법무팀 책임자의 계약 관리 도구에 대한 견해

대부분의 기업, 크고 작은 기업 모두에게 계약 관리는 중요한 문제입니다. 다양한 접근 방식과 도구가 존재하기 때문에, 어떤 솔루션을 선택할지 결정하는 것은 매우 어려운 일일 수 있습니다.

제 생각은 간단합니다. 저희는 모든 계약 관리에 Altova ContractManager를 사용합니다. 저희는 상표 및 특허 관련 기한 추적 및 저작권 등록 정보 저장 기능을 위해 일부 필드를 수정했습니다. 만약 특정 기한이 있거나 특이한 문서를 보관해야 한다면, ContractManager는 고객의 요구에 맞춰 수정할 수 있습니다. 이 플랫폼은 유연하고 사용하기 쉬운 훌륭한 도구입니다. 아마도 제가 조금 편향적일 수도 있습니다. 왜냐하면 저는 Altova의 법무총괄이며, 제품 설계 과정에 참여했기 때문입니다. 이 이야기는 자체적으로도 흥미로운 이야기입니다.

ContractManager를 선택해야 하는 이유는 무엇일까요?

Altova ContractManager는 계약 관리를 위한 저렴하고 효과적인 솔루션을 찾는 기업에 적합합니다. "저렴하다"는 것은, 무제한의 계약을 관리할 수 있는 3명의 사용자를 위한 라이선스가 연간 1000달러 미만으로 구매할 수 있다는 의미입니다. 가격 경쟁력이 매우 뛰어납니다. 또한, 이 제품은 불필요한 기능이나 추가 비용 없이 필요한 기능만 제공하여 사용자 편의성을 높입니다. 게다가, 소규모 사용자 팀을 운영하며, 포괄적인 문서 관리 시스템을 통해 쉽고 효율적으로 문서를 저장하고 검색하고자 한다면, Altova ContractManager보다 더 나은 선택지는 없을 것입니다.

제 계약 관리 과제

저는 이 여정을 레거시 소프트웨어 시스템을 상속받으면서 시작했습니다. 템플릿과 필드를 설정하려면 고급 소프트웨어 지식이 필요하거나, 제조사에 계약을 맺고 변경해야 했습니다. 게다가, 쓸모없는 필드가 너무 많았고, 이를 제거할 방법이 없었습니다. 불필요한 클릭은 시간을 낭비하게 했고, 매우 불편했습니다. 보고서를 만드는 것은 마치 외국어로 프로그래밍하는 것과 같았습니다. 8년 동안 사용하면서도 보고서를 만드는 방법을 알아내지 못했습니다. 그리고 매년 발생하는 비용 때문에, 우리는 다른 방법을 찾아야 했습니다.

매년 열리는 기업 변호사 협회(ACC) 컨퍼런스에서 저는 많은 시간을 투자하여 열정적인 영업 담당자들과 대화하고, 그들이 제공하는 제품 시연을 살펴보았습니다. 하지만 모든 시스템은 너무 복잡하거나, 사용하기 어렵거나, 가격이 비쌌습니다. 저는 계약 관리 시스템의 전체 라이프사이클을 관리하거나, AI 분석 기능을 사용하거나, 자동으로 계약서를 생성하는 기능이 필요하지 않았습니다. 저는 단순히 계약서를 보관하고, 언제 갱신해야 하는지 알려주는 기능만 필요했습니다. 물론 그러한 기능들이 유용할 수도 있지만, 분명히 제 법무팀의 시간을 절약해주거나 비용을 정당화할 만큼 가치가 있는 것은 아니었습니다. 연간 3만 달러의 비용을 지불할 만한 가치가 전혀 없었습니다.

