Neue Fallstudie: Automatisierung der Erfassung und Verarbeitung von XBRL-Daten
Fallstudien sind eine hervorragende Möglichkeit, zu sehen, wie andere Organisationen die Altova®-Technologien nutzen, um einzigartige Projekte zu entwickeln, die ihre Geschäftsziele erreichen. Wir werden jedoch oft gefragt, was danach geschah. War das Projekt erfolgreich? Hat es sich seit der Veröffentlichung der Fallstudie weiterentwickelt?
Wir freuen uns, Ihnen eine Fortsetzung einer Fallstudie präsentieren zu können, die wir im vergangenen Jahr über den gemeinnützigen Maryland Association of Certified Public Accountants (MACPA) veröffentlicht haben. In der ursprünglichen Fallstudie konvertierte MACPA Daten aus verschiedenen Systemen, darunter das Hauptbuch und andere Finanzdaten, in das XBRL-Format – intern und unter Einhaltung des Budgets – mithilfe des Altova MissionKit®. Zu diesem Zeitpunkt mappten sie die XBRL-Datei auf verschiedene externe Ziele, darunter eine Excel-Tabelle, die zur Versorgung ihres Systems für Key Performance Indicators (KPI) verwendet wurde. (Sie können die ursprüngliche XBRL-Fallstudie hier lesen.)
Seitdem haben sie auf der Grundlage ihrer ursprünglichen Arbeit aufgebaut und ein Business-Intelligence-Dashboard entwickelt, das durch die XBRL-Dateien angetrieben wird, die sie mit MapForce® erstellen. Sie haben Altova FlowForce®, eine Anwendung zur Automatisierung der Ausführung von Datentransformationen in MapForce und anderer Aufgaben auf Servern, virtuellen Maschinen und Arbeitsstationen, eingesetzt, um die Erfassung und Verarbeitung von XBRL-Daten zu automatisieren. Jetzt stehen die aktuellsten Daten für den gesamten Konzern für individuelle Berichte zur Verfügung.
Sie können hier die Fortsetzung der ursprünglichen Fallstudie zu XBRL lesen.
Erfahren Sie mehr darüber, wie sie es geschafft haben.
MACPA, wie viele andere Organisationen, verwendet mehr als eine Softwareanwendung zur Verwaltung ihres Geschäfts, was bedeutet, dass Finanzdaten in mehr als einer Datenbank gespeichert sind. Diese Konfiguration kann die Informationsbedürfnisse der einzelnen Abteilungen erfüllen. Um jedoch Zusammenhänge zwischen diesen isolierten Datenpunkten herzustellen und Einblicke in die gesamte Organisation zu gewinnen, benötigte MACPA eine zentrale Datenquelle.
MapForce bot ihnen eine Möglichkeit, dies zu tun.
MACPA nutzte MapForce, um das XBRL Global Ledger zu befüllen. Dieses XML-Schema dient der Darstellung von Kontenplänen, Buchungssätzen und Transaktionen. Die Daten stammen aus verschiedenen, isoliert voneinander arbeitenden SQL Server®-Tabellen, die unterschiedliche Finanzdaten enthalten.
MapForce bietet eine Drag-and-Drop-Funktionalität, mit der definiert werden kann, wie Daten zwischen der Quelle (in diesem Fall die SQL Server-Tabellen) und dem Ziel (die XBRL GL-Dateien) transformiert werden sollen. Benutzerdefinierte Datenverarbeitungsfunktionen können ebenfalls erstellt werden, um wiederholende Transformationen zu vereinfachen.
Sobald die Kartierung abgeschlossen war, konnte MACPA eine XML-Ausgabedatei direkt aus MapForce erstellen. Diese XML-Datei enthält alle Finanzdaten, die das Unternehmen analysieren möchte.
