如何在注意力分散的时代保持高效——完成任务的秘诀

如果您生活在21世纪，并且并非真的躲在岩石下或住在山洞里，那么您可能正在经历某种形式的信息过载，并且会感到被大量需要完成的事情压得喘不过气。新信息源源不断地涌向您，例如Twitter、Facebook、WhatsApp、短信，以及您手机上安装的最新社交媒体应用，此外还有传统的广播、电视、报纸和杂志（无论是实体版还是电子版），更不用说工作或学校的电子邮件、来自朋友和家人的私人邮件，以及来自俱乐部、慈善机构和当地社区组织的各种社交义务。

那么，你究竟如何才能保持高效，应对这如潮水般涌来的信息，又不至于崩溃？你又是如何在不断面临挑战的情况下，完成任务、实现目标，最终登上顶峰呢？

自我在软件行业开始职业生涯以来，我就对如何提高个人工作效率这个问题非常感兴趣。我仍然对上世纪80年代末使用TMI时间管理工具来帮助我保持专注、有条理和高效工作的情景记忆犹新。那个小型的活页夹，里面包含日历、重要事项清单、目标和通讯录，在当时绝对是一个很棒的效率工具。但自上世纪90年代初以来，我们开始使用软件和便携式设备来管理日历、联系人和待办事项（例如Lotus Notes、Outlook、[Palm](https://en.wikipedia.org/wiki/Palm_(PDA)#History），我逐渐转向使用电子效率工具（令我惊讶的是，这些时间管理活页夹似乎至今仍然存在——参见[2013年的这个视频](https://www.youtube.com/watch?v=Dk3_QqHAxpY)）。

然而，即使在今天，我们拥有如此多的生产力工具，人们仍然感到不堪重负，感觉无法掌控。我们已经使用了这些工具——包括用于改进沟通的电子邮件——超过30年了，但大多数人仍然在努力寻找提高效率和有效管理信息流的方法。因此，答案不仅在于_使用哪些_工具，更重要的是在于_如何_利用这些工具来为我们所用。

电子邮件

电子邮件可能是当今世界上使用最广泛的沟通工具，但它也可能是最被滥用的工具，并且是许多人感到沮丧的常见原因。我从 Arpanet、Bitnet 以及各种BBS 早期就开始使用电子邮件，并且在这些年里，我积累了一些最佳实践，这些实践是我逐渐采用的，我很乐意在这里分享：

