연을 시청해 보시기를 추천합니다. 발표에 사용될 슬라이드는 다음과 같습니다 SlideShare에서 찾은 자료입니다, 또한.
이메일을 다루는 방식을 프로세스 중심으로 변화시키는 것과 더불어, 이메일을 정교한 에세이를 작성하는 매체로 여기기보다는, 문자 메시지(SMS)나 WhatsApp과 같은 짧은 메시지 서비스로 생각하는 것이 좋습니다. 오늘날 전 세계 사람들은 이메일과 다양한 정보에 끊임없이 노출되어 있으며, 일반적인 수신자의 집중 시간은 아마 10초 정도일 것이고, 길어도 20~30초 정도일 것입니다. 하지만 그 이상은 아닐 것입니다. 사람들은 대부분 모바일 기기에서 이메일을 읽기 때문에, 메시지를 간결하고 핵심적인 내용으로 전달하는 것이 매우 중요합니다. 모든 이메일 메시지를 다음 사항에 맞춰 작성해 보세요 다섯 문장 또는 그 이하.
그 생각의 연장선상에서, 이메일의 참조(CC) 기능은 신중하고 정확하게 사용해야 합니다. 메시지가 실제로 읽어야 할 사람들에게만 전달되도록 하는 것이 중요합니다. 긴 참조 목록으로 보내진 메시지를 받았다면, "답장 모두에게" 버튼을 누르기 전에 정말로 필요한지 신중하게 고려해야 합니다. 모든 사람이 당신의 답변을 들어야 할 필요가 있는지, 아니면 발신자에게만 보내면 되는지 판단해야 합니다.
스팸 필터링 소프트웨어를 철저하고 적극적으로 사용하는 것도 매우 중요합니다. 이를 통해 받은 편지함에 실제로 메시지를 받고 싶거나, 실제로 정보를 얻고 싶은 회사에서 보내는 뉴스레터 외에는 다른 이메일이 들어오지 않도록 할 수 있습니다. 사용하시는 이메일 서비스 제공업체에 따라 선택할 수 있는 도구가 제한적일 수 있지만, BitDefender와 같이 일반적인 백신 및 개인 방화벽 도구 외에도 스팸 필터링 기능을 포함하는 상용 보안 소프트웨어 제품군을 사용하는 것을 추천합니다. 이 제품군은 PC, 노트북, 태블릿, 스마트폰을 보호해 줍니다. 또한, 원치 않는 모든 메시지를 이메일 소프트웨어에서 스팸으로 적극적으로 표시하여 발신자를 효과적으로 차단하는 것이 좋습니다. 모든 쇼핑 관련 이메일(예: Zappos의 최신 신발, iParty의 최신 할로윈 장식)에서 구독을 취소하십시오. 불필요한 이메일은 시간을 낭비하므로, 체계적으로 구독을 취소하거나 스팸으로 표시하면 이를 없앨 수 있습니다. 모든 소셜 미디어 이메일 알림을 끄십시오. 페이스북, 트위터, 기타 소셜 미디어 사이트에서 보내는 메시지는 이메일 받은 편지함을 어지럽히므로 필요하지 않습니다. 이러한 사이트들은 이미 자체 앱을 통해 여러분의 관심과 시간을 충분히 요구하고 있습니다.
일부 최신 이메일 클라이언트는 수신 이메일을 여러 탭, 주제별 분류 또는 그룹으로 정리하는 기능을 제공하여, 이메일 처리를 더욱 효율적으로 만들어줍니다. 왜냐하면 한 번에 특정 유형의 이메일에 집중할 수 있기 때문입니다. 또한, 업무용 이메일과 개인용 이메일을 각각 다른 주소를 사용하여 분리하면 생산성 향상에 큰 도움이 될 수 있습니다. 저는 업무용 이메일로는 Outlook 2016을 사용하고, 개인용 이메일로는 Google Inbox를 사용합니다. 둘 다 제 업무 흐름을 효율적으로 관리할 수 있는 훌륭한 기능을 제공합니다. 안드로이드 스마트폰에서는 개인용 이메일로 Google Inbox 앱을 사용하지만, 업무용 이메일로는 안드로이드 기본 이메일 클라이언트와 Outlook 앱 모두보다 MailWise 앱을 더 선호합니다. 다시 한번 강조하지만, 개인용 이메일과 업무용 이메일을 분리하는 것이 중요합니다.
새로운 이메일 정책을 수신자에게 알리고 싶다면, 개인 웹사이트나 블로그에 해당 정책을 설명하는 페이지를 만들고, 미리 정의된 서명에 해당 페이지 링크를 자동으로 포함시키는 방법을 고려해 볼 수 있습니다. 제 경우에는 해당 페이지 주소가 alexander.falk.us/personalemailpolicy 입니다

