Come rimanere produttivi nell'era delle distrazioni: il segreto per portare a termine i propri compiti

Se vivete nel XXI secolo e non vi nascondete sotto una roccia o in una grotta, probabilmente soffrite di una forma di sovraccarico informativo e vi sentite sopraffatti dalla quantità di cose che dovete fare in ogni momento. Nuove informazioni vi raggiungono costantemente sotto forma di Twitter, Facebook, WhatsApp, messaggi di testo, o la più recente applicazione di social media installata sul vostro smartphone, oltre ai tradizionali mezzi come la radio, la televisione, i giornali e le riviste, nelle loro versioni classiche o digitali, senza contare le email di lavoro o di scuola, le email personali da amici e familiari, e tutti gli impegni sociali legati a club, associazioni di beneficenza e organizzazioni della comunità locale.

Quindi, come si riesce effettivamente a mantenere la produttività e a gestire questo flusso costante di informazioni senza impazzire? Come si riesce a portare a termine i propri compiti, a raggiungere i propri obiettivi e a raggiungere la vetta, nonostante le continue difficoltà?

Fin dall'inizio della mia carriera nel settore del software, sono stato affascinato dalla questione di come gestire la mia produttività, e ricordo ancora con affetto gli anni alla fine degli anni '80, quando portavo sempre con me un Time Manager della TMI per aiutarmi a rimanere concentrato, organizzato e a portare a termine i miei compiti. Questo piccolo raccoglitore, con il suo calendario, le liste di contatti, gli obiettivi e il rubrica, era sicuramente uno strumento molto utile per aumentare la produttività a quei tempi. Tuttavia, fin dagli inizi degli anni '90, abbiamo avuto a disposizione software e dispositivi portatili per la gestione del calendario, dei contatti e delle liste di cose da fare (ad esempio, Lotus Notes, Outlook, Palm, e da allora ho iniziato a utilizzare strumenti di produttività elettronici (con mia sorpresa, questi raccoglitori "Time Manager" sembrano ancora in circolazione oggi – vedete questo video del 2013).

Tuttavia, anche con la vasta gamma di strumenti di produttività a nostra disposizione oggi, molte persone si sentono ancora sopraffatte e incapaci di gestire la situazione. Abbiamo questi strumenti, inclusa la posta elettronica per migliorare le comunicazioni, da oltre 30 anni, eppure molti di noi faticano ancora a essere produttivi e a gestire in modo efficiente i flussi di informazioni. Quindi, la soluzione non può essere trovata solo in quale strumenti da utilizzare, ma, cosa ancora più importante, nella metodologia di come Utilizziamo quegli strumenti a nostro vantaggio.

Email

L'email è probabilmente lo strumento di comunicazione più utilizzato al mondo oggi, ma è anche probabilmente quello più utilizzato in modo improprio e una fonte costante di frustrazione per molte persone. Ho utilizzato l'email fin dai primi giorni di Arpanet, Bitnet e di varie BBS, e nel corso di tutti questi anni ho accumulato alcune buone pratiche che ho adottato nel tempo e che sono felice di condividere qui:

La modifica più importante al vostro comportamento che dovreste adottare immediatamente è quella di non considerare la vostra casella di posta come una lista di cose da fare. Parleremo delle liste di cose da fare e della chiara necessità di separare l'elaborazione della casella di posta dalle liste di cose da fare più avanti in questo articolo, ma, per quanto riguarda la gestione delle email, voglio sottolineare quanto vi sentirete più liberi non appena adotterete una metodologia che garantisca che la vostra casella di posta sia vuota alla fine di ogni giorno, o almeno alla fine di ogni settimana. Questo concetto, comunemente chiamato "Inbox Zero", è stato promosso con forza dal giornalista e guru della produttività Merlin Mann di 43 Folders a partire dal 2007. Vi consiglio di dedicare un'ora della vostra giornata e di guardare l'eccellente presentazione di Merlin a Google nel luglio 2007. Le slide della presentazione sono disponibili anche su SlideShare.
Man mano che adottate un approccio più orientato ai processi nella gestione delle vostre email, vi consiglio vivamente di iniziare a considerare le email più come un servizio di messaggistica breve (come gli SMS o WhatsApp) e meno come un mezzo per scrivere saggi elaborati. Oggi, praticamente tutti nel mondo sono sommersi da email e altre informazioni, e l'attenzione media del destinatario è probabilmente di soli 10 secondi, forse anche 20-30 secondi, ma non molto di più. È molto probabile che le persone leggano le vostre email su un dispositivo mobile, quindi è fondamentale mantenere i messaggi brevi, concisi e diretti. Cercate di limitare tutti i vostri messaggi email a un massimo di cinque frasi.
Una conseguenza di questo principio è che è necessario utilizzare la funzione "Copia carbone" (CC) con parsimonia e precisione. È importante assicurarsi che il messaggio raggiunga solo le persone che effettivamente devono leggerlo. Se ricevete un messaggio con una lunga lista di destinatari in CC, fate molta attenzione a valutare se è davvero necessario premere il pulsante "Rispondi a tutti". È necessario che tutte quelle persone ricevano la vostra risposta, o solo il mittente?
È altrettanto importante utilizzare software di filtraggio antispam rigorosi ed efficaci per garantire che la vostra casella di posta riceva solo email da persone reali da cui desiderate ricevere messaggi (o newsletter da aziende di cui effettivamente volete essere informati). La scelta degli strumenti potrebbe essere limitata dal provider di posta elettronica che utilizzate, ma vi consiglio di valutare una suite software di sicurezza commerciale per più dispositivi, come BitDefender, che include strumenti di filtraggio antispam, oltre agli abituali strumenti antivirus e firewall personali, e che protegge i vostri PC, laptop, tablet e smartphone. Inoltre, vi consiglio di contrassegnare ogni messaggio indesiderato come spam nel vostro software di posta elettronica, in modo da bloccare efficacemente il mittente. Annullate l'iscrizione a tutte le email promozionali, come quelle relative alle ultime scarpe di Zappos o alle ultime decorazioni di Halloween di iParty. Le email indesiderate sono una vera perdita di tempo e potete eliminarle completamente annullando sistematicamente l'iscrizione o contrassegnandole come spam. Disattivate tutte le notifiche email dei social media. Non avete bisogno di messaggi da Facebook, Twitter e altri siti di social media che intasano la vostra casella di posta. Questi siti richiedono già abbastanza della vostra attenzione e del vostro tempo attraverso le rispettive applicazioni.
Alcuni moderni client di posta elettronica offrono funzionalità eccellenti per organizzare le email in arrivo in schede, conversazioni o gruppi separati, il che può rendere la gestione della posta più efficiente, poiché consente di concentrarsi su diversi tipi di email contemporaneamente. Inoltre, separare le email di lavoro da quelle personali utilizzando due indirizzi email distinti può aumentare notevolmente la produttività. Per la mia email di lavoro utilizzo Outlook 2016, mentre per la mia email personale utilizzo Google Inbox. Entrambi offrono funzionalità eccellenti che mi permettono di ottimizzare il mio flusso di lavoro. Sul mio smartphone Android, utilizzo anche l'app Google Inbox per la mia email personale, ma per la mia email di lavoro preferisco utilizzare l'app MailWise rispetto sia al client di posta elettronica nativo di Android che all'app Outlook. Ancora una volta, mantenere separate le email personali e quelle di lavoro è fondamentale.
Se desiderate informare i destinatari delle vostre email sulle nuove politiche che state adottando, potreste creare una pagina sul vostro sito web personale o sul vostro blog che spieghi tali politiche, e poi potete fare riferimento a quella pagina automaticamente nel piè di pagina delle vostre email, all'interno della vostra firma predefinita. Nel mio caso, quella pagina è: alexander.falk.us/personalemailpolicy

Comunicazioni per aumentare la produttività

Per messaggi brevi e urgenti da inviare ai membri del vostro team, agli amici e alla famiglia, l'email è stata sicuramente sostituita dai vari servizi di messaggistica disponibili oggi. Dai messaggi di testo sul telefono ai servizi di messaggistica istantanea (IM), agli iMessage su iOS, a WhatsApp e a Facebook Messenger, ci sono molte opzioni tra cui scegliere. Forse il consiglio più importante per mantenere la calma è quello di standardizzare l'utilizzo di un solo prodotto con il vostro team, i vostri amici e la vostra famiglia. Se dovete continuamente passare da un prodotto all'altro, vi perderete facilmente. Nella mia esperienza, sono riuscito a far utilizzare a tutta la mia famiglia WhatsApp, e questo ha funzionato piuttosto bene. E in ufficio utilizziamo Skype for Business. Cercate di capire se potete standardizzare. Se tutta la vostra famiglia utilizza dispositivi iOS, l'utilizzo di iMessage e FaceTime potrebbe essere una buona soluzione per voi. Se avete utenti che utilizzano sia dispositivi Android che iOS, potreste preferire un prodotto come WhatsApp o Skype, che sono disponibili su entrambe le piattaforme.