您应该立即改变的最重要行为是：不要_将您的收件箱当作待办事项清单。稍后在本文中，我们将讨论待办事项清单，以及明确需要将收件箱处理与待办事项清单分开。但就电子邮件管理而言，我必须强调，一旦您采用一种方法，确保您的收件箱在每天结束时或至少在每周结束时是_清空_的，您会感到多么轻松。这个概念，通常被称为"收件箱清零_"，自2007年起，由43 Folders的记者和效率专家梅林·曼大力推广。我建议您现在抽出一个小时，观看梅林在2007年7月在谷歌发表的精彩演讲。该演讲的幻灯片也可以在SlideShare上找到。
随着您逐渐采用更注重流程的工作方式来处理电子邮件，我强烈建议您将电子邮件更多地视为一种短消息服务（例如短信、SMS或WhatsApp），而不是一种撰写详细文章的媒介。如今，全世界的人都在被大量的电子邮件和其他信息所淹没，普通收件人的注意力可能只有10秒，甚至可能只有20-30秒，但不会更多。人们很可能在移动设备上阅读您的电子邮件，因此，保持消息简短、精炼、直奔主题至关重要。请尽量将所有电子邮件内容控制在五句话或更少。
一个相关的建议是，应该谨慎且精准地使用抄送（CC）功能。确保您的信息只发送给真正需要阅读的人。如果您收到一封抄送列表很长的邮件，请务必仔细考虑是否真的需要点击“回复全部”按钮。那些人是否都需要听到您的回复，还是只需要发件人知道？
同样重要的是，使用严格且有效的垃圾邮件过滤软件，以确保您的收件箱只接收到来自您希望接收消息的真实用户的邮件（或者来自您真正想了解的公司的新闻邮件）。您选择的工具可能受到您使用的邮件服务提供商的限制，但我建议您考虑使用包含垃圾邮件过滤功能的商业多设备安全软件套件，例如BitDefender。除了常见的杀毒和个人防火墙功能外，这些软件还可以保护您的电脑、笔记本电脑、平板电脑和智能手机。此外，我建议您在邮件软件中，积极地将所有不需要的邮件标记为垃圾邮件，以便有效地将发送者列入黑名单。取消订阅所有购物邮件，例如来自Zappos的最新鞋款或来自iParty的最新万圣节装饰品。垃圾邮件会浪费大量时间，如果您系统性地取消订阅或将它们标记为垃圾邮件，您可以完全摆脱它们。关闭所有社交媒体的邮件通知。您不需要来自Facebook、Twitter和其他社交媒体网站的消息来占用您的邮件收件箱。这些网站已经通过各自的应用程序，在很大程度上占据了您的时间和注意力。
一些现代电子邮件客户端提供了强大的功能，可以将收到的邮件整理成不同的标签、主题或分组，这可以提高处理邮件的效率，因为您可以一次专注于不同类型的邮件。此外，使用两个独立的电子邮件地址，将工作邮件和个人邮件分开，也能显著提高工作效率。我使用Outlook 2016处理工作邮件，而使用Google Inbox处理个人邮件。两者都提供了出色的功能，可以帮助我优化工作流程。在我的Android智能手机上，我也使用Google Inbox应用程序处理个人邮件，但对于工作邮件，我更喜欢使用MailWise应用程序，而不是Android系统自带的邮件客户端或Outlook应用程序。再次强调，将个人邮件和工作邮件分开至关重要。
如果您希望让您的邮件收件人了解您正在采用的这些新的邮件政策，您可以考虑在您的个人网站或博客上创建一个页面，详细解释这些政策。然后，您可以在邮件的页脚中自动引用该页面，这可以通过您预定义的签名来实现。我的相关页面是：alexander.falk.us/personalemailpolicy

提升工作效率的沟通工具

对于需要快速传递给团队成员、朋友或家人的简短信息，电子邮件早已被如今各种各样的即时通讯服务所取代。从手机上的短信，到即时通讯服务，再到iOS系统上的iMessage，以及WhatsApp和Facebook Messenger，您有很多选择。或许最重要的一点是，为了保持清醒，您应该与团队、朋友和家人统一使用一种通讯工具。如果您需要不断在五种不同的产品和服务之间切换，您很快就会感到混乱。在我的生活中，我成功地让我的家人都使用WhatsApp，效果还不错。而在办公室，我们使用Skype for Business。尝试看看是否可以统一使用一种工具。如果您的整个家庭都使用iOS设备，那么使用iMessage和FaceTime可能很适合您。如果您既有Android用户，也有iOS用户，您可能希望使用像WhatsApp或Skype这样的产品，因为它们都可以在两个平台上使用。

待办事项清单

多年来，效率专家已经充分认识到，将事情整理成待办事项或任务清单的重要性。然而，我们通常使用的待办事项清单往往并不适合实际完成任务，因为它们通常包含长期目标、短期行动项以及需要进一步细化的模糊想法。事实上，如果没有明确的流程和方法来组织和利用待办事项清单，这些清单本身并不能提高效率。实际上，我们中的大多数人总是脑子里塞满了过多的待办事项。有些我们没有写下来的事情，但仍然需要完成，这会分散我们的注意力，阻碍我们发挥最佳的生产力，并增加我们的压力。

自2002年起，戴维·艾伦（David Allen）一直倡导他的“高效能人士的时间管理法”（Getting Things Done，简称GTD）方法。他于2002年出版了名为《高效能人士的时间管理法：掌控工作与生活，告别压力》的著作（现已推出2015年更新版）。他的GTD方法包含五个独立的步骤——收集/明确/组织/回顾/执行，旨在帮助您更好地掌控长期目标、明确的项目，以及每个项目的下一步行动，从而建立一个清晰、易于实施和遵循的系统。如果您想初步了解戴维·艾伦的系统，我建议您观看他2012年的TEDx演讲，并且强烈推荐购买并阅读GTD书籍。为了方便讨论，我将简单总结他的五个步骤：