생산성 향상을 위한 메시지

팀원, 친구, 가족에게 짧고 긴급한 메시지를 보낼 때, 이메일은 이제 다양한 메시지 서비스로 대체되었습니다. 휴대폰의 문자 메시지부터, 인스턴트 메시징 서비스, iOS의 iMessage, WhatsApp, Facebook Messenger 등 다양한 서비스를 이용할 수 있습니다. 아마도 가장 중요한 것은 팀, 친구, 가족과 함께 하나의 서비스를 정해 사용하는 것입니다. 만약 끊임없이 여러 서비스와 플랫폼을 오가게 된다면, 금방 혼란스러워질 것입니다. 제 경우에는 가족 모두가 하나의 서비스를 사용하도록 했습니다 WhatsApp 그리고 그 방식이 비교적 잘 작동해 왔습니다. 또한 저희 사무실에서는 Skype for Business (Skype 비즈니스). 가능하다면, 모든 기기를 동일한 운영체제로 통일하는 것을 고려해 보세요. 만약 가족 구성원 모두 iOS 기기를 사용한다면, iMessage와 FaceTime을 사용하는 것이 편리할 수 있습니다. 반면, 안드로이드와 iOS 기기를 모두 사용하는 경우, WhatsApp이나 Skype와 같이 두 플랫폼에서 모두 사용할 수 있는 서비스를 이용하는 것이 좋습니다.

할 일 목록

생산성 전문가들은 오랫동안 할 일 목록이나 작업 목록을 통해 체계적으로 관리하는 것의 중요성을 강조해 왔습니다. 하지만 우리가 흔히 사용하는 할 일 목록은 실제로 일을 완료하는 데 적합하지 않은 경우가 많습니다. 왜냐하면 그 안에는 장기적인 목표, 단기적인 실행 항목, 그리고 추가적인 구체화가 필요한 모호한 아이디어들이 혼합되어 있기 때문입니다. 사실, 명확하게 정의된 프로세스와 활용 방법을 갖추지 않은 단순한 할 일 목록만으로는 효율성을 기대하기 어렵습니다. 실제로 대부분의 사람들은 끊임없이 머릿속으로 너무 많은 할 일을 떠올리고 있습니다. 기록하지 않았지만 반드시 처리해야 하는 일들이 계속해서 우리의 주의를 분산시키고, 최적의 생산성을 달성하는 것을 방해하며, 스트레스 수준을 높입니다.

데이비드 앨런 그는 자신의 견해를 꾸준히 옹호해 왔습니다 일 처리를 효율적으로 하는 방법 (GTD로 자주 약칭됨) 방법론은 2002년 그가 "..."라는 제목의 책을 출판하면서 시작되었습니다"일 잘하는 기술: 스트레스 없는 생산성을 위한 방법""(현재 2015년 개정판으로 새롭게 출시되었습니다)." 그의 GTD(Getting Things Done) 방법은 5가지 단계로 구성되어 있습니다. 이 단계들은 장기적인 목표, 명확하게 정의된 프로젝트, 그리고 각 프로젝트에 대한 다음 단계들을 체계적으로 관리하여, 쉽게 적용하고 따를 수 있는 시스템을 구축하도록 돕습니다. 5가지 단계는 다음과 같습니다: "수집(Capture)", "명확화(Clarify)", "정리(Organize)", "반성(Reflect)", 그리고 "실행(Engage)". 데이비드 앨런의 시스템을 처음 접하고 싶으시다면, 2012년에 강연했던 그의 TEDx 강연을 시청해 보시는 것을 추천합니다 또한, GTD(Getting Things Done) 책을 구매하여 읽어보시는 것도 적극 추천합니다. 이번 논의를 위해, 저는 그의 핵심 내용을 담은 다섯 가지 단계를 간략하게 요약해 드리겠습니다