Liste di cose da fare

L'importanza di mantenere le cose organizzate attraverso elenchi di cose da fare è stata ampiamente riconosciuta da esperti di produttività negli ultimi anni. Tuttavia, la maggior parte degli elenchi di cose da fare che utilizziamo sono inadatti a portare a termine effettivamente i compiti, perché contengono una combinazione di obiettivi a lungo termine, azioni immediate e idee vaghe che richiedono ulteriori chiarimenti. In realtà, gli elenchi di cose da fare, se non accompagnati da un processo e una metodologia ben definiti su come strutturarli e utilizzarli, non saranno molto efficaci. E, in realtà, molti di noi hanno costantemente troppe cose da fare che girano nella mente. Alcune cose che non abbiamo scritto ma che dobbiamo comunque fare ci distraggono dal raggiungere la massima produttività e aumentano il nostro livello di stress.

David Allen ha sempre sostenuto le sue Organizzare il lavoro (spesso abbreviato come GTD) fin dal 2002, quando ha pubblicato il suo libro intitolato ""Getting Things Done": l'arte di essere produttivi senza stress"(ora disponibile in una nuova edizione aggiornata del 2015)." Il metodo GTD (Getting Things Done) è composto da 5 fasi distinte: acquisizione, chiarimento, organizzazione, riflessione e azione. Queste fasi sono progettate per aiutarvi a gestire meglio gli obiettivi a lungo termine, a definire chiaramente i progetti e a stabilire le azioni successive per ciascun progetto, creando un sistema ben definito, facile da implementare e da seguire. Se desiderate farvi un'idea iniziale del sistema di David Allen, vi consiglio di guardare la sua presentazione TEDx del 2012 e posso anche raccomandare vivamente l'acquisto e la lettura del libro sul metodo GTD. A scopo di questa discussione, mi limiterò a riassumere quanto segue cinque passaggi:

Raccolta — il primo passo consiste nel dedicare qualche ora per annotare tutto. Raccogliete tutti i pensieri, tutte le cose da fare, tutti gli obiettivi, tutti i progetti, tutte le pile di lettere, i post-it, le email, i piani a lungo termine, tutto ciò che ingombra la vostra scrivania, il vostro ufficio domestico e la vostra mente. In questa fase, è importante solo raccogliere tutte le informazioni, svuotando completamente la mente, senza cercare di organizzarle. David Allen suggerisce di utilizzare dei bigliettini su cui annotare, da poi inserire in una "bacinella" sulla scrivania, ma io preferisco raccogliere tutto elettronicamente, quindi questa fase si è tradotta in una lunghissima lista non ordinata di punti elenco in un documento Word. In sostanza, in questa fase, state creando la "casella di posta" del vostro flusso di lavoro per la produttività.
Chiarire — questa è probabilmente la fase più importante del processo (e quella a cui dovrete abituarvi per avere successo con questo approccio). Per ogni elemento nella vostra nuova casella di posta relativa al flusso di lavoro, dovrete ora chiarire se si tratta di un elemento su cui è necessario agire o meno. Se non richiede alcuna azione, avete tre opzioni: eliminarlo, archiviarlo come materiale di riferimento o "metterlo in incubazione" per future ispirazioni che potrebbero portare a un'azione in futuro. Se richiede un'azione, la domanda successiva è: si tratta di una singola azione o fa parte di un progetto più ampio? Se fa parte di un progetto, definite l'obiettivo di quel progetto e organizzatelo come un piano di progetto. Se si tratta di una singola azione, avete nuovamente tre opzioni: se richiede meno di due minuti, fatelo subito; se non siete la persona giusta per farlo, delegate l'attività; e, infine, se richiede più di due minuti e dovete farlo, rimandatelo a un momento successivo, o inserendolo nel vostro calendario se deve essere fatto in una data specifica, oppure aggiungendolo a una o più liste di "prossime azioni". Consultate il diagramma sottostante per una chiarificazione di questa fase...
Organizzare — per supportare la fase di chiarimento precedente, è fondamentale organizzare le varie liste di "prossime azioni", così come i piani del progetto, i materiali di riferimento e le liste di idee che necessitano di essere sviluppate. Il libro parla molto di cartelle e archivi cartacei, ma consiglio di utilizzare un sistema completamente digitale. È necessario un sistema per organizzare i file in modo gerarchico e un altro sistema per gestire più elenchi di attività che siano facilmente accessibili. Discuterò le mie scelte software nella sezione sugli strumenti cloud che segue.
Riflettere — per mantenere questo sistema funzionante, è importante prevedere momenti quotidiani e settimanali di riflessione: momenti in cui esaminerete le vostre liste, le aggiornerete, magari spostando elementi da una lista di progetti a una lista di azioni successive, e le manterrete aggiornate.
Agire — questa è la fase "dell'azione" della metodologia. Ora che avete a disposizione diverse liste di "prossime azioni" — alcune delle quali potrebbero essere specifiche per un determinato contesto, ad esempio "prossime azioni da svolgere in ufficio" o "prossime azioni da svolgere a casa" — potete semplicemente iniziare a lavorare su quelle azioni quando avete tempo e la capacità mentale necessaria, e lo farete con la certezza che quell'azione è quella giusta da compiere in quel momento.