收集——第一步是花几个小时，把所有的事情都记录下来。记录下所有想法、所有待办事项、所有目标、所有项目、所有堆积如山的信件、便签、电子邮件、长期计划，以及所有杂乱无章的东西，这些东西可能堆积在你的办公桌上、家庭办公室里，甚至占据你的思绪。在这个阶段，最重要的是尽可能地收集所有信息，进行一次全面的“大脑清空”，而不是试图整理这些信息。戴维·艾伦建议使用便签卡，然后将它们放入办公桌上的“收件箱”中，但我更喜欢将所有内容都以电子方式记录下来，因此这一步的结果是一个非常长且未排序的要点列表，存储在一个Word文档中。简单来说，在这个步骤中，你正在构建你的工作流程的“收件箱”。
明确—— 这可能是整个流程中最重要的一步（也是您需要适应才能成功使用这种方法的一步）。对于您新的工作流程收件箱中的每个项目，您现在需要明确判断该项目是否需要采取行动。如果不需要任何行动，您有三种选择：将其删除、将其作为参考资料存档，或者将其“孵化”，以备将来激发灵感，或许某一天会促成行动。如果需要采取行动，那么问题就变成了：这仅仅是一个独立的行动，还是一个更大项目的组成部分？如果是更大项目的组成部分，请明确该项目的最终目标，并将其组织成项目计划。如果是独立的行动，您再次有三种选择：如果它只需要不到两分钟，就直接完成；如果您不是最适合完成这项工作的人，就将其委派给其他人；最后，如果它需要超过两分钟，并且您必须亲自完成，请将其推迟到未来的某个时间点——或者是在日历上安排好需要完成的日期，或者将其添加到一个或多个“下一步行动”清单中。请参考下面的图表，以更清楚地了解这一阶段...
整理为了支持之前的明确步骤，至关重要的是对各种“下一步行动”清单、项目计划、参考资料以及需要进一步思考的创意清单进行整理。这本书中提到了很多使用纸质文件夹和文件的做法，但我建议您全部使用数字方式。您需要一个系统来以分层方式整理文件，以及一个系统来维护多个待办事项清单，以便轻松访问。我将在下面的“云工具”部分讨论我的软件选择。
反思——为了维持这个系统的有效运作，重要的是要安排每日和每周的反思时间：在这些时间里，您应该回顾您的清单，更新它们，或许将项目清单上的内容转移到下一步行动清单，并确保清单内容保持最新。
执行——这是该方法论的“行动”阶段。现在，您已经有了各种“下一步行动”清单，其中一些可能与特定情境相关，例如“办公室里需要做的下一步行动”或“在家需要做的下一步行动”。您可以随时开始执行这些行动，只要您有时间和精力。您可以放心地执行，因为您知道这些行动是当时应该采取的正确行动。

这些步骤在以下背景下显得更加合理：请参考戴维网站上提供的这个处理流程图

他的网站上还提供了一个更高级的版本的流程图。无论如何，我建议您购买并阅读他的书籍，因为我只能在几段文字中简单介绍这种方法。如果您想实际应用这个系统，那么直接阅读原著是最好的方式，没有其他替代方案。

2015年版的《GTD工作流程》一书的一个令人惊讶之处在于，它并没有过多地讨论哪些软件工具可以用于实现这种工作流程。然而，我认为这至关重要，不仅是为了最初的实施，更是为了长期坚持这种方法，并最终取得成功。

云端工具

由于我每天工作时会频繁使用各种设备——台式电脑、笔记本电脑、平板电脑和智能手机，因此对我来说，采用一种可以通过云工具实现的方案至关重要，这样我就可以从任何设备上轻松访问。经过尝试了多种不同的解决方案后，我最终选择了以下云工具的组合（这些工具既可以在浏览器中使用，也可以通过其各自的应用程序在智能手机和平板电脑上使用）。这些工具都可供...使用 免费的 考虑到某些存储容量的限制（例如，Google Drive 免费提供高达 15GB 的存储空间，但超过这个容量则需要订阅），考虑到我需要管理大量数据，所以我选择了谷歌应用无限版这是我为家人准备的套餐，价格仅为每月每位用户10美元。

