Jak zachować produktywność w dobie rozproszeń – sekret efektywnego działania

Jeśli żyjemy w XXI wieku i nie ukrywamy się pod kamieniem ani nie mieszkamy w jaskini, prawdopodobnie doświadczamy przeciążenia informacyjnego i czujemy się przytłoczeni ilością zadań, które musimy wykonać w danym momencie. Nowe informacje napływają do nas nieustannie w postaci Twittera, Facebooka, WhatsAppa, wiadomości tekstowych, a także najnowszych aplikacji społecznościowych zainstalowanych na naszych smartfonach, a także tradycyjnego radia, telewizji, gazet i czasopism w ich klasycznych lub cyfrowych wersjach, a także e-maili służbowych i szkolnych, prywatnych wiadomości od przyjaciół i rodziny, oraz wszystkich zobowiązań społecznych związanych z klubami, organizacjami charytatywnymi i lokalnymi grupami społecznymi.

Jak więc udaje się zachować produktywność i radzić sobie z tym natłokiem informacji, nie dopuszczając do wyczerpania? Jak realizować zadania, osiągać cele i wspinać się na szczyt, pomimo ciągłego oporu?

Od początku mojej kariery w branży oprogramowania fascynowało mnie pytanie, jak efektywnie zarządzać własną produktywnością. Do dziś z sentymentem wspominam lata późnych lat 80., kiedy nosiłem ze sobą mały notes TMI Time Manager, który pomagał mi skupić się, zorganizować pracę i trzymać się planu. Ten niewielki segregator z kalendarzem, listą ważnych informacji, celami i adresami był z pewnością świetnym narzędziem zwiększającym produktywność w tamtych czasach. Jednak od wczesnych lat 90. zaczęliśmy korzystać z oprogramowania i przenośnych urządzeń do zarządzania kalendarzem, kontaktami i listą zadań (np. Lotus Notes, Outlook, Palm, więc przeszedłem na korzystanie z elektronicznych narzędzi zwiększających produktywność (co mnie zaskakuje, te notesy Time Manager wciąż się pojawiają – zobaczcie ten film z 2013 roku).

Mimo ogromnej liczby dostępnych narzędzi zwiększających produktywność, które mamy dzisiaj do dyspozycji, ludzie wciąż czują się przytłoczeni i tracą kontrolę. Korzystamy z tych narzędzi, w tym z poczty elektronicznej, która ma ułatwiać komunikację, od ponad 30 lat, a mimo to większość z nas wciąż zmaga się z tym, jak być produktywnym i efektywnie zarządzać przepływem informacji. Dlatego odpowiedź musi być szukana nie tylko w który narzędzia, które można wykorzystać, ale jeszcze ważniejsze jest podejście metodologiczne jak Wykorzystujemy te narzędzia dla własnych korzyści.

E-mail

Prawdopodobnie e-mail jest najczęściej używanym narzędziem komunikacji na świecie, a jednocześnie jest to narzędzie, które najczęściej jest używane w niewłaściwy sposób i stanowi stałe źródło frustracji dla wielu osób. Korzystam z e-maila od początków sieci Arpanet, Bitnet oraz różnych systemów BBS – i przez wszystkie te lata zebrałem kilka najlepszych praktyk, które stopniowo wprowadzałem i chętnie się nimi podzielę:

