集中力を維持し、生産性を高める方法：物事をやり遂げるための秘訣

もしあなたが21世紀に生きており、文字通り岩の下に隠れていたり、洞窟で暮らしているわけではないのであれば、おそらくあなたは情報過多の状態に陥っており、常に抱えるべきタスクの多さに圧倒されていることでしょう。Twitter、Facebook、WhatsApp、テキストメッセージ、スマートフォンにインストールした最新のソーシャルメディアアプリなど、新しい情報が常にあなたに降りかかってきます。それに加えて、昔ながらのラジオ、テレビ、新聞、雑誌（従来版またはデジタル版）も、仕事や学校からのメール、友人や家族からの個人的なメール、そしてクラブ、慈善団体、地域コミュニティ団体からの様々な社会的義務も加わります。

では、どのようにすれば、この大量の情報に圧倒されることなく、生産性を維持し、精神的に疲弊することなく、日々の業務をこなしていくことができるのでしょうか？常に困難な状況に直面しながら、どのように目標を達成し、成功へとたどり着くことができるのでしょうか？

ソフトウェア業界でのキャリアをスタートして以来、自身の生産性をどのように向上させるかという問題に常に興味を持ってきました。そして、80年代後半に、私はいつも TMIタイムマネージャー私がお仕事に集中し、整理整頓を保ち、タスクを効率的にこなせるようにするために。この小さなバインダーには、カレンダー、キーリスト、目標設定、アドレス帳などが含まれており、かつては非常に優れた生産性向上ツールでした。しかし、90年代初頭から、カレンダー、連絡先、タスク管理のためのソフトウェアや携帯端末が登場し、その役割を徐々に代替していきました。（例：）ロータスノートス, 見通し, 手のひら), 私は、業務効率化のための電子ツールを使い始めました（驚くことに、これらのタイムマネージャーのバインダーは今でも販売されているようです - 詳細は[リンク]をご覧ください）こちらの動画は2013年ものです).

しかし、現代において、私たちが利用できる生産性向上ツールは非常に多くなっていますが、それでも多くの人々は圧倒され、コントロールを失っていると感じています。メールを含むこれらのツールは、30年以上も前から存在しているにもかかわらず、私たちは今でも、どのようにして効率的に生産性を高め、情報の流れを管理すればよいのかという問題に苦しんでいます。したがって、その解決策は、単にどれ使用するツールも重要ですが、それ以上に重要なのは、その手法そのものです どのように 私たちは、それらのツールを最大限に活用しています。

メール

現在、世界中で最も広く利用されているコミュニケーションツールはメールですが、同時に最も誤用され、多くの人々にとって常にストレスの源となっているツールでもあります。私は、Arpanet、Bitnet、そして様々なBBSの黎明期からメールを利用しており、長年の経験から得られた、私が実践してきたベストプラクティスをいくつかご紹介します