保留

这个方法可能对一些读者来说会有些出乎意料。与其使用传统的项目管理或任务组织系统来管理我的待办事项清单，我决定使用 Google Keep。Keep 允许我创建可以轻松勾选的待办事项清单、笔记、语音备忘和提醒。此外，它允许我使用标签和颜色来组织这些清单，这样我就可以快速专注于当下需要处理的清单。例如，我使用三个标签来区分工作、个人事务和投资相关事项。我还使用标签来区分“下一步行动”、“项目”和“孵化期”（用于更长期的目标）。因此，一个同时带有“个人”和“下一步行动”标签的待办事项清单，会告诉我针对我设定的个人目标，下一步应该采取哪些行动。而且，Google Keep 提供了非常便捷的标签过滤功能，让我可以从多个维度来管理这些笔记和清单，例如，我可以查看所有与工作相关的清单，或者根据时间范围查看所有领域的“孵化期”清单，其中包括我计划阅读的书籍或未来几年想要学习的知识

Google Keep 的另一个很棒的功能是，我可以与家人共享待办事项清单。因此，我们家有一个共享的“购物清单”，每当我们用完某种东西，比如最后一个鸡蛋、最后一口牛奶、最后一块黄油，使用完的人只需将该物品添加到清单上。然后，当我们中的某个人去购物时，我们通常已经有了清单上的大部分商品。通过一条快速的 WhatsApp 消息，我们可以提醒家人添加任何临时想到的东西。在逛超市的过程中，我们可以轻松地将商品放入购物车时，在清单上勾选掉。更重要的是，两个人可以同时在超市里工作，各自查看对方在清单上已经勾选掉的商品——实时同步。这是一种利用高科技解决一个古老问题的巧妙方法。

Google 云端硬盘

为了方便管理我的所有参考资料以及项目计划，我决定将它们都保存在我电脑里的文件夹中 Google 云端硬盘. 您当然可以使用Dropbox或其他任何基于云的存储系统来实现同样的目的。我花了不少时间设计了一个目录结构，旨在使系统易于使用，并让我能够快速访问任何所需的文件。通过在我的台式电脑和笔记本电脑上使用Google Drive，我可以轻松地在多台设备之间同步我的文件，而手机上的应用程序则让我可以在旅途中访问所有这些文件。这包括我所有的旅行计划、机票、重要文件的扫描件，以及所有来自上述GTD流程的文件，用于作为参考资料或用于未来的进一步处理。这样一来，无论何时何地，只要有设备，我都可以随时访问所有这些文件，非常方便。

日历

我使用 Google Calendar 来管理所有日程安排。他们的最新应用程序（适用于 iOS 和 Android 平台）设计精美，非常出色。虽然基于浏览器的版本在外观上有些过时，但它仍然能很好地完成任务。我可以非常方便地与家人共享日程安排，这样我们就能看到彼此的约会，从而避免冲突。

收件箱

为了将所有内容串联起来，如果您选择使用某个系统，并且该系统与Gmail集成，那么您可以使用Gmail作为您的电子邮件服务 Google Inbox (谷歌 Inbox), 现在，您可以直接从收件箱添加提醒，或者将收件箱中的邮件延迟到未来的日期，以便稍后处理。这真正让您可以将此功能融入到一个无缝的工作流程中，让您能够轻松跟进。

社交媒体（以及其他干扰因素）

现在，我们已经讨论了组织您的专业和个人项目以及任务的流程和工具，以及如何管理您的收件箱。但我们还需要解决一个最终的难题：如何应对源源不断、24小时不间断涌来的新信息，这些信息可能来自Twitter、Facebook、新闻推送，或者您手机上安装的最新社交媒体应用。我们确实生活在一个充满干扰的时代，我们的大脑渴望获取每一条新的信息，以及从各种渠道获得的积极的社会反馈喜欢以及从每一个 转发 (推文). 事实上，近年来我们已经目睹了关于社交媒体成瘾性的科学研究文章正在陆续发表以及它与物质滥用之间的关联。