** 기록하기** — 첫 번째 단계는 몇 시간 동안 모든 것을 기록하는 것입니다. 떠오르는 모든 생각, 해야 할 일 목록, 목표, 프로젝트, 책상 위나 집 사무실에 쌓여 있는 서류 더미, 포스트잇, 이메일, 장기 계획 등, 당신의 머릿속을 어지럽히는 모든 것을 기록하세요. 이 단계에서는 정보를 정리하려고 노력하기보다는, 모든 정보를 최대한 많이 기록하는 것이 중요합니다. 데이비드 앨런은 이 작업을 위해 카드에 적어 책상 위에 있는 "IN" 트레이에 넣는 것을 추천하지만, 저는 모든 것을 전자적으로 기록하는 것을 선호합니다. 그래서 이 단계는 워드 문서에 매우 긴, 정렬되지 않은 목록 형태로 기록되었습니다. 기본적으로, 이 단계에서 구축하는 것은 생산성 워크플로우의 "받은 편지함"과 같습니다.
** 명확히 하기 ** — 이는 프로세스에서 가장 중요한 단계일 가능성이 높으며, 이 방식을 성공적으로 활용하려면 익숙해져야 합니다. 새로운 워크플로우 인박스에 있는 각 항목에 대해, 해당 항목이 실행 가능한 항목인지 아닌지 명확히 판단해야 합니다. 만약 어떤 조치도 필요하지 않다면, 세 가지 선택지가 있습니다. 첫째, 해당 항목을 삭제할 수 있습니다. 둘째, 참고 자료로 보관할 수 있습니다. 셋째, 미래에 영감을 주어 실행으로 이어질 가능성이 있는 항목으로 "보류"할 수 있습니다. 만약 실행 가능한 항목이라면, 다음 질문이 생깁니다. "이는 단일 작업인가, 아니면 더 큰 프로젝트의 일부인가?" 만약 더 큰 프로젝트의 일부라면, 해당 프로젝트의 목표를 정의하고 프로젝트 계획으로 구성해야 합니다. 만약 단일 작업이라면, 다시 세 가지 선택지가 있습니다. 첫째, 2분 이내에 완료할 수 있다면 즉시 처리합니다. 둘째, 본인이 해당 작업을 수행하기에 적합하지 않다면, 다른 사람에게 위임합니다. 마지막으로, 2분 이상 소요되는 작업이고 본인이 직접 수행해야 한다면, 미래의 특정 시점으로 연기합니다. 필요한 경우, 해당 날짜에 완료해야 하는 작업이라면 캘린더에 등록하거나, "다음 실행 항목" 목록에 추가합니다. 아래 그림을 참조하여 이 단계를 더 명확하게 이해하십시오...
정리 — 앞서 언급한 명확화 단계를 지원하기 위해, 다양한 "다음 단계" 목록뿐만 아니라 프로젝트 계획, 참고 자료, 그리고 검토가 필요한 아이디어 목록을 체계적으로 정리하는 것이 매우 중요합니다. 이 책에서는 종이 기반 폴더와 파일에 대해 많이 다루지만, 저는 모든 것을 디지털 방식으로 관리하는 것을 추천합니다. 파일을 계층적으로 정리하는 시스템과, 쉽게 접근할 수 있는 여러 개의 할 일 목록을 관리하는 시스템이 필요합니다. 아래의 클라우드 도구 섹션에서 제가 사용하는 소프트웨어에 대해 자세히 설명하겠습니다.
반성 — 이 시스템을 유지하기 위해서는 매일과 매주 정기적으로 반성하는 시간을 갖는 것이 중요합니다. 이 시간 동안에는 목록을 검토하고, 업데이트하며, 프로젝트 목록의 항목을 다음 실행 목록으로 옮기거나, 목록을 최신 상태로 유지해야 합니다.
실행 — 이것은 방법론의 "실행" 단계입니다. 이제 다양한 "다음 단계" 목록을 가지고 있습니다. 이 목록 중 일부는 특정 상황에 맞춰져 있을 수 있습니다. 예를 들어, "사무실에서 해야 할 다음 단계" 또는 "집에서 해야 할 다음 단계"와 같은 목록이 있을 수 있습니다. 이제 여러분은 언제든지 시간과 집중력이 허락하는 경우, 이러한 단계들을 시작하여 실행할 수 있습니다. 그리고 자신감을 가지고 실행할 수 있을 것입니다. 왜냐하면 그 행동이 그 시점에서 해야 할 올바른 행동이라는 것을 알기 때문입니다.