Najważniejsza zmiana w sposobie działania, którą powinniście wprowadzić od razu, to przestać traktować skrzynki odbiorczych jako listę zadań do wykonania. Później, w tym wpisie na blogu, porozmawiamy o listach zadań i o wyraźnej potrzebie oddzielenia przetwarzania skrzynki odbiorczych od list zadań, ale na potrzeby naszej dyskusji o zarządzaniu pocztą elektroniczną, muszę podkreślić, jak dużą ulgę poczujecie, gdy tylko zaczniecie stosować metodę, która zapewnia, że Wasza skrzynka odbiorcza jest pusta pod koniec każdego dnia, a przynajmniej pod koniec każdego tygodnia. Ta koncepcja, powszechnie nazywana "Inbox Zero", została po raz pierwszy szeroko promowana przez dziennikarza i eksperta od produktywności, Merlina Manna z 43 Folders, już w 2007 roku. Polecam, abyście odłożyli na bok godzinę z Waszego napiętego dnia i obejrzeli świetne wystąpienie Merlina w Google w lipcu 2007 roku. Prezentację z tego wystąpienia można również znaleźć na SlideShare.
W miarę jak zaczynacie postrzegać pracę z pocztą elektroniczną z bardziej procesowego punktu widzenia, gorąco polecam, abyście zaczęli traktować e-maile bardziej jak krótkie wiadomości (takie jak SMS-y lub komunikatory internetowe), a mniej jak narzędzie do pisania rozbudowanych esejów. Obecnie każdy na świecie jest zalewany e-mailami i innymi informacjami, a przeciętny odbiorca poświęci na przeczytanie wiadomości najwyżej 10 sekund, a być może nawet 20-30 sekund, ale nie więcej. Prawdopodobnie większość osób będzie czytać Wasze e-maile na urządzeniach mobilnych, dlatego kluczowe jest, aby wiadomości były krótkie, zwięzłe i konkretne. Starajcie się, aby wszystkie Wasze wiadomości e-mail składały się z maksymalnie pięciu zdań lub mniej.
Kolejnym wnioskiem wynikającym z tego jest to, że należy używać pola "Kopia" (CC) oszczędnie i precyzyjnie. Należy upewnić się, że wiadomość dociera tylko do osób, które naprawdę muszą ją przeczytać. Jeśli otrzymujesz wiadomość z długą listą odbiorców w polu "Kopia", zastanów się, czy naprawdę musisz nacisnąć przycisk "Odpowiedz wszystkim". Czy wszystkie osoby na tej liście muszą usłyszeć Twoją odpowiedź, czy tylko nadawca?
Równie ważne jest korzystanie z zaawansowanego i skutecznego oprogramowania do filtrowania spamu, aby upewnić się, że do Twojej skrzynki odbiorczej docierają tylko wiadomości od prawdziwych osób, od których chcesz otrzymywać komunikaty (lub newslettery od firm, o których faktycznie chcesz być informowany). Wybór dostępnych narzędzi może być ograniczony przez dostawcę usług poczty elektronicznej, którego używasz, ale polecam rozważyć zakup komercyjnego pakietu zabezpieczeń dla wielu urządzeń, takiego jak BitDefender, który zawiera narzędzia do filtrowania spamu, a także standardowe funkcje antywirusowe i osobisty firewall, chroniąc tym samym komputery stacjonarne, laptopy, tablety i smartfony. Ponadto, zalecam, aby agresywnie oznaczaliście wszystkie niechciane wiadomości jako spam w swoim programie do obsługi poczty elektronicznej, aby skutecznie zablokować nadawcę. Odrejestrujcie się ze wszystkich list mailingowych sklepów, takich jak najnowsze buty ze sklepu Zappos lub najnowsze dekoracje na Halloween ze sklepu iParty – niechciana poczta to prawdziwy zabójca czasu, a można się jej pozbyć, systematycznie odrejestrowując się lub oznaczając wiadomości jako spam. Wyłączcie wszystkie powiadomienia e-mail z mediów społecznościowych. Nie potrzebujecie wiadomości z Facebooka, Twittera i innych platform społecznościowych, które zaśmiecałyby Waszą skrzynkę odbiorczą. Te platformy i tak wymagają wystarczająco dużo Waszej uwagi i czasu poprzez swoje aplikacje.
Niektóre nowoczesne programy do obsługi poczty elektronicznej oferują świetne funkcje do organizacji przychodzących wiadomości, umożliwiając ich podział na oddzielne zakładki, wątki lub grupy. Dzięki temu zarządzanie pocztą może stać się bardziej efektywne, ponieważ można skupić się na różnych rodzajach wiadomości po kolei. Dodatkowo, oddzielenie korespondencji służbowej od prywatnej poprzez używanie dwóch różnych adresów e-mail może znacząco zwiększyć produktywność. Do korespondencji służbowej używam Outlook 2016, a do prywatnej Google Inbox. Obie aplikacje oferują doskonałe funkcje, które pozwalają mi usprawnić pracę. Na moim smartfonie z systemem Android również używam aplikacji Google Inbox do prywatnej korespondencji, ale do służbowej preferuję aplikację MailWise zamiast wbudowanego klienta poczty w systemie Android oraz aplikacji Outlook. Jak już wspomniałem, kluczowe jest oddzielenie korespondencji prywatnej od służbowej.
Jeśli chcą Państwo poinformować odbiorców swoich wiadomości e-mail o nowych zasadach, które wprowadzają, warto umieścić na swojej stronie internetowej lub blogu stronę, na której wyjaśnione są te zasady. Następnie można automatycznie odwoływać się do tej strony z nagłówka swoich wiadomości e-mail, umieszczając link w predefiniowanym podpisie. W moim przypadku ta strona to: alexander.falk.us/personalemailpolicy