今すぐ取り組むべき、最も重要な行動変容は次のとおりです いいえ 受信トレイをタスクリストとして扱うことを考えてみてください。タスクリストと受信トレイの処理を分離することの重要性については、このブログ記事の後半で詳しく説明しますが、メール管理について議論するにあたり、受信トレイが常に整理されている状態を維持する手法を取り入れることで、どれほど気持ちが楽になるかを強調しておきたいと思います空の毎日、または少なくとも毎週の終わりに、この概念を「...」と一般的に呼びます__インボックス・ゼロ__「～」という考え方は、ジャーナリストであり、生産性に関する専門家である〇〇によって積極的に提唱されましたマーリン・マン of 43個のフォルダ 2007年から開始されたものです。ぜひ、今、お忙しい中ですが、1時間ほど時間を取ってご覧ください 2007年7月にGoogleで行われた、マーリン氏による素晴らしい講演. 講演で使用するスライドは、以下の通りです SlideShareで見つかった情報, それも。
メールを扱う際に、よりプロセス重視の視点を取り入れることをお勧めします。また、メールを詳細な文章を書くための媒体としてではなく、短いメッセージサービス（例えば、テキストメッセージ、SMS、またはWhatsAppのようなもの）として扱うことを強く推奨します。現代において、世界中の人々がメールやその他の情報に溢れかえっており、受信者の注意持続時間はせいぜい10秒、場合によっては20～30秒程度です。それ以上は難しいでしょう。多くの人がモバイルデバイスでメールを読むため、メッセージを短く、簡潔に、そして要点を絞って伝えることが非常に重要です。すべてのメールを、できる限り短く保つように心がけてください五つの文またはそれ以下。
その考え方から導き出されるのは、CC機能を必要以上に、そして正確に使用すべきだということです。あなたのメッセージが、本当に読む必要がある人にのみ届くように注意してください。もし、長いCCリストが付いたメッセージが送られてきた場合、本当に「全員に返信」ボタンを押す必要があるのか、慎重に検討してください。あなたの返信を、本当に全員が聞く必要があるのか、それとも送信者だけが聞けば良いのかを判断しましょう。
非常に重要なのは、厳格で強力な迷惑メールフィルターソフトウェアを使用することです。これにより、受信トレイには、本当にメッセージを受け取りたい人物からのメール（または、実際に情報を得たい企業からのニュースレター）のみが届くようにすることができます。使用するメールプロバイダーによっては、利用できるツールが限られるかもしれませんが、BitDefenderのような、通常のウイルス対策ソフトやパーソナルファイアウォールに加えて、迷惑メールフィルター機能も搭載している商用セキュリティソフトウェアスイートを検討することをお勧めします。これにより、パソコン、ノートパソコン、タブレット、スマートフォンを保護することができます。

さらに、不要なメッセージをすべて、メールソフト上で「迷惑メール」として積極的にマークすることをお勧めします。これにより、送信者を効果的にブラックリストに登録できます。

また、Zapposからの最新の靴のメールや、iPartyからのハロウィーン関連商品のメールなど、すべてのショッピングメールの購読を解除してください。不要なメールは、時間の大敵です。系統的に購読を解除するか、迷惑メールとしてマークすることで、これらすべてを排除できます。

さらに、Facebook、Twitter、その他のソーシャルメディアサイトからのメール通知をすべてオフにしてください。これらのサイトは、それぞれのアプリを通じて、すでにあなたの注意と時間を十分に奪っています。メールの受信トレイをこれ以上圧迫する必要はありません。

現代のメールクライアントの中には、受信メールを複数のタブ、スレッド、またはグループに整理するための優れた機能を提供しているものがあります。これにより、一度に異なる種類のメールに集中できるため、メール処理の効率が向上します。また、仕事用とプライベート用のメールアドレスをそれぞれ使用して、メールを区別することも、生産性を高める上で非常に有効です。私は仕事用のメールにはOutlook 2016、プライベート用のメールにはGoogle Inboxを使用しています。どちらも、私のワークフローを効率化するための優れた機能を提供しています。Androidスマートフォンでは、プライベートメールにGoogle Inboxアプリを使用していますが、仕事用のメールには、Androidに標準搭載されているメールクライアントやOutlookアプリよりも、MailWiseアプリの方が使いやすいと感じています。繰り返しになりますが、仕事用とプライベートのメールを区別することが重要です。
もし、新しいメールポリシーをメールの受信者に知らせたい場合は、ご自身のウェブサイトやブログに、これらのポリシーを説明するページを作成し、そのページへのリンクを、あらかじめ設定した署名の中に自動的に挿入することができます。私の場合は、そのページが以下のURLです：alexander.falk.us/personalemailpolicy

生産性向上のためのコミュニケーションツール

チームメンバー、友人、家族との短いメッセージや、緊急性の高い連絡には、現在ではメールの代わりに、様々なメッセージサービスが利用されるようになりました。携帯電話のテキストメッセージから、インスタントメッセージングサービス、iOSのiMessage、WhatsApp、Facebook Messengerなど、利用できるサービスはたくさんあります。最も重要なのは、チーム、友人、家族の中で、特定のサービスを一つに統一することです。もし常に5つの異なるサービスやツールを使い分ける必要があると、すぐに混乱してしまいます。私の場合は、家族全員を一つのサービスに移行させることができました WhatsApp そして、それは比較的うまくいっています。また、オフィスでは、それを使用しています Skype for Business (Skype for Businessは、ビジネス向けのSkypeサービスです。). もし可能であれば、利用するデバイスやサービスを統一することを検討してみてください。もしご家族全員がiOSデバイスを使用しているなら、iMessageやFaceTimeが便利かもしれません。しかし、AndroidとiOSの両方のデバイスを使用している人がいる場合は、WhatsAppやSkypeなど、両方のプラットフォームで利用できるサービスを利用することを検討すると良いでしょう。