이러한 단계들은 데이비드의 웹사이트에 있는 다음 처리 워크플로우 다이어그램을 함께 살펴보면 더욱 명확하게 이해될 수 있습니다

이 워크플로우 다이어그램의 더 발전된 버전은 그의 웹사이트에서도 찾아볼 수 있습니다 어쨌든, 저는 그의 책을 구매하여 읽어보시기를 추천합니다. 왜냐하면 저는 이 방법에 대한 간략한 소개만 몇 문단으로 드릴 수 있을 뿐이며, 이 시스템을 실제로 적용하고 싶다면, 원본 자료를 직접 참고하는 것이 가장 좋습니다.

2015년판 GTD(Getting Things Done) 책에서 놀라운 점은, 실제로 워크플로우를 구현하기 위해 어떤 소프트웨어 도구를 활용할 수 있는지에 대한 구체적인 내용은 거의 언급되어 있지 않다는 것입니다. 하지만 저는 이러한 방법론을 처음부터 성공적으로 적용하는 것뿐만 아니라, 시간이 지남에 따라 꾸준히 유지하고 효과적으로 활용하는 데 있어서, 적절한 도구를 선택하는 것이 매우 중요하다고 생각합니다.

클라우드 도구들

저는 업무 시간 동안 데스크톱 컴퓨터, 노트북, 태블릿, 스마트폰 등 다양한 기기를 자주 사용하기 때문에, 어느 기기에서든 쉽게 접근할 수 있는 클라우드 도구를 활용하여 이 방법을 적용하는 것이 중요했습니다. 다양한 솔루션을 시험해 본 결과, 다음과 같은 클라우드 기반 도구들을 조합하여 사용하기로 결정했습니다 (이 도구들은 웹 브라우저뿐만 아니라 스마트폰과 태블릿의 해당 앱을 통해서도 사용할 수 있습니다). 이 모든 도구는 특정 용량 제한 하에 _무료_로 사용할 수 있습니다 (예: Google Drive는 최대 15GB의 데이터를 무료로 제공하며, 더 많은 용량이 필요하면 구독해야 합니다). 개인적으로 저는 관리해야 할 데이터가 많기 때문에, 가족 구성원 모두를 위한 Google Apps Unlimited 요금제를 선택했는데, 이는 사용자당 월 10달러입니다.