Komunikacja wspierająca efektywność

Do krótkich i pilnych wiadomości do członków zespołu, przyjaciół i rodziny, e-mail został z pewnością zastąpiony przez liczne usługi komunikacyjne, które są obecnie dostępne. Od wiadomości tekstowych na telefonie, przez usługi komunikatorów internetowych (IM), po iMessage na urządzeniach iOS, WhatsApp i Facebook Messenger – istnieje wiele opcji do wyboru. Być może najważniejsza zasada, która pomaga zachować spokój, to standaryzacja wyboru jednej z tych usług z zespołem, przyjaciółmi i rodziną. Jeśli ciągle musisz przełączać się między pięcioma różnymi produktami i usługami, szybko stracisz orientację. W moim przypadku udało mi się przekonać całą rodzinę do korzystania z WhatsApp, co sprawdziło się całkiem dobrze. A w biurze używamy Skype for Business. Spróbujcie ustalić jeden standard. Jeśli cała Wasza rodzina korzysta z urządzeń iOS, korzystanie z iMessage i FaceTime może być dla Was dobrym rozwiązaniem. Jeśli macie użytkowników zarówno urządzeń Android, jak i iOS, warto rozważyć użycie usługi takiej jak WhatsApp lub Skype, które są dostępne na obu platformach.

Listy zadań do wykonania

Znaczenie utrzymywania porządku poprzez tworzenie list zadań zostało od dawna podkreślone przez ekspertów w dziedzinie produktywności. Jednak większość list zadań, które tworzymy, nie jest odpowiednia do efektywnego działania, ponieważ zawierają one mieszankę długoterminowych celów, krótkoterminowych zadań oraz niejasnych pomysłów, które wymagają doprecyzowania. Samo posiadanie listy zadań, bez jasno zdefiniowanego procesu i metodologii, jak ją zorganizować i wykorzystać, nie przyniesie dużej efektywności. W rzeczywistości większość z nas cały czas ma w głowie zbyt wiele zadań. Pewne rzeczy, których nie zapisaliśmy, ale które musimy wykonać, rozpraszają nas i utrudniają optymalną produktywność, a także zwiększają poziom stresu.

David Allen promował swoje Jak efektywnie organizować pracę metodologii (często skracanej jako GTD) od 2002 roku, kiedy opublikował swoją książkę zatytułowaną ""Getting Things Done": Sztuka produktywności bez stresu"(teraz dostępna w nowej, zaktualizowanej edycji z 2015 roku)." Jego metoda GTD składa się z 5 odrębnych etapów – zbieranie/kategoryzacja, doprecyzowanie, organizacja, refleksja i działanie – które mają na celu pomóc w lepszym planowaniu celów długoterminowych, jasnym definiowaniu projektów oraz określeniu kolejnych kroków do wykonania w ramach każdego z tych projektów. Dzięki temu powstaje przejrzysty system, który jest łatwy do wdrożenia i przestrzegania. Jeśli chcą Państwo zapoznać się z podstawami systemu Davida Allena, polecam: oglądałem jego wystąpienie na TEDx z 2012 roku oraz gorąco polecam zakup i przeczytanie [tego/tego materiału/książki/artykułu] Książka o metodzie GTD. W celu tej dyskusji, ograniczę się do krótkiego podsumowania jego pięć kroków:

Zebranie informacji — pierwszy krok to poświęcenie kilku godzin na spisanie wszystkiego. Zanotuj wszystkie myśli, wszystkie zadania do wykonania, wszystkie cele, wszystkie projekty, wszystkie sterty listów, karteczki samoprzylepne, e-maile, długoterminowe plany, wszystko, co zagraca Twoje biurko, domowe biuro i Twoją głowę. Na tym etapie ważne jest jedynie zebranie wszystkich informacji, czyli "wypisanie wszystkiego, co w głowie" – bez próby ich organizowania. David Allen zaleca robienie tego na kartkach, które następnie umieszcza się w specjalnym segregatorze na biurku, ale ja preferuję zbierać wszystko elektronicznie, więc ten krok dał w rezultacie bardzo długą, nieuporządkowaną listę punktów w dokumencie Word. W zasadzie, na tym etapie tworzysz "skrzynkę odbiorczą" swojego systemu produktywności.
Uściślenie – to prawdopodobnie najważniejszy krok w tym procesie (i taki, do którego trzeba się przyzwyczaić, aby skutecznie korzystać z tej metody). Dla każdego elementu w nowym oknie poczty e-mail z zadaniami, należy teraz ustalić, czy jest to zadanie wymagające podjęcia działania, czy nie. Jeśli nie wymaga żadnego działania, można podjąć jedną z trzech decyzji: usunąć go, zapisać jako materiał referencyjny lub zachować go na przyszłość, jako źródło inspiracji, która może kiedyś doprowadzić do działania. Jeśli wymaga działania, należy zadać sobie pytanie: czy jest to pojedyncze działanie, czy część większego projektu? Jeśli jest to część projektu, należy zdefiniować cel tego projektu i zaplanować go jako plan projektu. Jeśli jest to pojedyncze działanie, można ponownie wybrać jedną z trzech opcji: jeśli zajmuje mniej niż dwie minuty, należy je wykonać od razu; jeśli nie jest się odpowiednią osobą do wykonania tego zadania, należy je przekazać innej osobie; a na koniec, jeśli zajmuje więcej niż dwie minuty i trzeba je wykonać, należy przełożyć je na późniejszy termin – albo wpisując je do kalendarza, jeśli muszą być wykonane w określonym dniu, albo dodając je do jednej lub więcej list "następnych działań". Poniższy schemat ilustruje ten etap...
Organizacja — aby wesprzeć poprzedni etap klarowania, niezwykle ważne jest uporządkowanie różnych list "następnych działań", a także planów projektu, materiałów referencyjnych oraz list z pomysłami, które wymagają dalszego rozwoju. W książce dużo mówi się o folderach i plikach w wersji papierowej, ale polecam, aby wszystko robić cyfrowo. Potrzebny jest jeden system do hierarchicznego porządkowania plików oraz inny system do zarządzania wieloma listami zadań, do których można łatwo uzyskać dostęp. Omówię moje preferowane oprogramowanie w sekcji dotyczącej narzędzi chmurowych, znajdującej się poniżej.
Refleksja — aby ten system działał, ważne jest, aby regularnie, zarówno codziennie, jak i co tydzień, poświęcać czas na refleksję: momenty, w których przeglądacie swoje listy, aktualizujecie je, a być może przenosicie elementy z listy zadań projektowych na listę kolejnych działań, utrzymując je w aktualnym stanie.
Realizacja — to faza działania w tej metodologii. Teraz, gdy dysponujesz różnymi listami "następnych kroków" — niektóre z nich mogą być specyficzne dla danego kontekstu, np. "następne kroki do wykonania w biurze" lub "następne kroki do wykonania w domu" — możesz po prostu zacząć realizować te działania, kiedy tylko będziesz mieć na to czas i odpowiednią koncentrację. Będziesz to robić z pewnością, ponieważ wiesz, że to działanie jest właściwe do wykonania w danym momencie.

Te kroki nabierają jeszcze większego sensu, jeśli spojrzy na nie w kontekście schematu przepływu pracy, który można znaleźć na stronie internetowej Davida:

A Bardziej zaawansowana wersja tego schematu przepływu pracy jest również dostępna na jego stronie internetowej. W każdym przypadku, polecam zakup i przeczytanie jego książki, ponieważ mogę przedstawić państwu jedynie wstępny zarys tej metody w kilku akapitach, a jeśli chcą państwo wdrożyć ten system, nie ma nic lepszego niż sięgnięcie do źródła.

Jedną z zaskakujących cech wydania książki GTD z 2015 roku jest to, że nie poświęca ona zbyt wiele uwagi temu, jakie narzędzia programowe można wykorzystać do wdrożenia takiego systemu pracy. Uważam jednak, że jest to absolutnie kluczowe nie tylko do wdrożenia takiej metody, ale również do konsekwentnego jej stosowania w dłuższej perspektywie i osiągania dzięki niej znaczących sukcesów.