Anfänglich erstellte MACPA Batch-Dateien, um die Datenübertragung durchzuführen. Jedes Mal, wenn eine dieser Batch-Dateien ausgeführt wurde, wurde die XML-Datei mit den aktuellsten Daten aktualisiert. Diese XML-Datei wurde dann verschiedenen Datenzielen zugeordnet, darunter die XBRL GAAP-Taxonomie sowie Excel-Tabellen, die das System für die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) des Unternehmens versorgen. Letzteres ermöglichte es MACPA, die KPIs regelmäßiger zu überprüfen, ohne den zuvor erforderlichen, aufwendigen Prozess der Datenerfassung.
Dies war jedoch erst der Anfang. Die Möglichkeit, eine einzelne Datenquelle zu erstellen und diese dann mit nahezu jedem anderen Zielsystem zu verknüpfen, eröffnete eine Welt voller Möglichkeiten. MACPA sah unter anderem eine Möglichkeit, ein Echtzeit-Business-Intelligence-Dashboard zu entwickeln, in dem Mitarbeiter individuelle Berichte erstellen und generieren könnten, und zwar nicht nur mit ihren eigenen Daten, sondern auch mit Daten aus dem gesamten Unternehmen.
Die Einführung von Altova FlowForce Server (jetzt in Beta 2) hat dazu beigetragen, dies Realität werden zu lassen. FlowForce Server ist ein Werkzeug zur Aufgabenverwaltung und Automatisierung für Aufgaben der Datenkonvertierung und -integration. Mit FlowForce können Benutzer über eine intuitive Web-Oberfläche mehrstufige Aufgaben erstellen und planen, entweder basierend auf einem flexiblen Zeitplan oder durch das Vorhandensein neuer oder geänderter Eingabedateien.
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MACPA nutzte FlowForce, um den Prozess zu automatisieren. Dadurch war es nicht mehr notwendig, Batch-Dateien auszuführen, um das XBRL Global Ledger-Instanzdokument zu erstellen – die Zuordnung, die die Datei automatisch generiert, läuft jede Nacht zu einer bestimmten Zeit. Dadurch erhält MACPA Zugriff auf eine Datenquelle, die täglich aktualisiert wird, aus der sie Berichte erstellen können.
Sobald sie die Erstellung einer zentralen Datenquelle automatisiert hatten, die alle ihre Finanzinformationen enthält, war es nur noch eine Frage, das Dashboard zu entwickeln. Die Mitarbeiter von MACPA nutzen PowerPivot, ein Add-In für Microsoft Excel®, über die Dashboard-Schnittstelle, um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen, die dann im Dashboard gespeichert und erneut ausgeführt werden können.
MACPA hat die Rolle des Verfechters von XBRL wirklich angenommen. Unter der Leitung von CEO Tom Hood entsenden Vertreter der Organisation im ganzen Land, um auf Konferenzen zu sprechen, sich mit anderen Meinungsführern zu treffen usw. Tatsächlich haben sie sogar ein Zentrum für Transparenz, Leistungsmanagement und Rechenschaftspflicht eingerichtet, das XBRL nutzt, um praktische Ressourcen, Fachwissen und Schulungen bereitzustellen, die Wirtschaftsprüfer benötigen, um XBRL effektiv einzusetzen.
Allerdings sind es vor allem ihre Fähigkeit, den praktischen Nutzen von XBRL als Informationsquelle zu demonstrieren, die sie zu echten Vorreitern macht. MACPA hat einen idealen Anwendungsfall geschaffen, der nicht nur zeigt, wie eine kleine Organisation ihre Finanzdaten in XBRL umwandeln kann, sondern auch, warum sie dies tun sollten. Durch den Einsatz von XBRL konnte MACPA sowohl die Kosten für die Datenerfassung und -zusammenführung senken als auch die Zugänglichkeit von Finanzinformationen verbessern, wodurch sie in einer idealen Position sind, um tiefere Einblicke in ihre Geschäftstätigkeit zu gewinnen. Und das Altova MissionKit half ihnen, all dies intern und innerhalb des Budgets zu realisieren.