L'avis d'un directeur juridique sur les outils de gestion des contrats

La gestion des contrats est un enjeu important pour la plupart des entreprises, qu'elles soient grandes ou petites. Compte tenu de la diversité des approches et des outils disponibles, choisir une solution peut s'avérer une tâche complexe.

Mon point de vue est simple : nous utilisons Altova ContractManager pour tous nos contrats. Nous avons modifié certains champs pour permettre le suivi des échéances relatives aux marques et aux brevets, ainsi que pour stocker les enregistrements de droits d'auteur. Si vous avez des échéances à respecter ou si vous devez stocker des documents spécifiques, ContractManager peut être adapté pour répondre à vos besoins. C'est une excellente plateforme, flexible et facile à utiliser. Peut-être suis-je un peu partial, car je suis le conseiller juridique général d'Altova et j'ai participé à la conception du produit, ce qui est une histoire intéressante en soi.

Pourquoi choisir ContractManager ?

Altova ContractManager est idéal pour les entreprises qui recherchent une solution abordable pour gérer leurs contrats. Par "abordable", je veux dire que les licences pour trois utilisateurs, permettant la gestion d'un nombre illimité de contrats, coûteront moins de 1000 dollars par an. Le prix est difficilement battable. De plus, ce produit excelle en vous offrant uniquement ce dont vous avez besoin, sans fonctionnalités supplémentaires compliquées et coûteuses. De plus, si vous avez une petite équipe d'utilisateurs et que vous souhaitez un moyen simple de stocker et de retrouver des documents, en utilisant un système de gestion documentaire complet, je ne connais pas de meilleure option qu'Altova ContractManager.

Mon défi en matière de gestion des contrats

J'ai commencé ce projet en héritant d'un système logiciel obsolète. La configuration des modèles et des champs nécessitait des compétences avancées en informatique ou une collaboration avec le fabricant pour apporter des modifications. De plus, il comportait d'innombrables champs qui n'étaient tout simplement pas pertinents, et il n'y avait aucun moyen de les supprimer. Les clics inutiles étaient chronophages et frustrants. La création de rapports me rappelait la programmation dans une langue étrangère : après huit années d'utilisation, je n'ai jamais réussi à créer un rapport. Et avec le prix annuel, nous devions trouver une solution différente.

Lors de la conférence annuelle de l'Association of Corporate Counsel (ACC), j'ai passé de nombreuses heures à discuter avec des commerciaux enthousiastes et à tester leurs produits. Tous les systèmes étaient trop complexes, trop complets ou trop coûteux. Je n'avais pas besoin, et encore moins envie, de fonctionnalités comme la gestion du cycle de vie des contrats, l'analyse par intelligence artificielle ou la génération automatique de contrats. Je voulais simplement stocker mes contrats et savoir quand il fallait procéder aux renouvellements. Bien que ces fonctionnalités puissent être utiles, elles ne permettraient certainement pas de faire gagner du temps à mon équipe juridique, ni de justifier les coûts. Il n'y avait absolument aucun moyen de justifier un coût de 30 000 dollars par an.

Si vous le construisez..

Après avoir exprimé ma frustration à mon PDG, il a suggéré que nous développions quelque chose en interne. Après tout, Altova vend des outils pour les développeurs de logiciels depuis plus de dix ans. Nous avions également déjà développé une plateforme pour.. développement d'applications mobiles et d'applications pour les entreprises. Pourquoi ne pas rendre un outil de gestion des contrats accessible sur les ordinateurs et les appareils mobiles ? Peut-être que les besoins du service juridique pourraient être transformés en un centre de profit pour l'entreprise. Après tout, si je rencontre des difficultés pour trouver la solution appropriée, il doit y avoir de nombreuses autres personnes confrontées au même problème. Je suppose que peu de personnes peuvent simplement s'adresser directement aux développeurs pour obtenir de l'aide, et cette possibilité m'a intéressé. Les mois suivants ont nécessité une planification minutieuse de ce que je souhaitais dans un système. Le système de base a été créé en quelques mois. De nouvelles fonctionnalités intéressantes ont été introduites chaque semaine.

Après avoir examiné toutes les options présentées lors de la conférence de l'ACC, il est devenu évident que toutes les entreprises n'ont pas les mêmes besoins. Par conséquent, tout ce que nous déciderions de faire devait être extrêmement flexible et facilement personnalisable. La plupart des juristes ne sont pas réputés pour leur expertise en matière de technologie, il était donc essentiel que la solution soit simple et intuitive. Avec ContractManager, nous avons créé quelques modèles par défaut qui devraient plaire à la majorité des utilisateurs. Cependant, comme vous pouvez ajouter ou supprimer des champs, appliquer des règles à ces champs et les déplacer n'importe où sur l'écran, les possibilités sont uniquement limitées par votre imagination.

Comme beaucoup d'entre vous, je ne voulais pas simplement un système pour gérer les contrats. Je voulais quelque chose qui puisse gérer d'autres types de délais. Fort de mes connaissances en propriété intellectuelle, il me semblait logique que ce système gère également mes échéances concernant les marques déposées. Pourquoi ne pas inclure les brevets ? J'avais besoin d'un endroit pour stocker mes enregistrements de droits d'auteur et recevoir des rappels pour effectuer les prochaines démarches.

