法務部門の責任者が語る、契約管理ツールの活用について

契約管理は、大企業から中小企業まで、ほとんどの企業にとって重要な課題です。利用されている手法やツールが多岐にわたるため、最適なソリューションを選択することは、容易ではありません。

私の考えはシンプルです。当社では、すべての契約書をAltova ContractManagerで管理しています。商標や特許の期限管理、著作権登録情報の保存のために、いくつかの項目をカスタマイズしました。もし、期限の管理が必要な場合や、特殊な書類を保存する必要がある場合は、ContractManagerをカスタマイズして、お客様のニーズに合わせて利用できます。非常に柔軟で使いやすい優れたプラットフォームです。もしかすると、少し偏っているかもしれませんが、なぜなら私はAltovaの法務部門の責任者であり、製品設計にも携わったからです。その過程は、それ自体が面白い話です。

なぜContractManagerを選ぶのか？

Altova ContractManagerは、手頃な価格で契約管理を行いたい企業に最適なソリューションです。ここで言う「手頃な価格」とは、3人のユーザーが利用できるライセンスで、無制限の契約数を管理できるものが、年間1000ドル未満で購入できることを意味します。この価格は非常に魅力的です。また、この製品は、不要な機能や高価な追加機能を追加することなく、必要な機能だけを提供することにも優れています。さらに、少人数のユーザーチームで、包括的な管理システムを利用して、簡単にドキュメントを保管・検索したい場合、Altova ContractManagerほど優れた選択肢はないと考えています。

私の契約管理における課題

私は、このプロジェクトを、既存のレガシーシステムを引き継ぐことから始めました。テンプレートや項目を設定するには、高度なソフトウェアの知識が必要だったり、メーカーとの契約が必要だったりしました。さらに、多くの項目が不要だったにもかかわらず、削除する方法がなく、無駄なクリック操作が時間のかかる迷惑な作業でした。レポートを作成する作業は、まるで外国語でプログラミングしているように感じられ、8年間使用しても、結局レポートの作成方法を理解できませんでした。そして、年間の費用も高額だったため、何か別の方法を模索する必要がありました。

毎年開催される企業法務担当者協会（ACC）の会議で、私は多くの時間を展示会場で過ごし、熱心な営業担当者と話したり、製品のデモンストレーションを試したりしました。しかし、すべてのシステムは複雑すぎたり、機能が多すぎたり、高価すぎました。私は契約ライフサイクル管理、AI分析、自動契約生成機能などを必要としていません。ただ、契約書を保管し、更新が必要な時期を把握したいだけでした。それらの機能は確かに役立つかもしれませんが、私の法務チームの時間を節約するわけでも、コストに見合うものでもありませんでした。年間3万ドルという費用を正当化することは不可能でした。

もしあなたがそれを構築するなら…

CEOに私の不満を伝えた後、彼は「自社で何か作ってみたらどうだろうか」と提案しました。Altovaは、長年にわたりソフトウェア開発ツールを販売してきた実績があります。それに加えて、当社はすでにプラットフォームを開発しているのですモバイルアプリや企業向けアプリケーションの開発. なぜ、契約管理ツールをパソコンや携帯端末でも利用できるようにしないのでしょうか？法務部門のニーズを、会社にとって利益を生む部門に転換できるかもしれません。結局のところ、もし私が適切な解決策を見つけるのに苦労しているなら、同じ問題を抱えている人は他にもたくさんいるはずです。多くの人が、開発者に直接相談できるわけではないでしょう。この考えは、私にとって非常に興味深いものでした。その後数ヶ月間、私はシステムに求める機能を具体的に計画する必要がありました。基本的なシステムは、数ヶ月で完成しました。そして、新しい機能が毎週のように導入されていきました。

ACCカンファレンスで様々な選択肢を検討した結果、すべての企業が同じものを求めているわけではないことが明らかになりました。したがって、私たちが決定する内容は、非常に柔軟性があり、容易にカスタマイズできるものでなければなりません。多くの弁護士は技術に詳しくないため、操作が簡単で分かりやすいものでなければなりません。ContractManagerでは、ほとんどのユーザーに役立つように、いくつかのデフォルトのテンプレートを作成しました。しかし、フィールドの追加や削除、フィールドに対するロジックの適用、そして画面上のどこにでもフィールドを移動できるため、設定の自由度はあなたの想像力によってのみ制限されます。

多くの皆さんと同様に、私は単に契約書を管理するシステムを求めているわけではありません。むしろ、他の種類の締め切りも管理できるものが欲しいと考えていました。知的財産分野での経験から、このシステムが私の商標に関する締め切りも管理するのが当然だと感じました。特許に関する記録も管理できないかと思いました。また、著作権の登録情報を保管し、次回の登録手続きを促すリマインダー機能も必要でした。