やるべきことリスト

生産性に関する専門家たちが長年にわたり強調してきたように、やるべきことやタスクをリスト化して整理することの重要性は広く認識されています。しかし、私たちが普段利用しているToDoリストの多くは、実際に行動に移すのには適していません。なぜなら、それらは長期的な目標、短期的な具体的なタスク、そしてさらに具体化が必要な曖昧なアイデアが混在しているからです。実際、明確なプロセスや、それらをどのように構成し活用するかの方法論がなければ、ToDoリストだけでは効率的に物事を進めることは難しいでしょう。そして、現実には多くの人が常に頭の中にたくさんのToDoを抱えており、それを整理できていないため、記録されていないタスクが常に気を散らし、最適な生産性を妨げ、ストレスレベルを高めています。

デビッド・アレン彼はその考えを強く支持してきました仕事のやり方 (GTDと略されることが多い) メソッドは、2002年に彼が著書「...」を出版したのがきっかけです「タスク管理術：ストレスフリーな生産性を実現する方法」（現在、2015年版として改訂され、新版が発売されています）。彼のGTD（Getting Things Done）メソッドは、5つの段階——「収集」「明確化」「整理」「見直し」「実行」——で構成されており、長期的な目標、明確に定義されたプロジェクト、そしてそれぞれのプロジェクトに対する具体的な次のステップを把握し、実行しやすいシステムを構築することを目的としています。デビッド・アレン氏のシステムについて、まずその概要を知りたい場合は、2012年に彼が講演したTEDxの動画を視聴することをお勧めしますまた、彼の著書である「GTD（Getting Things Done）」を購入して読むことも、非常に良い方法です。今回の議論のために、彼のことを簡単にまとめます 5つのステップ:

情報収集 最初のステップは、数時間かけて、思いつく限りの情報を書き出すことです。考え、やるべきこと、目標、プロジェクト、未処理の手紙の山、付箋、メール、長期的な計画など、デスク、自宅のオフィス、そしてあなたの心の中に散らばっているあらゆるものを記録します。この段階では、情報を整理しようとせず、あくまでも脳内の情報をすべて書き出すことが重要です。デイビッド・アレンは、情報をカードに書き出し、それをデスクの「IN」ボックスに入れることを推奨していますが、私はすべてを電子的に記録することを好みます。そのため、このステップでは、非常に長い、整理されていない箇条書きのリストがWord文書に作成されました。要するに、このステップで構築しているのは、あなたの生産性ワークフローにおける「受信トレイ」のようなものです。
明確化：これはおそらくプロセスの中で最も重要なステップであり、このアプローチを成功させるためには、このステップに慣れる必要があります。新しいワークフローの受信トレイにある各項目について、それが実行可能な項目であるかどうかを明確にする必要があります。もし何らかのアクションを必要としない場合は、以下の3つの選択肢があります。まず、不要な項目は削除します。次に、参考資料として保管します。最後に、将来的に何らかのアクションにつながる可能性があるので、一時的に保留しておきます。もし実行可能な項目である場合、次の質問は「これは単独のアクションなのか、それともより大きなプロジェクトの一部なのか」となります。もしプロジェクトの一部である場合、そのプロジェクトの目標を定義し、プロジェクト計画として整理します。もし単独のアクションである場合、再び以下の3つの選択肢があります。もし2分以内に完了できる場合は、すぐに実行します。もし自分自身がその作業に適していない場合は、他の人に委任します。最後に、もし2分以上かかる作業で、自分自身が実行する必要がある場合は、将来のいつか実行するように延期します。具体的な期日がある場合は、カレンダーに登録し、そうでない場合は、「次のアクション」リストに追加します。この段階の詳細については、以下の図を参照してください。
整理：前述の明確化の段階をサポートするために、様々な「次のアクション」リスト、プロジェクト計画、参考資料、そしてアイデアを検討するためのリストなどを整理することは非常に重要です。この本では、紙ベースのファイルやフォルダについて詳しく説明されていますが、私はすべてをデジタルで行うことをお勧めします。ファイルを階層的に整理するためのシステムと、簡単にアクセスできる複数のタスクリストを管理するためのシステムが必要です。クラウドツールについては、後述のセクションで私のソフトウェアの選択について説明します。
見直し：このシステムを維持するためには、日次および週次の見直し期間を設けることが重要です。この期間には、リストを見直し、更新し、プロジェクトリストにある項目を次のアクションリストに移動させたり、常に最新の状態に保つようにしましょう。
実行：これは、この手法における「行動」の段階です。さまざまな「次の行動」リストが利用可能になっているはずです。中には、特定の状況に特化したものもあるかもしれません。例えば、「オフィスでやるべき次の行動」や「自宅でやるべき次の行動」などです。これらのリストの中から、時間と集中力があるときに、いつでも自由に作業を開始できます。そして、その行動がその時点で取るべき適切な行動であると確信を持って取り組むことができるでしょう。