Nous avons même créé une base de données distincte, dédiée à l'organisation des logiciels open source et des différentes classifications utilisées avec nos outils logiciels. Nous avons créé un modèle type pour ces éléments, qui remplit automatiquement la plupart des champs de catégories et des rappels, tout en ajoutant les réponses les plus courantes dans des menus déroulants. Ainsi, ce qui prenait autrefois cinq minutes ne prend plus que 30 secondes. Si vous ou vos collaborateurs devez enregistrer et saisir les mêmes types de documents de manière répétée, l'utilisation de ces modèles vous fera gagner du temps (et vous évitera bien des frustrations).

ContractManager possède toutes les fonctionnalités traditionnelles d'une solution de gestion de contrats. Pour ne citer que quelques exemples, ContractManager propose de nombreux modèles différents pour visualiser et organiser les données. Vous pouvez trier les données par date d'échéance, par nom de l'entreprise, par catégorie, etc. Il est extrêmement simple de passer d'une vue à une autre grâce aux menus déroulants.

Migration depuis un ancien système

L'un des principaux obstacles que j'ai rencontrés était le passage de l'ancien système au nouveau. Nous avions un système obsolète qui ne me permettait pas d'exporter les données moi-même ; je devais recourir à leurs services. De plus, le fournisseur a dû créer un outil spécifique pour convertir toutes les données dans une base de données simple, ce qui allait détruire ma structure existante. Étant donné que je m'apprêtais à les quitter, je craignais qu'ils ne soient pas très coopératifs pendant cette transition. Ce que j'ai appris, c'est que cela était en partie intentionnel : les entreprises cherchent à rendre le changement de système aussi difficile que possible.

Après avoir exprimé mes préoccupations au PDG, il a plaisanté en me disant que ce n'était qu'un problème simple. Encore une fois, j'ai la chance de travailler pour une entreprise spécialisée dans l'extraction et la manipulation de données à partir de bases de données. Grâce à nos deux produits populaires, MapForce et XMLSpy, l'extraction des données et leur importation dans notre nouveau système ont été relativement simples. Ainsi, cette tâche qui me paraissait auparavant intimidante est devenue la moins importante de mes préoccupations.

Une fois les anciennes données intégrées au nouveau système, il restait encore quelques ajustements à effectuer. J'ai perçu cette tâche comme le nettoyage d'un tiroir de cuisine. Le désordre s'y était accumulé depuis longtemps, il suffit simplement d'avoir une raison pour l'organiser. Pour nous, cela a impliqué une mise à jour rapide de nos procédures de classement et une réorganisation des catégories. Pour être honnête, c'était une tâche qui était en retard de huit ans. Désormais, les catégories et les regroupements sont plus clairs, les enregistrements inactifs sont corrigés pour indiquer "clos" ou "inactifs", et le système de "rappels" a été mis à jour. Nous avons dû examiner la plupart des enregistrements pour compléter les champs manquants, les mettre à jour et ajouter des rappels, ce que nous n'avions pas pu faire auparavant. Cela dit, je ne considère pas la correction de la base de données comme une conséquence du changement de système, mais simplement comme une tâche qui m'a forcé à faire quelque chose que j'aurais dû faire il y a longtemps.

Altova est là pour vous accompagner dans cette migration. Nous travaillerons avec vous et nous migrerons gratuitement votre système actuel vers ContractManager. Nous utiliserons nos outils pour localiser les données dans votre système et les importer dans ContractManager. Bien sûr, si vous avez des personnes familiarisées avec MapForce et XMLSpy, vous pouvez effectuer cette opération vous-même. Nous serons là pour vous aider en cas de difficultés. Nous pouvons adapter votre système actuel au nouveau. À partir de là, vous pourrez éventuellement ajouter des catégories et déplacer certaines données. Nous sommes là pour vous aider à configurer la structure. Cette transition nécessitera probablement une vérification de vos enregistrements et une "nettoyage" général, mais la partie technique la plus complexe sera probablement réalisée pour vous.

Gestion des contrats basée sur le cloud

Une autre caractéristique importante de ContractManager est qu'il est basé sur le cloud. Si vous disposez d'un navigateur internet, vous pouvez y accéder à tout moment (sauf si vous avez configuré des paramètres pour empêcher cela). Ainsi, lorsque je travaille à domicile, que ce soit sur l'ordinateur principal, sur un ordinateur portable sur la terrasse, ou sur un ordinateur personnel ou partagé au bureau, je peux facilement accéder à mes dossiers. Je peux même me connecter à ContractManager et accéder à toutes ses fonctionnalités depuis un téléphone ou une tablette lorsque je suis en train ou lors d'une réunion avec un client.

Altova ContractManager est une excellente plateforme qui simplifiera votre travail. Elle peut être configurée selon vos besoins et est accessible de n'importe où. Pour son prix, elle est imbattable.

Il est facile de tester ContractManager pour vous faire une idée de son fonctionnement. Créez simplement un compte sur la plateforme Altova Cloud et démarrez une période d'essai gratuite de 30 jours. Vous n'aurez pas besoin de saisir de coordonnées de carte de crédit, nos commerciaux ne vous contacteront pas, et il ne vous faudra qu'environ une minute pour commencer.