当社では、オープンソースソフトウェアや、当社のソフトウェアツールで使用される様々な分類体系を整理するために、専用のデータベースを構築しました。これらの情報を整理するためのサンプルテンプレートを作成し、ほとんどのカテゴリ項目を自動的に入力し、よくある回答をプルダウンメニューに追加しました。これにより、以前は5分かかっていた作業が、わずか30秒で完了できるようになりました。もし、お客様や従業員の方が、同じ種類の文書を何度も記録・入力する必要がある場合、これらのテンプレートを使用することで、時間（そして精神的な負担）を大幅に削減できます。

ContractManagerは、従来の契約管理ソリューションが持つすべての機能を備えています。例えば、データを確認・整理するための様々なテンプレートが用意されています。期日、会社名、カテゴリーなどでデータを並べ替えることも可能です。プルダウンメニューを使用することで、異なる表示モードを簡単に切り替えることができます。

古いシステムからの移行

私が考慮した大きな課題の一つは、古いシステムから新しいシステムへの移行でした。以前のシステムでは、自分でデータをエクスポートすることができず、必ず彼らのサービスを利用する必要がありました。さらに、ベンダーは、すべてのデータを単純なデータベースに変換するための特別なツールを作成する必要があり、それが私の既存のシステム構造を破壊してしまう可能性がありました。彼らとの関係を解消することになったため、移行の際に彼らが十分な協力をしてくれるかどうか不安でした。しかし、私が学んだのは、それはある程度意図的なことだったということです。企業は、顧客が他のシステムに乗り換えることをできる限り困難にしようとするのです。

CEOにその懸念を伝えたところ、彼は冗談めかして「これは簡単な問題ですよ」と言いました。幸運なことに、私はデータベースから正確なデータを抽出・加工することに特化した会社で働いています。弊社の人気製品であるMapForceとXMLSpyを使用することで、データの抽出と新しいシステムへのインポートは比較的容易でした。こうして、かつては気が遠くなるような課題だったものが、私の心配事の最下位にランクインしました。

古いデータを新しいシステムに移行した後も、まだいくつかの整理作業が必要でした。その作業を、まるで引き出しの中身を整理するようなものだと感じました。長年放置されていたものがそこにあったので、整理するためのきっかけが必要だったのです。私たちの場合、それはファイル管理プロセスの迅速な改善と、カテゴリーの再整理を意味しました。正直に言うと、この作業は8年も前からやるべきだったのです。現在では、カテゴリーとグループが整理され、休眠状態の記録は「完了」または「非アクティブ」に修正され、「リマインダー」システムも更新されました。以前はできなかった、ほとんどの記録を見直し、空欄を埋め、情報を更新し、リマインダーを追加する必要がありました。しかし、データベースの修正は、システム移行の結果というよりも、むしろ私が以前からやるべきだった作業を、システム移行をきっかけに実行した結果だと考えています。

Altovaは、移行作業をサポートいたします。お客様の既存のシステムを分析し、無料でContractManagerへ移行いたします。弊社のツールを使用して、お客様のシステム内のデータを抽出し、ContractManagerにインポートします。もちろん、MapForceやXMLSpyに精通した担当者がいらっしゃれば、ご自身で移行作業を行うことも可能です。問題が発生した場合は、サポートさせていただきます。既存のシステムと新しいシステムを連携させることができます。その後、必要に応じてカテゴリを追加したり、データの整理を行ったりすることができます。構造の設定についても、サポートさせていただきます。移行作業には、既存の記録の確認や一般的なデータ整理が必要になる可能性がありますが、技術的な作業は弊社が代行いたします。

クラウドベースの契約管理システム

ContractManagerのもう一つの重要な特徴は、クラウドベースであることです。インターネットブラウザがあれば、基本的にいつでもどこからでもアクセスできます（ただし、アクセスを制限する設定を行うことも可能です）。そのため、自宅で仕事をする際、メインのパソコンであろうと、玄関先のノートパソコンであろうと、オフィスにある個人のパソコンや共有のパソコンであろうと、簡単に自分の記録にアクセスできます。さらに、電車の中や顧客との会議中など、外出先でもスマートフォンやタブレットからContractManagerにログインし、すべての機能を活用することができます。

Altova ContractManagerは、あなたの業務をより効率的にするための優れたプラットフォームです。お客様のニーズに合わせて柔軟に設定でき、場所を選ばずに利用できます。その価格を考えると、非常に優れた価値を提供しています。

ContractManagerを実際に試して、その使い勝手を確認するのは簡単です。まず、Altova Cloudでアカウントを作成し、30日間の無料トライアルを開始してください。クレジットカード情報の入力は不要で、営業担当者からの連絡もありません。開始手続きはわずか1分程度で完了します。