Questi passaggi acquisiscono ancora più significato se li si considera nel contesto del diagramma del flusso di lavoro di elaborazione presente sul sito web di David:

A Una versione più avanzata di questo schema di flusso di lavoro è disponibile anche sul suo sito web. In entrambi i casi, vi consiglio di acquistare e leggere il suo libro, poiché posso offrirvi solo un'introduzione a questo metodo in pochi paragrafi, e se desiderate implementare questo sistema, non c'è alternativa migliore che consultare direttamente la fonte.

Una delle sorprese della versione del 2015 del libro sul metodo GTD è che non dedica molto spazio a quali strumenti software possono essere utilizzati per implementare un flusso di lavoro di questo tipo. Tuttavia, ritengo che questo aspetto sia assolutamente fondamentale, non solo per implementare tale metodologia inizialmente, ma anche per mantenerla nel tempo e utilizzarla con successo.

Strumenti basati su cloud

Dato che utilizzo frequentemente diversi dispositivi durante la mia giornata lavorativa – computer desktop, laptop, tablet e smartphone – è stato importante per me implementare questa metodologia utilizzando strumenti basati su cloud a cui potessi accedere facilmente da qualsiasi dispositivo. Dopo aver sperimentato diverse soluzioni, ho optato per una combinazione dei seguenti strumenti basati su cloud (che possono essere utilizzati sia tramite browser che tramite le rispettive app su smartphone e tablet). Tutti questi strumenti sono disponibili per gratuito con determinate limitazioni di capacità (ad esempio, Google Drive offre spazio gratuito fino a 15 GB, ma richiede un abbonamento per volumi maggiori). Personalmente, ho una grande quantità di dati da gestire, quindi ho optato per la soluzione Google Apps illimitati un abbonamento per la mia famiglia, che costa solo 10 dollari al mese per utente.

Conservare

Questo primo aspetto potrebbe sorprendere alcuni lettori. Invece di utilizzare un sistema tradizionale di gestione dei progetti o di organizzazione delle attività per gestire le mie liste di cose da fare, ho deciso di utilizzare Google Keep. Keep mi permette di creare liste di cose da fare che possono essere facilmente spuntate, note, memo vocali e promemoria, e mi consente di organizzare queste liste utilizzando etichette e colori, in modo da poter concentrarmi rapidamente solo sulle liste di cui ho bisogno in un determinato momento. Ad esempio, utilizzo tre etichette per separare gli elementi relativi al lavoro da quelli personali e dagli investimenti. Utilizzo anche le etichette per distinguere tra "Prossime azioni", "Progetti" e "Incubazione" (per obiettivi a più lungo termine). Quindi, una lista di cose da fare con le etichette "Personale" e "Prossime azioni" mi indicherà quali sono le mie prossime azioni per gli obiettivi personali che ho definito. E Google Keep rende molto semplice filtrare queste note e liste per etichetta, quindi posso utilizzare questo strumento in modo multidimensionale, sia per visualizzare tutte le mie liste relative al lavoro, sia per visualizzare, in base al periodo di tempo, tutte le mie liste di "Incubazione" in tutte le aree, che includono libri che intendo leggere o cose che voglio imparare nei prossimi anni