これらの手順は、デビッドのウェブサイトにあるこの処理ワークフローの図と合わせて考えると、さらに理解が深まります

A 彼のウェブサイトでは、このワークフロー図のより高度なバージョンも公開されています. いずれの場合でも、彼の書籍を購入して読んでいただくことをお勧めします。なぜなら、私はこの方法についてほんの少ししか紹介できませんし、もしこのシステムを導入したいのであれば、直接その書籍を読むことが最も効果的です。

2015年版のGTD（Getting Things Done）の書籍で驚くべき点は、そのようなワークフローを実装するためにどのようなソフトウェアツールが利用できるかについて、あまり詳しく書かれていないことです。しかし、私は、そのような手法を最初から導入するだけでなく、それを長期間にわたって継続し、最大限に活用するためには、それが非常に重要な要素だと考えています。

クラウドツール

私は仕事中に、デスクトップパソコン、ノートパソコン、タブレット、スマートフォンなど、様々なデバイスを頻繁に使用するため、どのデバイスからでも簡単にアクセスできるクラウドツールを使って、この方法を導入することが重要でした。様々なソリューションを試した結果、以下のクラウドツールを組み合わせることにしました（これらのツールは、ブラウザだけでなく、スマートフォンやタブレットのそれぞれのアプリからも利用できます）。これらのツールは、いずれも一定の容量制限付きで_無料で_利用できます（例えば、Google Driveは最大15GBまで無料で利用でき、それ以上の容量を利用するにはサブスクリプションが必要です）。個人的には、管理するデータ量が多いため、家族全員で利用できるGoogle Apps Unlimitedプランを契約しました。これは、ユーザー1人あたり月額10ドルです。

保管してください

この最初のポイントは、読者の中には意外に感じるかもしれません。私は、やるべきことリストを整理するために、従来のプロジェクト管理システムやタスク管理システムを使用する代わりに、Google Keepを使用することにしました。Keepを使用すると、簡単にチェックできるやるべきことリスト、メモ、音声メモ、リマインダーを作成できます。さらに、ラベルや色を使ってこれらのリストを整理できるため、特定の瞬間に必要なリストにすぐに集中できます。例えば、私は「仕事」「個人」「投資」の3つのラベルを使って、それぞれの項目を区別しています。また、ラベルを使って「次のアクション」「プロジェクト」「計画段階（長期的な目標）」を区別しています。したがって、「個人」と「次のアクション」の両方のラベルが付いたやるべきことリストを見ることで、私が設定した個人的な目標に対する次のアクションが何であるかを把握できます。そして、Google Keepを使えば、これらのメモやリストをラベルで簡単にフィルタリングできるため、仕事関連のリスト全体を見ることも、時間軸で「計画段階」のリストをすべての分野で確認することも可能です。これには、今後数年以内に読みたい本や学びたいことなどが含まれます