만약 당신이 그것을 만든다면

CEO에게 제 불만을 토로한 후, 그는 우리가 자체적으로 무언가를 개발하는 것이 좋겠다고 제안했습니다. 결국, Altova는 10년 넘게 소프트웨어 개발 도구를 판매해 왔습니다. 또한, 우리는 이미 관련 플랫폼을 구축해 놓은 상태였습니다 모바일 및 기업용 애플리케이션 개발. 왜 PC와 휴대용 기기에서 사용할 수 있는 계약 관리 도구를 제공하지 않을까요? 법무팀의 요구사항을 회사 전체의 수익 창출원으로 만들 수 있을지도 모릅니다. 결국, 제가 적절한 솔루션을 찾기 어려워하는 것처럼, 같은 문제를 겪는 사람들이 훨씬 더 많을 것입니다. 아마도 많은 사람들이 개발팀에 직접 문의하기 어려울 것이고, 이러한 점이 흥미로웠습니다. 앞으로 몇 달 동안 저는 시스템에 필요한 기능들을 구체적으로 계획해야 했습니다. 기본적인 시스템은 몇 달 만에 구축되었습니다. 그리고 매주 새로운 기능들이 추가되었습니다.

ACC 컨퍼런스에서 다양한 옵션을 살펴보니, 모든 회사가 동일한 것을 원하는 것은 아니라는 점이 분명해졌습니다. 따라서 우리가 어떤 결정을 내리든, 매우 유연하고 쉽게 사용자 정의할 수 있어야 했습니다. 대부분의 변호사들은 기술에 능숙하지 않으므로, 사용하기 쉽고 명확해야 했습니다. ContractManager를 통해, 대부분의 사용자에게 어필할 수 있는 몇 가지 기본 템플릿을 만들었습니다. 하지만 사용자가 필드를 추가하거나 삭제하고, 해당 필드에 대한 논리적인 연산을 수행하며, 화면 어디든 필드를 이동할 수 있으므로, 설정은 사용자의 상상력에 의해 제한됩니다.

저를 포함하여 많은 분들이 계약 관리 시스템만을 원하지 않습니다. 저는 다른 종류의 마감일을 관리할 수 있는 시스템을 원했습니다. 지적 재산 분야의 경험을 바탕으로, 이 시스템이 제 상표 관련 마감일도 관리하는 것이 당연하다고 생각했습니다. 왜 특허 기록까지 관리하지 않을까요? 저는 저작권 등록 정보를 보관하고, 다음 단계를 진행해야 할 때 알림을 받을 수 있는 곳이 필요했습니다.

저희는 오픈 소스 소프트웨어와 저희 소프트웨어 도구와 함께 사용되는 다양한 분류 체계를 정리하기 위해 별도의 데이터베이스를 구축했습니다. 이러한 항목들을 위한 샘플 템플릿을 만들어, 대부분의 분류 항목을 자동으로 채우고, 자주 사용되는 답변들을 드롭다운 메뉴에 추가했습니다. 이렇게 하면 이전에는 5분이나 걸리던 작업이 30초 만에 완료될 수 있습니다. 만약 귀하 또는 귀사의 직원들이 동일한 유형의 문서를 반복적으로 기록하고 입력해야 한다면, 이러한 템플릿을 사용하면 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 업무 효율성도 향상될 것입니다.

ContractManager는 기존 계약 관리 솔루션의 모든 기본적인 기능을 제공합니다. 몇 가지 예시를 들자면, ContractManager는 데이터를 확인하고 정리할 수 있는 다양한 템플릿을 제공합니다. 만기일, 회사명, 카테고리 등으로 데이터를 정렬하고 싶다면, 이를 쉽게 수행할 수 있습니다. 드롭다운 메뉴를 사용하여 다양한 보기 모드 간을 매우 간편하게 전환할 수 있습니다.

기존 시스템에서 새로운 시스템으로 전환

제가 생각했던 가장 큰 어려움 중 하나는 기존 시스템에서 새로운 시스템으로 전환하는 과정이었습니다. 저희는 이전 시스템을 사용하고 있었는데, 이 시스템에서는 제가 직접 데이터를 추출할 수 없어서 반드시 해당 업체의 서비스를 이용해야 했습니다. 게다가, 해당 업체는 모든 데이터를 간단한 데이터베이스로 변환하기 위한 특수한 도구를 개발해야 했는데, 이는 제 기존 시스템 구조를 망칠 위험이 있었습니다. 제가 해당 업체와 계약을 종료하려 했기 때문에, 시스템 전환 과정에서 그들이 충분히 협조해 줄까 걱정했습니다. 제가 깨달은 것은, 이러한 어려움이 어느 정도 의도적인 것이라는 점이었습니다. 기업들은 고객이 다른 시스템으로 쉽게 전환하지 못하도록 최대한 어렵게 만드는 경향이 있습니다.