유지하세요

이 첫 번째 내용은 일부 독자들에게는 다소 놀라운 사실일 수 있습니다. 저는 할 일 목록을 정리하기 위해 전통적인 프로젝트 관리 또는 작업 조직 시스템을 사용하는 대신, 구글 킵(Google Keep)을 사용하기로 결정했습니다. 킵을 사용하면 쉽게 체크 표시할 수 있는 할 일 목록, 메모, 음성 메모, 알림 등을 만들 수 있으며, 이러한 목록들을 레이블과 색상으로 정리하여 특정 시점에 필요한 목록에 빠르게 집중할 수 있습니다. 예를 들어, 저는 "업무", "개인", "투자" 세 가지 레이블을 사용하여 업무와 개인적인 항목, 그리고 투자를 구분합니다. 또한, "다음 단계", "프로젝트", "구상 단계" (장기적인 목표를 위한) 레이블을 사용하여 항목들을 구분합니다. 따라서 "개인"과 "다음 단계" 레이블이 함께 지정된 할 일 목록은 제가 설정한 개인적인 목표를 위해 다음에 해야 할 일들을 알려줍니다. 그리고 구글 킵은 이러한 메모와 목록을 레이블로 쉽게 필터링할 수 있도록 해주기 때문에, 저는 이 기능을 활용하여 모든 업무 관련 목록을 보거나, 시간 범위를 기준으로 모든 "구상 단계" 목록을 다양한 분야에서 확인할 수 있습니다. 여기에는 앞으로 몇 년 안에 읽고 싶은 책이나 배우고 싶은 것들이 포함될 수 있습니다

구글 키프의 또 다른 유용한 기능은 가족 구성원들과 할 일 목록을 공유할 수 있다는 점입니다. 저희 가족은 "장보기 목록"을 공유하며, 어떤 품목이 다 떨어지려고 할 때, 예를 들어 마지막 계란, 마지막 우유, 마지막 버터 등을 사용한 사람이 해당 품목을 목록에 추가합니다. 그런 다음, 저희 중 누군가가 장을 보러 갈 때, 대부분의 품목이 이미 목록에 있기 때문에, 가족에게 간단한 WhatsApp 메시지를 보내 마지막으로 추가해야 할 품목이 있는지 확인하고, 가게에서 쇼핑하면서 품목을 장바구니에 담을 때마다 목록에서 해당 품목을 바로 확인할 수 있습니다. 더욱 중요한 점은, 두 사람이 동시에 가게에 가서 목록을 보면서 쇼핑을 할 수 있으며, 서로가 목록에서 어떤 품목을 확인했는지 실시간으로 확인할 수 있다는 것입니다. 이는 오랜 문제점을 해결하는 현대적인 방법입니다.

구글 드라이브

저는 참고 자료는 물론 프로젝트 계획서까지 모두 제 컴퓨터 내부의 폴더에 저장하기로 결정했습니다 구글 드라이브. 물론, 드롭박스나 다른 클라우드 기반 저장 시스템을 같은 목적으로 사용할 수 있습니다. 저는 시스템을 사용하기 쉽도록, 그리고 필요한 파일을 빠르게 접근할 수 있도록 디렉토리 구조를 설계하는 데 상당한 시간을 투자했습니다. 데스크톱과 노트북에서 구글 드라이브를 사용함으로써, 여러 기기 간에 파일을 쉽게 동기화할 수 있으며, 스마트폰 앱을 통해 이동 중에도 모든 파일에 접근할 수 있습니다. 여기에는 모든 여행 계획, 항공권, 중요한 문서의 스캔본, 그리고 위에서 언급한 GTD 프로세스를 통해 생성된 모든 자료가 포함됩니다. 이러한 자료들은 참고 자료로 활용하거나, 향후 활용을 위해 보관됩니다. 이렇게 모든 파일을 언제든지, 어떤 기기에서든 사용할 수 있다는 점이 매우 편리합니다.

달력

저는 모든 일정 관리를 위해 구글 캘린더를 사용합니다. 그들의 새로운 앱(iOS와 Android 모두에서 사용 가능)은 디자인이 정말 뛰어나고 아름답습니다. 웹 브라우저 버전은 디자인이 다소 구식이지만, 여전히 기본적인 기능은 잘 작동합니다. 저는 가족 구성원들과 일정을 쉽게 공유할 수 있어서, 서로의 약속을 확인하고 충돌을 피할 수 있습니다.