Narzędzia chmurowe

Ponieważ w ciągu dnia pracy korzystam z różnych urządzeń – komputerów stacjonarnych, laptopów, tabletów i smartfonów – dla mnie ważne było wdrożenie tej metodyki przy użyciu narzędzi chmurowych, do których mógłbym łatwo uzyskać dostęp z każdego urządzenia. Po przetestowaniu różnych rozwiązań, zdecydowałem się na kombinację następujących narzędzi opartych na chmurze (które można używać w przeglądarce internetowej, a także za pomocą odpowiednich aplikacji na smartfonach i tabletach). Wszystkie te narzędzia są dostępne za darmo, ale z pewnymi ograniczeniami pojemności (np. Google Drive oferuje 15 GB przestrzeni dyskowej za darmo, a za większe ilości danych wymagane jest subskrypcję). Osobiście zarządzam dużą ilością danych, dlatego wybrałem plan Google Apps Unlimited dla mojej rodziny, który kosztuje tylko 10 dolarów od użytkownika miesięcznie.

Zachowaj

Ten pierwszy punkt może być dla niektórych czytelników zaskoczeniem. Zamiast korzystać z tradycyjnego systemu zarządzania projektami lub organizacji zadań do tworzenia list zadań, postanowiłem używać Google Keep. Keep pozwala mi tworzyć listy zadań, które można łatwo odhaczać, notatki, nagrania głosowe i przypomnienia – a także pozwala mi organizować te listy za pomocą etykiet i kolorów, dzięki czemu mogę szybko skupić się tylko na tych listach, które są mi potrzebne w danym momencie. Na przykład, używam trzech etykiet, aby oddzielić sprawy związane z pracą od spraw osobistych i inwestycji. Używam również etykiet, aby rozróżnić między kolejnymi działaniami, projektami i celami długoterminowymi (tzw. "inkubacją"). Dzięki temu lista zadań z etykietami "Osobiste" i "Kolejne działania" pokaże mi, jakie działania muszę podjąć, aby osiągnąć cele osobiste, które sobie wyznaczyłem. Google Keep ułatwia również filtrowanie tych notatek i list za pomocą etykiet, dzięki czemu mogę wykorzystać go wielowymiarowo: albo przeglądać wszystkie listy związane z pracą, albo, patrząc z perspektywy czasu, przeglądać wszystkie listy dotyczące celów długoterminowych we wszystkich obszarach, co obejmuje książki, które planuję przeczytać, lub rzeczy, których chcę się nauczyć w ciągu najbliższych kilku lat

Kolejną przydatną funkcją Google Keep jest możliwość udostępniania list zadań członkom rodziny. Dzięki temu mamy wspólną "listę zakupów" i, kiedy coś się kończy, osoba, która zużywa ostatnie jajko, ostatnią porcję mleka lub ostatni kawałek masła, po prostu dodaje ten produkt do listy. Kiedy ktoś z nas idzie na zakupy, zazwyczaj większość produktów z listy jest już potrzebna, a szybka wiadomość na WhatsApp do rodziny pozwala sprawdzić, czy ktoś ma dodatkowe sugestie. Podczas spaceru po sklepie możemy łatwo odhaczać produkty, dodając je do koszyka. Co ważniejsze, dwie osoby mogą być w sklepie jednocześnie i pracować z tą samą listą, widząc w czasie rzeczywistym, co druga osoba już odhaczyła. To nowoczesne rozwiązanie starożytnego problemu.

Google Drive

Wszystkie moje materiały referencyjne, a także plany projektów, zdecydowałam się przechowywać w folderach w moim Google Drive. Oczywiście, można użyć Dropboxa lub innego systemu przechowywania danych w chmurze do tego samego celu. Poświęciłam sporo czasu na zaprojektowanie struktury katalogów, która sprawia, że system jest łatwy w użyciu i umożliwia mi szybki dostęp do wszystkich potrzebnych plików. Dzięki używaniu Google Drive na moim komputerze stacjonarnym i laptopie, mogę łatwo synchronizować pliki między różnymi urządzeniami, a aplikacja na moim smartfonie zapewnia mi dostęp do wszystkich tych plików, gdy jestem w podróży. Obejmuje to wszystkie moje plany podróży, bilety lotnicze, skanowane kopie ważnych dokumentów oraz wszystko, co powstało w wyniku procesu GTD, i co ma służyć jako materiał referencyjny lub do przyszłego wykorzystania. To bardzo wygodne mieć wszystkie te pliki dostępne w dowolnym momencie i na każdym urządzeniu.