Un'altra funzionalità interessante di Google Keep è la possibilità di condividere liste di cose da fare con i membri della famiglia. Così, abbiamo una "lista della spesa" condivisa e, ogni volta che finisce qualcosa, la persona che usa l'ultimo uovo, l'ultimo sorso di latte o l'ultimo pezzo di burro, semplicemente aggiunge quell'articolo alla lista. Quando uno di noi va a fare la spesa, di solito abbiamo già la maggior parte degli articoli sulla lista, e un rapido messaggio WhatsApp alla famiglia può chiedere alle persone di aggiungere eventuali cose da aggiungere all'ultimo minuto. Mentre giriamo per il negozio, possiamo facilmente spuntare gli articoli man mano che li mettiamo nel carrello. Ancora più importante, due persone possono essere nel negozio contemporaneamente e lavorare sulla lista, vedendo in tempo reale cosa l'altra persona ha già spuntato. Un modo high-tech per risolvere un problema antico.

Google Drive

Per tutti i miei materiali di riferimento, così come per i piani di progetto, ho deciso di archiviarli in cartelle all'interno del mio Google Drive. Ovviamente, potete utilizzare Dropbox o qualsiasi altro sistema di archiviazione basato su cloud per lo stesso scopo. Ho dedicato molto tempo a progettare una struttura di directory che rendesse il sistema facile da usare e mi permettesse di accedere rapidamente a qualsiasi file di cui avessi bisogno. Utilizzando Google Drive sul mio computer desktop e portatile, posso sincronizzare facilmente i miei file tra più dispositivi, e l'app sul mio smartphone mi permette di accedere a tutti questi file anche quando sono in viaggio. Questo include tutti i miei piani di viaggio, i biglietti aerei, le copie scansionate di documenti importanti e qualsiasi cosa derivante dal processo GTD (Getting Things Done) per essere archiviata come materiale di riferimento o per un utilizzo futuro. È davvero comodo avere tutti quei file disponibili in qualsiasi momento e su qualsiasi dispositivo.

Calendario

Per tutti i miei dati del calendario, utilizzo Google Calendar. La loro nuova app (disponibile sia per iOS che per Android) è davvero ben progettata e esteticamente piacevole, e sebbene la versione accessibile tramite browser sia un po' datata nell'aspetto, continua a funzionare bene. Posso facilmente condividere gli eventi del calendario con i membri della mia famiglia, in modo che possiamo vedere gli appuntamenti reciproci ed evitare così eventuali conflitti.

Posta in arrivo

Per integrare tutte queste funzionalità, se utilizzate Gmail come sistema di posta elettronica, una volta che avete scelto di utilizzare Google Inbox, potete ora aggiungere promemoria direttamente da Inbox, oppure posticipare le email nella vostra casella di posta a una data successiva per una gestione futura. Questo vi permette di creare un flusso di lavoro integrato, facile da gestire.

Ora che abbiamo discusso dei processi e degli strumenti per organizzare i vostri progetti e le vostre attività, sia professionali che personali, nonché per gestire la vostra casella di posta, dobbiamo ancora affrontare un'ultima sfida: come gestire il flusso costante di nuove informazioni che vi raggiunge 24 ore su 24, sotto forma di Twitter, Facebook, notifiche di notizie o l'ultima applicazione di social media che avete installato sul vostro smartphone. Viviamo sicuramente in un'epoca di distrazioni, e il nostro cervello è letteralmente alla ricerca di ogni nuova informazione e di ogni feedback positivo che riceviamo come e da ogni retwittare. In realtà, negli ultimi anni abbiamo già assistito a articoli scientifici che trattano delle proprietà addictive dei social media e come questo possa essere collegato all'abuso di sostanze.

Una volta che comprendiamo e accettiamo che il nostro cervello gode l'arrivo e l'afflusso di nuove informazioni, e che – proprio come il cane di Pavlov – ogni nuovo segnale acustico del nostro telefono, ogni vibrazione del nostro smartwatch, ogni finestra di notifica che appare sui nostri schermi scatenerà immediatamente un riflesso e avrà la precedenza Indipendentemente da ciò che stiamo facendo (o dovremmo fare), possiamo gestire meglio il nostro tempo controllando e indirizzando in modo efficace queste notifiche.