받은 편지함

이 모든 것을 종합적으로 설명하자면, 만약 귀하께서 이 서비스를 이용하기로 결정하신 후, 이메일 시스템으로 Gmail을 사용하고 계시다면, 다음과 같은 점을 고려해 주시기 바랍니다 구글 인박스 (Google Inbox), 이제 인박스에서 바로 알림을 추가하거나, 받은 편지함에 있는 이메일을 나중에 처리하도록 연기할 수 있습니다. 이를 통해 업무 흐름을 통합하여 관리하기 쉽도록 만들 수 있습니다.

소셜 미디어(및 기타 주의를 분산시키는 요소)

이제 여러분의 업무 및 개인 프로젝트 및 작업을 정리하고 관리하는 방법, 그리고 이메일함을 관리하는 방법에 대해 논의했지만, 아직 마지막으로 해결해야 할 과제가 하나 남아 있습니다. 바로 트위터, 페이스북, 뉴스 알림, 또는 스마트폰에 설치한 최신 소셜 미디어 앱 등, 24시간 끊임없이 쏟아지는 새로운 정보에 어떻게 대처할 것인가 하는 문제입니다. 우리는 확실히 주의가 산만해지기 쉬운 시대에 살고 있으며, 우리의 뇌는 끊임없이 새로운 정보와 긍정적인 사회적 반응을 갈망합니다 좋아하다 그리고 모든 것에서 리트윗하다. 사실, 최근 몇 년 동안 우리는 이미 다음과 같은 현상을 목격했습니다 소셜 미디어의 중독성에 대한 과학 논문들이 발표되고 있습니다 그리고 이것이 어떻게 물질 남용과 연관될 수 있는지.

우리가 우리 뇌가 실제로 어떻게 작동하는지 이해하고 받아들일 때, 즐깁니다 새로운 정보가 도착하고 유입되는 현상, 그리고 마치 파블로프의 개처럼, 우리 휴대폰에서 울리는 모든 소리, 스마트워치의 모든 진동, 그리고 화면에 나타나는 모든 알림 창이 우리의 주의를 끌고 있습니다 즉각적으로 반사 작용을 일으키고, 다른 모든 것보다 우선적으로 작동합니다 현재 우리가 하고 있거나, 해야 하는 일들에 관계없이, 이러한 알림들을 효과적으로 관리하고 활용함으로써 우리는 시간을 더욱 효율적으로 관리할 수 있습니다.