Kalendarz

Do zarządzania wszystkimi moimi danymi z kalendarza używam Google Calendar. Ich nowa aplikacja (dostępna zarówno na iOS, jak i na Androida) jest naprawdę dobrze zaprojektowana i estetyczna. Chociaż wersja przeglądarkowa jest nieco przestarzała pod względem wyglądu, wciąż spełnia swoje zadanie. Mogę ponownie łatwo udostępniać wpisy z kalendarza członkom mojej rodziny, dzięki czemu możemy zobaczyć terminy nawzajem i uniknąć konfliktów.

Skrzynka odbiorcza

Aby wszystko połączyć w jedną całość, jeśli korzystacie z Gmaila jako systemu poczty elektronicznej, a jednocześnie korzystacie z Google Inbox, teraz możecie dodawać przypomnienia bezpośrednio z Inboxa lub odsuwać wiadomości w skrzynce odbiorczej na późniejszy termin, aby je później przetworzyć. To naprawdę pozwala stworzyć zintegrowany proces pracy, który jest łatwy do zarządzania.

Media społecznościowe (i inne czynniki rozpraszające)

Teraz, gdy omówiliśmy procesy i narzędzia do organizacji projektów zawodowych i osobistych oraz zadań, a także sposoby zarządzania skrzynką odbiorczą, musimy jeszcze rozwiązać jedno ostatnie wyzwanie: jak radzić sobie z ciągłym napływem nowych informacji, które docierają do nas 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, w postaci Twittera, Facebooka, powiadomień informacyjnych lub najnowszej aplikacji społecznościowej, którą zainstalowaliśmy na naszym smartfonie. Oczywiście, żyjemy w czasach, w których nasza uwaga jest ciągle rozpraszana, a nasz mózg dosłownie pragnie każdej nowej informacji i pozytywnych reakcji społecznych, które otrzymujemy lubię i od każdego ponowne udostępnienie (na Twitterze). W rzeczywistości, w ostatnich latach już zaobserwowaliśmy artykuły naukowe publikowane na temat uzależniających właściwości mediów społecznościowych i jak może to być powiązane z uzależnieniami.

Kiedy tylko zrozumiemy i zaakceptujemy fakt, że nasz mózg lubi dostarczanie i napływ nowych informacji, oraz – podobnie jak w przypadku psa Pawłowa – każdy nowy dźwięk wydawany przez nasze telefony, każde wibracje naszych smartwatchów, każde okienko powiadomień, które pojawia się na naszych ekranach natychmiast wywoła odruch i będzie miał priorytet Niezależnie od tego, czym aktualnie się zajmujemy (lub powinniśmy się zajmować), możemy lepiej zarządzać naszym czasem, skutecznie kontrolując i kierując te powiadomienia.

Moje osobiste rekomendacje to:

Wyznaczcie w swojej codziennej rutynie konkretne godziny na czytanie wiadomości, przeglądanie mediów społecznościowych i po prostu "przeglądanie internetu". Podobnie jak ludzie w "tych dobrych, starych czasach" czytali gazetę podczas śniadania, w drodze do pracy metrem lub podczas obiadu, wy również możecie znaleźć te konkretne momenty, w których pozwolicie swojemu mózgowi cieszyć się przyswajaniem nowych informacji. Zazwyczaj poświęcam pół godziny na śniadanie i pół godziny na obiad, a następnie, być może, jeszcze raz po kolacji, kiedy czytam moje subskrypcje online w New York Times, Wall Street Journal, a także 2-3 dodatkowe artykuły w innych publikacjach lub na blogach, które mogły zostać polecane przez moich znajomych w mediach społecznościowych.
Wyłącz wszystkie powiadomienia Wyłącz aplikacje mediów społecznościowych na swoim telefonie i wyłącz wszystkie powiadomienia e-mail z tych platform. Nie potrzebujesz telefonu ani smartwatcha, aby dowiedzieć się, kiedy ktoś wspomniał Cię w tweecie lub kiedy Twój post na Facebooku został udostępniony. Jeśli wyznaczysz konkretne godziny, w których będziesz mógł sprawdzać media społecznościowe, to w pozostałych przypadkach powinieneś unikać, aby te rozpraszacze zakłócały Twoją pracę. Idealnie byłoby pójść o krok dalej i dokładnie określić, jakie powiadomienia chcesz otrzymywać z dowolny Aplikacje: Czy naprawdę potrzebujesz otrzymywać powiadomienia o wynikach sportowych, pogodzie, poprawkach zdjęć lub głupich grach, które mogą potencjalnie zakłócić Twoją produktywność? W moim przypadku, zezwalam na powiadomienia tylko z czterech aplikacji: Inbox (do korespondencji osobistej), MailWise (do korespondencji służbowej), Google Calendar i WhatsApp, który używam jako główną aplikację do komunikacji w naszej rodzinie. I pamiętaj: możesz również ustawić różne dzwonki dla powiadomień z różnych aplikacji, więc dźwięk wydawany przez Twój telefon może wskazywać, czy to wiadomość tekstowa, e-mail osobisty, czy przypomnienie z kalendarza – wykorzystaj to na swoją korzyść.
Jeśli sprawdzanie wiadomości i mediów społecznościowych tylko podczas śniadania i obiadu wydaje się zbyt ograniczające, a uważasz, że musisz to robić częściej, to oczywiście możesz dodać do swojej porannej rutyny 10-minutową przerwę na kawę, podczas której szybko sprawdzisz Facebooka i Twittera w drodze do kuchni. Jednak ja wolałbym wykorzystać ten czas na interakcje z kolegami z pracy. Zazwyczaj jest to znacznie bardziej produktywne i korzystniejsze dla utrzymania zdrowej atmosfery w biurze.
Na koniec, ale nie mniej ważne, porozmawiajmy o tym, jak często powinniście sprawdzać swoją skrzynkę odbiorczą: to bardzo indywidualna decyzja, która w dużej mierze zależy od waszej pracy, kultury organizacyjnej firmy oraz od tego, jak pilne zazwyczaj są wiadomości e-mail w waszym codziennym workflow. Kiedy zastosujecie strategię "Inbox Zero" i zaczniecie zarządzać swoją skrzynką odbiorczą w sposób zorganizowany i systematyczny, obsługa nowej wiadomości e-mail zajmie z definicji mniej niż dwie minuty (patrz nasza dyskusja o procesie GTD powyżej). Po tym czasie wiadomość jest albo zrealizowana (jeśli jej obsługa zajęła mniej niż dwie minuty), przekazana komuś innemu, odłożona na później, archiwizowana, usunięta lub przekształcona w kolejny krok w jednej z waszych list zadań. Prawdziwym pytaniem staje się więc: jakie zakłócenia w waszej pracy powoduje taka dwuminutowa przerwa? Jeśli jesteście w trakcie programowania ważnego projektu, pisania pracy naukowej, przeprowadzania zaawansowanej analizy lub w inny sposób potrzebujecie pełnej koncentracji, to z pewnością stwórzcie sobie spokojne miejsce do pracy, wyjdźcie z klienta poczty elektronicznej na pulpicie, wyciszcie telefon na godzinę lub dwie i powieście tabliczkę "nie przeszkadzać" na drzwiach biura. Prawdopodobnie będziecie w stanie wykonać swoją najlepszą pracę, jeśli nie dopuścicie żadnych zakłóceń. Jeśli w innych momentach musicie wykonywać bardziej rutynowe zadania, to dopuszczenie takich przerw jest akceptowalne. Użyjcie swojego zdrowego rozsądku, aby zdecydować, jaki poziom zakłóceń jest akceptowalny w danym momencie, w zależności od wykonywanego zadania.

Krótko mówiąc

Podsumowując, stwierdziłem, że mogę zaimplementować obie Pusta skrzynka odbiorcza i GTD (Getting Things Done) - Metoda zarządzania czasem i produktywności metody, które w sposób przemyślany wykorzystują kombinację Google Keep i inne narzędzia chmurowe, które zwiększają moją produktywność i pozwalają mi czuć się bardziej zadowoloną z mojego życia zawodowego i osobistego, a także z osiągania moich celów. Co więcej, poprzez ostrożny dobór aplikacji, którym zezwalam na wysyłanie powiadomień na moim smartfonie, mogę kontrolować natłok rozpraszaczy, jednocześnie korzystając z zalet czytania wiadomości i bycia w kontakcie za pośrednictwem mediów społecznościowych podczas przerw na kawę lub lunch.