一旦我们理解并接受，我们的大脑实际上喜欢新信息的涌入和不断出现，就像巴甫洛夫的狗一样，我们手机上的每一次提示音、智能手表上的每一次震动、以及屏幕上弹出的每一个通知窗口，都在不断刺激着我们 这会立即触发一种反射动作，并且优先执行 无论我们目前正在做什么（或者应该在做什么），通过果断地管理和引导这些通知，我们可以更好地管理我们的时间。

我个人推荐以下内容：

在您的日常生活中，明确安排专门的时间来阅读新闻、浏览社交媒体，以及“浏览网页”。就像过去人们习惯在早餐时、上班的地铁上，或者午餐时阅读报纸一样，您也可以找到特定的时间，让大脑享受吸收新信息的过程。我通常会在早餐和午餐时各安排半个小时，然后在晚餐后，我会阅读我的在线订阅内容纽约时报, the 《华尔街日报》, 以及可能还有2-3篇发表在其他刊物或博客上的文章，这些文章可能是我朋友在社交媒体上推荐的。
关闭所有通知 从手机上的社交媒体应用程序中，关闭所有社交媒体的电子邮件通知。您不需要手机或智能手表来告诉您何时在推特上被提及，或者何时您的Facebook帖子被分享。如果您设置特定的时间段来查看社交媒体，那么在其他所有时间，您都应该避免这些干扰打断您的工作流程。理想情况下，您可以进一步明确，只允许接收来自哪些来源的通知任何应用程序：您真的需要接收关于体育赛事结果、天气、照片增强或一些可能打断您工作效率的娱乐应用的通知吗？就我而言，我只允许来自四个应用程序的通知：Inbox（用于个人邮件）、MailWise（用于工作邮件）、Google Calendar 和 WhatsApp，我用它作为我们家统一的通讯应用。另外，请记住：您还可以为不同应用程序的通知设置不同的铃声，这样，手机发出的声音就能告诉您，是短信、个人邮件，还是日历提醒——善用这个功能。
如果您觉得只在早餐和午餐时间浏览新闻和社交媒体过于局限，并且认为需要更频繁地查看，那么不妨在上午的工间休息时间，增加一个10分钟的咖啡休息，顺便在去茶水间的路上快速浏览一下Facebook和Twitter。然而，我更倾向于利用这段时间与办公室的同事进行实际的交流。这通常会更有效率，并且更有利于维护健康的办公环境。
最后，但同样重要的一点，我们来谈谈您真正需要多久查看一次电子邮件收件箱：这是一个非常个人化的决定，很大程度上取决于您的工作、公司文化以及电子邮件通常对您日常工作的影响程度。一旦您采用了“收件箱清零”策略，并且以一种高度流程化的方式处理收件箱，那么新邮件的接收和处理过程，从定义上来说，总是需要不到两分钟（请参考我们上面对GTD流程的讨论）。在那之后，它要么被处理完毕（如果处理所需时间少于两分钟），要么被委派给他人，要么被推迟处理，要么被归档，要么被删除，或者被添加到您的任务清单中的下一个行动项。因此，现在真正的问题是：这种两分钟的打断，会对您的实际工作造成多少干扰？如果您正在进行重要的工作，例如编写下一款重大软件、撰写研究论文、进行复杂的分析，或者需要集中全部精力，那么请务必给自己创造一个安静的环境，退出桌面邮件客户端，将手机静音一两个小时，并在办公室门上挂上“请勿打扰”的标志。如果您不允许任何干扰，您很可能能够完成最佳的工作。但在其他时候，如果您需要处理一些比较琐碎的任务，那么允许这种干扰是可以接受的。请根据您正在处理的任务，运用您的最佳判断，决定在什么时间允许什么样的干扰。

总结一下

总而言之，我发现我可以同时实现以下两点：收件箱清空法和 GTD (Getting Things Done) 方法论巧妙地运用了多种方法，结合了 Google Keep (谷歌 Keep) 并且，还有其他云工具，它们能提高我的工作效率，让我对工作和生活，以及个人目标，都更有掌控感。此外，通过谨慎选择哪些应用程序可以在我的智能手机上推送通知，我可以有效控制各种干扰，同时，在休息时间，比如喝咖啡或吃午餐时，我仍然可以享受阅读新闻和通过社交媒体保持联系的便利。