제가 개인적으로 추천하는 내용은 다음과 같습니다

일상생활에서 뉴스 읽기, 소셜 미디어 확인, 그리고 단순히 "인터넷 서핑"을 위한 시간을 명확하게 정해두세요. 과거에 사람들이 아침 식사 중에, 출근 지하철에서, 또는 점심 식사 중에 신문을 읽던 것처럼, 여러분도 특정 시간을 정해두어 뇌가 새로운 정보를 흡수하는 즐거움을 누릴 수 있습니다. 저는 보통 아침과 점심 식사 시간에 각각 30분씩, 그리고 저녁 식사 후에 시간을 내어 뉴욕 타임스, 월스트리트 저널과 같은 온라인 구독 서비스를 이용하고, 친구들이 소셜 미디어에서 추천해준 다른 출판물이나 블로그의 기사 2-3개를 더 읽습니다.
모든 알림을 끄세요 스마트폰의 소셜 미디어 앱을 사용하지 않도록 설정하고, 소셜 미디어에서 오는 모든 이메일 알림을 끄세요. 트윗에 언급되었거나 페이스북 게시물이 공유되었을 때, 휴대폰이나 스마트워치가 알려줄 필요가 없습니다. 특정 시간을 정해두고 소셜 미디어를 확인하는 경우, 그 외의 시간에는 이러한 방해 요소들이 업무 흐름을 방해하지 않도록 해야 합니다. 더 나아가, 어떤 알림을 허용할지 정확하게 결정하는 것이 좋습니다 어떤 앱: 정말로 스포츠 경기 결과, 날씨, 사진 편집, 또는 생산성을 방해할 수 있는 단순한 게임에 대한 알림이 필요한가요? 제 경우에는, 개인 이메일 앱인 "Inbox", 업무 이메일 앱인 "MailWise", 구글 캘린더, 그리고 가족 간의 메시지 앱으로 사용하는 "WhatsApp"에서만 알림을 허용합니다. 그리고 기억하세요: 다른 앱에서 오는 알림에 대해 서로 다른 벨소리를 설정할 수 있습니다. 따라서 휴대폰에서 나는 소리를 통해 문자 메시지인지, 개인 이메일인지, 아니면 캘린더 알림인지 구별할 수 있습니다. 이를 활용하여 효율적으로 관리하세요.
아침과 점심 식사 시간 동안 뉴스나 소셜 미디어를 확인하는 것만으로는 충분하지 않다고 느끼고, 더 자주 확인해야 한다고 생각하신다면, 오전 중에 10분 정도의 커피 브레이크 시간을 추가하여, 부엌으로 가는 길에 잠시 페이스북과 트위터를 확인하는 것도 괜찮습니다. 하지만 저는 그 시간을 사무실 동료들과의 실제적인 소통에 사용하는 것이 더 좋다고 생각합니다. 일반적으로 그런 활동이 훨씬 생산적이며, 건강한 직장 문화를 유지하는 데 더 도움이 됩니다.
마지막으로, 이메일 받은 편지함을 얼마나 자주 확인해야 하는지에 대해 이야기해 보겠습니다. 이는 매우 개인적인 결정이며, 주로 직무, 회사 문화, 그리고 일상 업무에서 이메일이 얼마나 긴급한지에 따라 달라집니다. "인박스 제로" 전략을 채택하고 받은 편지함을 체계적으로 관리하게 되면, 새로운 이메일이 도착하고 처리되는 데 걸리는 시간은 기본적으로 2분 이내일 것입니다 (위에 언급된 GTD 프로세스 관련 내용을 참고하십시오). 그 이후에는 해당 이메일이 처리 완료 (2분 이내로 처리 가능한 경우), 위임, 보류, 보관, 삭제되거나, 또는 할 일 목록 중 하나에 다음 작업으로 추가됩니다. 따라서 이제 중요한 질문은 다음과 같습니다. 이러한 2분 정도의 방해는 실제 업무에 얼마나 큰 방해가 될까요? 만약 중요한 프로그래밍 작업, 연구 논문 작성, 복잡한 분석 작업 등 집중력이 필요한 업무를 하고 있다면, 조용하게 집중할 수 있는 환경을 마련하고, 데스크톱 이메일 클라이언트를 종료하고, 휴대폰을 잠시 끄거나, 사무실 문에 "방해 금지" 표지판을 걸어두세요. 방해 없이 집중하면 최고의 성과를 낼 수 있습니다. 반면, 상대적으로 단순한 업무를 할 때는 이러한 방해를 허용하는 것이 괜찮습니다. 현재 수행하는 작업의 성격에 따라, 어떤 수준의 방해를 허용할지, 그리고 언제까지 허용할지 현명하게 판단하세요.

요약하자면

요약하자면, 저는 인박스 제로(Inbox Zero)와 GTD(Getting Things Done)라는 두 가지 방법론을 구글 킵(Google Keep)과 다른 클라우드 도구들을 함께 활용하여 효과적으로 적용할 수 있다는 것을 알게 되었습니다. 이러한 조합은 업무 효율성을 높여줄 뿐만 아니라, 직업적인 삶과 개인적인 삶, 그리고 목표에 대해 더 많은 통제력을 느끼도록 도와줍니다. 또한, 스마트폰에서 알림을 받을 수 있는 앱을 신중하게 선택함으로써, 불필요한 방해 요소를 줄이면서도, 커피나 점심 시간을 이용하여 뉴스 기사를 읽거나 소셜 미디어를 통해 소통하는 즐거움을 누릴 수 있습니다.