I miei consigli personali sono i seguenti:

Dedicate momenti ben definiti nella vostra routine quotidiana per leggere le notizie, controllare i social media e semplicemente "navigare sul web". Proprio come le persone del "vecchio mondo" erano solite leggere il giornale a colazione, durante il tragitto in metropolitana per andare al lavoro o a pranzo, anche voi potete trovare quei momenti specifici in cui concedete al vostro cervello il piacere di assimilare nuove informazioni. Di solito, dedico mezz'ora a colazione e mezz'ora a pranzo, e magari un'altra mezz'ora dopo cena, durante le quali leggo le mie abbonamenti online al New York Times, al Wall Street Journal, e magari 2-3 articoli aggiuntivi in altre pubblicazioni o su blog che potrebbero essere stati consigliati dai miei amici sui social media.
Disattivate tutte le notifiche delle app di social media sul vostro telefono e disattivate anche tutte le notifiche email provenienti dai social media. Non avete bisogno del vostro telefono o dello smartwatch per sapere quando siete stati menzionati in un tweet o quando un vostro post su Facebook è stato condiviso. Se dedicate momenti specifici durante la giornata per controllare i social media, allora, per definizione, durante tutti gli altri momenti non dovreste permettere a queste distrazioni di interrompere il vostro lavoro. Idealmente, fate un passo avanti e decidete precisamente quali notifiche consentire da qualsiasi app: avete davvero bisogno di vedere notifiche sui risultati sportivi, sulle previsioni del tempo, sulle modifiche alle foto o su giochi inutili che potrebbero potenzialmente interrompere la vostra produttività? Nel mio caso, permetto solo le notifiche da quattro app: Inbox (per le email personali), MailWise (per le email di lavoro), Google Calendar e WhatsApp, che utilizzo come app di messaggistica principale per la mia famiglia. E ricordate: potete anche impostare suonerie diverse per le notifiche provenienti da app diverse, quindi il suono che emette il vostro telefono può dirvi se si tratta di un messaggio di testo, di un'email personale o di un promemoria del calendario: sfruttate questa funzionalità a vostro vantaggio.
Se controllare le notizie e i social media solo durante la colazione e il pranzo vi sembra troppo limitante e pensate di doverlo fare più spesso, allora, per favore, aggiungete una pausa caffè di 10 minuti alla vostra routine mattutina, durante la quale potete dare un'occhiata veloce a Facebook e Twitter mentre vi dirigete verso la cucina. Tuttavia, preferirei utilizzare quel tempo per interagire con i vostri colleghi in ufficio. Questo è solitamente molto più produttivo e contribuisce a mantenere un ambiente di lavoro sano.
Infine, ma non meno importante, parliamo di quanto spesso dovete controllare la vostra casella di posta elettronica: questa è una decisione molto personale e dipende in gran parte dal vostro lavoro, dalla cultura aziendale e da quanto spesso le email che ricevete richiedono un'azione immediata nel vostro lavoro quotidiano. Una volta adottata una strategia "Inbox Zero" e gestita la casella di posta in modo molto strutturato, l'arrivo e l'elaborazione di una nuova email richiederanno, per definizione, sempre meno di due minuti (come discusso in precedenza nel contesto del processo GTD). In quel lasso di tempo, l'email sarà o completata (se richiede meno di due minuti per essere elaborata), delegata, rimandata, archiviata, eliminata o trasformata in un'azione successiva da inserire in una delle vostre liste. Quindi, la vera domanda è: quanta distrazione causa al vostro lavoro una breve interruzione di due minuti? Se state lavorando a un progetto importante, scrivendo un articolo di ricerca, eseguendo un'analisi complessa o avete bisogno di concentrarvi al massimo, allora concedetevi lo spazio e la tranquillità necessari, chiudete il client di posta elettronica sul vostro computer, silenziate il telefono per un'ora o due e mettete un cartello "non disturbare" sulla porta del vostro ufficio. Probabilmente potrete svolgere il vostro lavoro al meglio se evitate qualsiasi interruzione. Se, invece, dovete svolgere un compito più semplice, allora è accettabile consentire tali interruzioni. Usate il vostro buon senso per decidere quale livello di interruzione consentire in base al compito che state svolgendo e al momento in cui lo state svolgendo.

In sintesi

In sintesi, ho constatato che posso implementare sia Zero messaggi in arrivo e GTD (Get Things Done) metodologie efficaci, utilizzando una combinazione di Google Keep e altri strumenti basati su cloud che mi rendono più produttivo e mi permettono di sentirmi più padrone sia della mia vita professionale che personale e dei miei obiettivi. Inoltre, scegliendo con cura quali applicazioni possono inviare notifiche sul mio smartphone, posso controllare l'eccesso di distrazioni, pur potendo comunque usufruire dei vantaggi di leggere le notizie e di rimanere connesso tramite i social media durante le pause caffè o pranzo.