Google Keepの便利な機能の一つは、家族間でタスクリストを共有できることです。そのため、私たちの家族には共有の「買い物リスト」があり、何か使い切ったとき、例えば最後の卵、最後の牛乳、最後のバターなどを使い切った人が、その品物をリストに追加します。そして、誰かが買い物に行く際に、リストにあるほとんどのものが揃っているので、家族に簡単なWhatsAppメッセージを送って、もし何か追加したいものがあれば教えてもらい、お店の中で商品を選びながら、リストにあるものをチェックしていくことができます。さらに重要なのは、2人が同時に同じお店で買い物をして、それぞれがリストの項目をチェックし、お互いがリアルタイムで何がチェックされたかを確認できることです。これは、昔からある問題を解決するための、非常に現代的な方法です。

Googleドライブ

私の参考資料やプロジェクト計画など、すべての情報を整理するため、私はそれらをすべて自分のパソコン内のフォルダに保存することにしました Googleドライブ. もちろん、Dropboxやその他のクラウドストレージサービスを同じ目的で使用することも可能です。私は、システムを使いやすくし、必要なファイルに迅速にアクセスできるように、ディレクトリ構造を設計することに多くの時間を費やしました。デスクトップとノートパソコンでGoogleドライブを使用することで、複数のデバイス間でファイルを簡単に同期できます。また、スマートフォン用のアプリを使用すると、外出先でもこれらのファイルにアクセスできます。これには、旅行計画、航空券、重要な書類のスキャンデータなどが含まれます。また、上記のGTD（Getting Things Done）プロセスで作成された資料も、参考資料として保管したり、将来的に活用するために保存したりしています。これらのファイルをいつでも、どのデバイスでも利用できるのは非常に便利です。

カレンダー

私は、すべてのカレンダー情報を管理するために、Googleカレンダーを使用しています。彼らの新しいアプリ（iOSとAndroidの両方に対応）は、デザインが非常に洗練されており、美しいです。ブラウザ版は見た目が少し古くなっていますが、基本的な機能は問題なく使えます。家族間でカレンダーの予定を簡単に共有できるので、お互いの予定を確認し、衝突を避けることができます。

受信トレイ

もし、一度当社のサービスをご利用になる際に、Gmailをメールシステムとして使用されている場合、それらを連携させることで、よりスムーズなご利用が可能になります Google Inbox (または、Googleのメールサービス), 今後は、受信トレイから直接リマインダーを追加したり、受信したメールを後日改めて処理するために、別の日に移動させたりすることができます。これにより、一連の作業をスムーズに連携させ、管理しやすくなります。

ソーシャルメディア（およびその他の注意散漫の原因）

さて、皆さんの仕事とプライベートのプロジェクトやタスクを整理するためのプロセスやツール、そしてメールボックスの管理方法について議論してきましたが、最後に一つ、どうしても解決しなければならない課題があります。それは、Twitter、Facebook、ニュース速報、あるいはスマートフォンにインストールした最新のソーシャルメディアアプリなど、常に24時間体制で押し寄せてくる大量の情報にどう対処するか、ということです。私たちは確かに、注意散漫になりやすい時代に生きています。そして、私たちの脳は、あらゆる情報や、あらゆる場面で得られるポジティブな社会的フィードバックを、文字通り求めています好きそして、あらゆる...から リツイート. 近年、実際にそのような事例がいくつか見られていますソーシャルメディアの依存性に関する科学論文が発表されているそして、それがどのように薬物やアルコールなどの依存症と関連しているか。

一度、私たちの脳が実際に機能している仕組みを理解し、受け入れることができれば、 楽しむ 新しい情報が到来し、流入すること、そして—まるでパブロフの犬のように—私たちの携帯電話からの新しい通知音、スマートウォッチの振動、画面に表示されるあらゆる通知ウィンドウが、私たちの注意を引きつけます これにより、瞬時に反射的な反応が引き起こされ、それが最優先されます 現在行っていること、または行うべきことのいずれであっても、これらの通知を適切に管理し、整理することで、より効果的に時間を管理することができます。

