Daten aus Excel zuordnen, um bestehende Dokumente zu aktualisieren

Excel begann als ein einfaches Tabellenkalkulationsprogramm. Im Laufe der Zeit führten die Unterstützung für umfangreiche Textformatierungsoptionen, integrierte Diagramme sowie Funktionen zum Kopieren und Einfügen von Formatierungen dazu, dass viele Unternehmen Berichte in Excel-Dokumenten erstellen. Dies kann zu Problemen führen, wenn sich Daten ändern und bestehende Dokumente manuell aktualisiert werden müssen, um sie in einem vertrauten Berichtformat an eine breite Zielgruppe zu verteilen.

Altova MapForce, das preisgekrönte, grafische Werkzeug zur Datenzuordnung, für die Konvertierung und Integration von Daten unterschiedlicher Formate, unterstützt die Zuordnung von Excel-Daten, um Daten in bestehende Excel-Dokumente zu konvertieren, wobei die Formatierungen und Formeln des Originals erhalten bleiben.

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, direkt in übersichtlich formatierte Excel-Dateien zu schreiben, um Daten zur Laufzeit zu aktualisieren. Dabei werden die ausgewählten Arbeitsblätter, Zeilen und Zellen der angegebenen Datei durch Daten aus der Zuordnung ersetzt, und dabei bleiben alle Formatierungen in der bestehenden Datei unverändert. Um die Funktionalität der bestehenden Tabellenkalkulation zu schützen, werden Zellen, die Formeln enthalten, nicht überschrieben.

Schauen wir uns ein Beispiel dafür an, wie man Excel-Daten zuordnen kann.

Natürlich ermöglicht MapForce die Verwendung von Excel-Dateien als Datenquelle oder als Ziel für die Datenzuordnung mit XML, JSON, Datenbanken, Textdateien, EDI, XBRL und mehr. In diesem Beitrag werden wir uns ansehen, wie man Daten in eine Excel-Datei exportiert und dabei die vorhandene Formatierung in der Tabelle beibehält.

Zu den mit MapForce bereitgestellten Beispielen gehört ein Datenmapping-Beispiel namens Sales_to_Excel.mfd, das alle zugehörigen Dateien enthält, um Daten aus einem XML-Dokument, das monatliche Verkaufszahlen enthält, in eine bestehende Excel-Tabelle zu übertragen. Diese Tabelle verfügt über eine umfangreiche Formatierung und verschiedene Formeln.

Das folgende Bild zeigt den XML-Quellcode:

Und hier ist die bestehende Ausgabedatei im Tabellenformat:

Das Beispiel für die Excel-Datenzuordnung verwendet Funktionen aus der MapForce-Funktionsbibliothek, eine Wertzuordnung, um Monatsnamen aus Zahlen zu generieren, und Filter, um die Verkaufssummen nach Region aufzuteilen

Durch Klicken auf die Schaltfläche "Ausgabe" am unteren Rand des Mapping-Fensters wird die Datenzuordnung ausgeführt, und das Ergebnis wird im Vorschaufenster der MapForce-Ausgabe angezeigt:

Wie wir im obigen Ausblick auf die Ergebnisse sehen können, wurden nur die Datenzellen durch die Ausführung der Zuordnung überschrieben. Die Gesamtsummen für das Jahr in der unteren Zeile der Tabelle, die Zellfarben und das Diagramm wurden alle auf der Grundlage von Formeln und Formatierungen erstellt, die bereits in der Tabelle definiert waren.

Diese Zuordnung weist MapForce an, nur Zellen zu überschreiben, die Daten enthalten. Sie können das Verhalten der Zuordnung und die Fehlerbehandlung im Dialogfenster "Komponenteneinstellungen" verfeinern:

In einer realen Anwendung könnten Vertriebsleiter und Unternehmensführungskräfte einen Bericht wie diesen in regelmäßigen Abständen, möglicherweise sogar täglich, erhalten möchten. Wir können die Quelldaten bearbeiten und die Zuordnung erneut ausführen, um eine aktualisierte Version des Berichts zu simulieren.

Zuerst fügen wir eine Zelle für das Datum in die Tabellenkalkulation ein und generieren das Datum in der Excel-Datenzuordnung, um die Berichtsversion zu identifizieren

Wir können die integrierte MapForce-Funktion "Jetzt" verwenden, um das aktuelle Datum und die Uhrzeit zu erfassen und dieses Datum in Zelle B3 einzutragen

Nachdem wir die Quelldaten bearbeitet haben, um den Umsatz für einen bestimmten Zeitraum zu simulieren, können wir die Zuordnung erneut ausführen, um den aktualisierten Bericht anzuzeigen

Wir können die Zuordnung als Ausführungsdatei für den MapForce Server speichern, um eine automatisierte Verarbeitung durch den MapForce Server zu ermöglichen, oder wir können sie direkt auf dem FlowForce Server bereitstellen, um jeden Tag einen neuen Verkaufsbericht zu erstellen.

Laden Sie eine kostenlose Testversion herunter, die Tutorials, Hilfestellungen und viele weitere Beispiele enthält, um mit Ihrem eigenen Projekt zur Datenzuordnung für Excel oder anderen Anforderungen an die Datenzuordnung, -konvertierung und -transformation zu beginnen!