CEO에게 제 우려를 말씀드린 후, 그는 농담으로 이 문제가 간단하다고 말씀하셨습니다. 다행히 저는 데이터베이스에서 데이터를 추출하고 분석하는 전문 기업에서 일하고 있습니다. 저희의 인기 제품인 MapForce와 XMLSpy를 사용하여 데이터를 추출하고 새로운 시스템에 통합하는 것은 비교적 간단했습니다. 이렇게 해서, 이전에는 부담스러웠던 이 작업은 제 걱정거리 중 가장 작은 문제가 되었습니다.

기존 데이터를 새로운 시스템에 입력한 후에도, 아직 정리해야 할 부분이 남아 있었습니다. 저는 이 작업을 마치 부엌 서랍을 정리하는 것과 같다고 생각했습니다. 그 안에는 오랫동안 쌓여 있던 것들이 있었고, 정리할 이유만 있으면 됩니다. 저희에게는 이것이 기존의 문서 관리 프로세스를 빠르게 개선하고, 분류 체계를 재정비하는 것을 의미했습니다. 솔직히 말씀드리면, 이 작업은 8년이나 늦어진 일이었습니다. 이제는 분류와 그룹화가 간소화되었고, 더 이상 사용하지 않는 기록은 "종료" 또는 "비활성" 상태로 변경되었으며, "알림" 시스템도 업데이트되었습니다. 이전에는 할 수 없었던, 대부분의 기록을 검토하여 누락된 부분을 채우고, 내용을 업데이트하고, 필요한 알림을 추가해야 했습니다. 하지만, 데이터베이스를 개선한 것은 시스템 전환의 결과라기보다는, 제가 오래전에 해야 했을 일을 이제야 하게 된 작업이라고 생각합니다.

알토바는 마이그레이션 과정에서 고객님을 지원해 드립니다. 저희는 고객님의 기존 시스템을 분석하고, 무료로 계약 관리 시스템(ContractManager)으로 이전하는 작업을 진행합니다. 저희의 도구를 사용하여 고객님의 시스템에 저장된 데이터를 찾아 계약 관리 시스템으로 가져옵니다. 물론, 만약 고객님께서 MapForce나 XMLSpy에 익숙하신 분이 계시다면, 직접 이 작업을 수행하실 수도 있습니다. 문제가 발생할 경우, 저희가 지원해 드리겠습니다. 기존 시스템과 새로운 시스템을 연동하여, 고객님께서 필요에 따라 카테고리를 추가하거나 데이터를 재구성할 수 있도록 지원합니다. 저희는 시스템 구조를 설정하는 데 도움을 드릴 것입니다. 이 과정에서 기존 데이터를 검토하고 정리하는 작업이 필요할 수 있지만, 기술적인 어려움은 저희가 해결해 드릴 것입니다.

클라우드 기반 계약 관리 시스템

ContractManager의 또 다른 중요한 특징은 클라우드 기반이라는 점입니다. 인터넷 브라우저만 있으면, 특별히 접근을 제한하는 설정을 하지 않는 한, 언제든지 어디서든 접속할 수 있습니다. 따라서 제가 집에서 일할 때, 주 업무용 PC이든, 현관에 있는 노트북이든, 회사 내 개인용 PC이든, 업무용 PC이든 상관없이 제 기록에 쉽게 접근할 수 있습니다. 심지어 기차를 타거나 고객과의 미팅 중에도 휴대폰이나 태블릿으로 ContractManager에 로그인하여 모든 기능을 사용할 수 있습니다.

Altova ContractManager는 여러분의 업무를 더욱 편리하게 만들어 줄 훌륭한 플랫폼입니다. 사용자는 원하는 대로 설정할 수 있으며, 언제 어디서든 접속할 수 있습니다. 가격 대비 성능이 매우 뛰어납니다.

ContractManager를 사용해 보면서 작동 방식을 쉽게 익힐 수 있습니다. Altova Cloud에 계정을 만들고 30일 무료 체험을 시작해 보세요. 신용카드 정보 입력이 필요 없으며, 영업 담당자가 연락하지 않습니다. 시작하는 데는 약 1분 정도면 충분합니다.