私個人のオススメは以下の通りです

日々の生活の中で、ニュースを読む時間、ソーシャルメディアをチェックする時間、そして単に「インターネットを閲覧する」時間を明確に区切り、確保しましょう。昔の人々が、朝食時に新聞を読んだり、通勤途中の電車の中で読んだり、昼食時に読んだりしていたように、あなたも特定の時間帯を設けて、脳が新しい情報を吸収する楽しみを味わうことができます。私は通常、朝食と昼食時にそれぞれ30分ずつ、そして夕食後にもう一度、オンラインの購読サービスの記事などを読んでいますニューヨーク・タイムズ, そのウォール・ストリート・ジャーナル, そして、友人たちがソーシャルメディアで紹介していたかもしれない、他の出版物やブログに掲載された2～3本の記事も読んだかもしれません。
すべての通知をオフにします スマートフォン上のソーシャルメディアアプリを使い、また、ソーシャルメディアからのすべてのメール通知をオフにしてください。スマートフォンやスマートウォッチを使って、ツイートで言及された場合や、Facebookの投稿がシェアされた場合に通知を受け取る必要はありません。ソーシャルメディアをチェックする時間をあらかじめ決めておけば、それ以外の時間は、これらのものが作業の邪魔にならないようにすべきです。さらに理想的には、どの種類の通知を許可するかを具体的に決めてください 何でも アプリ：スポーツの結果、天気予報、写真の加工、あるいは作業の邪魔になる可能性のあるくだらないゲームに関する通知は、本当に必要でしょうか？私の場合、通知を許可しているアプリはわずか4つです。それは、個人のメール用アプリ「Inbox」、仕事用のメールアプリ「MailWise」、Googleカレンダー、そして家族で使用しているメッセージングアプリ「WhatsApp」です。そして、覚えておいてください。異なるアプリからの通知に対して、異なる着信音を設定することも可能です。そのため、スマートフォンの音を聞けば、それがテキストメッセージなのか、個人のメールなのか、あるいはカレンダーのリマインダーなのかを判断できます。この機能を活用して、より効率的に情報を処理しましょう。
もし、朝食と昼食の時間だけニュースやソーシャルメディアを確認することが制限されていると感じ、もっと頻繁に確認する必要があると感じるなら、午前中の仕事の合間に10分間のコーヒーブレイクを取り入れ、その間にキッチンに行く途中でFacebookやTwitterを少し確認するのは良いでしょう。しかし、私はその時間を、オフィスでの同僚との実際のコミュニケーションに使うことをお勧めします。それは通常、より生産性が高く、健全な職場環境を維持するのに役立ちます。
最後に、メールの受信トレイをどのくらいの頻度で確認する必要があるかについてお話ししましょう。これは非常に個人的な判断であり、仕事内容、会社の文化、そして日々の業務においてメールがどの程度時間制約があるかによって大きく左右されます。一度「受信トレイゼロ」の戦略を採用し、受信トレイを体系的に処理するようになると、新しいメールが届き、処理される時間は、原則として2分以内になります（上記で説明したGTDプロセスをご参照ください）。その後、そのメールは、処理に2分以内で済む場合は完了、他の人に任せる、後回しにする、アーカイブする、削除する、または、あなたのタスクリストの次のアクションとして登録されます。したがって、重要なのは、「実際に仕事をする際に、このような2分間の中断がどれだけの妨げになるか」ということです。もしあなたが、次世代の革新的なプログラムを開発中であったり、研究論文を執筆中であったり、高度な分析に取り組んでいたり、集中力を必要とする作業をしている場合は、集中できる静かな環境を作り、デスクトップのメールクライアントを閉じ、電話を数時間ミュートにし、オフィスドアに「作業中」の札をかけるべきです。中断を一切許さないことで、最高のパフォーマンスを発揮できるでしょう。一方で、比較的単純な作業をしている場合は、そのような中断も許容範囲内かもしれません。現在取り組んでいるタスクに応じて、どの程度の中断を許容するかを判断し、適切なタイミングで対応するようにしましょう。

要約すると

要約すると、私はGoogle Keepやその他のクラウドツールを組み合わせることで、インボックスゼロとGTD（Getting Things Done）という2つの手法を効果的に実践できることを発見しました。これらのツールを使うことで、仕事とプライベートの両方において、より生産性を高め、自分の生活と目標をよりコントロールできるようになりました。さらに、スマートフォンで通知を許可するアプリを慎重に選択することで、気が散る要素を適切に管理しつつ、コーヒーブレイクや昼食休憩の際に、ニュースを読んだり、ソーシャルメディアを通じて情報にアクセスしたりといったメリットも享受できます。