总法律顾问对合同管理工具的看法

合同管理对于大多数企业来说都是一个重要的问题，无论企业规模大小。鉴于现有的各种方法和工具，选择合适的解决方案可能是一项艰巨的任务。

我的看法很简单：我们公司使用Altova ContractManager来管理所有合同。我们对某些字段进行了修改，以便追踪商标和专利的截止日期，以及存储版权注册信息。如果您有截止日期需要跟踪，或者需要存储一些特殊的文件，ContractManager可以进行定制以满足您的需求。这是一个非常优秀的平台，它既灵活又易于使用。也许我有些偏颇，因为我既是Altova的法务总监，还参与了产品的设计——这本身就是一个有趣的故事。

为什么选择ContractManager？

Altova ContractManager 非常适合那些仅仅希望以经济实惠的方式管理合同的公司。这里的“经济实惠”指的是，为三个用户购买的许可，可以管理无限数量的合同，但年费用不到1000美元。这样的价格很难找到竞争对手。此外，该产品在提供您所需的功能方面表现出色，避免了不必要的复杂性和昂贵的附加组件。此外，如果您拥有一支小型用户团队，并且希望通过一个全面的文档管理系统，以简单的方式存储和检索文档，那么我认为 Altova ContractManager 是一个比其他产品更优的选择。

我的合同管理挑战

我开始这段旅程时，面临的是一个遗留的软件系统。设置模板和字段需要具备高级软件专业知识，或者需要与软件厂商合作进行修改。此外，该系统包含大量不适用的字段，而且无法删除。这些无用的点击操作既浪费时间又令人烦恼。创建报告的过程就像用一门陌生的语言进行编程——在使用了八年之后，我仍然无法弄清楚如何创建报告。考虑到每年都要支付的费用，我们必须寻找一种不同的解决方案。

在一年一度的“企业法律顾问协会”（ACC）大会上，我花费了大量时间与热情的销售人员交流，并尝试了他们的产品演示。然而，所有系统都过于复杂、功能繁琐或者价格昂贵。我并不需要合同生命周期管理、人工智能分析、自动合同生成等功能，我只是想存储我的合同，并了解何时需要处理续签事宜。虽然这些功能可能有用，但它们肯定无法为我的法律团队节省时间，也无法证明这些成本是合理的。根本没有理由支付每年3万美元的费用。

如果您建造了它……

在向我的CEO表达了我对现状的沮丧之后，他建议我们自己开发一个解决方案。毕竟，Altova已经有十多年在销售软件开发工具。我们已经开发了一个平台，用于创建移动应用和企业应用。为什么不开发一个合同管理工具，使其可以在PC和移动设备上使用呢？或许，法律部门的需求可以转化为公司的一个盈利中心。毕竟，如果我遇到了这样的问题，肯定还有很多其他人也面临同样的问题。我想，可能很少有人可以直接向开发人员提出需求，这个想法让我很感兴趣。接下来的几个月，我需要认真规划我希望系统具备的功能。基本系统在几个月内就完成了。新的、令人兴奋的功能每周都会推出。

在ACC大会上，我们考察了各种方案，很明显，并非所有公司都追求相同的东西。因此，无论我们最终决定做什么，都必须具有极高的灵活性，并且易于定制。考虑到大多数律师并不擅长技术，我们的解决方案必须简单易懂。借助ContractManager，我们创建了一些默认模板，这些模板应该能满足大多数用户的需求。但是，由于您可以添加或删除字段，对这些字段进行逻辑运算，并将它们移动到屏幕上的任何位置，因此系统的配置仅受您的想象力所限制。

像你们中的许多人一样，我并不希望一个系统仅仅用来管理合同。我想要一个能够管理各种截止日期的系统。考虑到我从事知识产权领域，我认为这个系统也应该管理我的商标相关截止日期。为什么不包括专利记录呢？我需要一个地方来存储我的版权注册信息，并且需要一个提醒，以便及时处理下一批相关事宜。

我们甚至专门建立了一个数据库，用于整理开源软件以及与我们的软件工具相关的各种分类体系。我们创建了一个示例模板，该模板可以自动填写大部分分类字段，并提供提醒功能，同时在下拉菜单中添加了最常见的回复选项。因此，原本需要五分钟才能完成的操作，现在只需要30秒。如果您或您的员工需要反复录入和填写相同类型的文档，那么使用这些模板将节省大量时间（并减少精神压力）。

ContractManager 具备所有传统合同管理解决方案应有的功能。例如，它提供了多种模板，方便您查看和整理数据。如果您想按照到期日期、公司名称、类别等进行排序，都可以轻松实现。通过下拉菜单，您可以非常方便地在不同的视图之间切换。

从旧系统迁移

我面临的一个主要问题是，如何从旧系统迁移到新系统。我们之前使用的系统不允许我自行导出数据，我必须使用他们的服务。此外，供应商还需要创建一个特殊工具来转换所有数据，将其导入到一个简单的数据库中，这会破坏我的原有结构。由于我即将与他们解除合作，我担心他们在我的过渡过程中可能不会提供充分的帮助。我后来了解到，这在某种程度上是他们有意为之——公司通常希望尽可能地增加转换的难度。

在我向首席执行官表达了我的担忧后，他开玩笑地说这只是一个简单的问题。再次强调，我很幸运能为一家专门从事从数据库中提取和处理数据的公司工作。借助我们两款广受欢迎的产品，MapForce 和 XMLSpy，从数据库中提取数据并将其导入到我们的新系统中非常简单。就像这样，这个曾经令人望而生畏的任务，现在成为了我最不关心的事情之一。

将旧数据导入新系统后，仍然需要进行一些清理工作。我觉得这项任务就像整理厨房底抽屉里的杂物。那些杂物已经堆积了一段时间，你只需要一个理由来整理它们。对于我们来说，这意味着需要快速更新我们的归档流程，并重新组织分类。说实话，这项工作已经拖延了八年。现在，分类和分组已经更加清晰，不再活跃的记录被标记为“已关闭”或“已停用”，并且“提醒”系统也得到了更新。我们确实需要审查大部分记录，以填写缺失的信息、更新内容，并添加之前无法添加的提醒。总而言之，我认为修复数据库并不是系统迁移的直接结果，而只是一个任务，它迫使我去做一些我早就应该做的事情。

Altova 致力于为您提供迁移方面的支持。我们将与您合作，免费将您现有的系统迁移到 ContractManager。我们将使用我们的工具在您的系统中查找数据，并将其导入到 ContractManager 中。如果您有熟悉 MapForce 和 XMLSpy 的人员，也可以自行完成迁移。如有任何问题，我们将随时为您提供帮助。我们可以将您的现有系统与新系统进行匹配。之后，您可以根据需要添加分类，并对数据进行调整。我们将帮助您设置系统结构。迁移过程可能需要您审查现有记录并进行一些整理，但繁琐的技术环节很可能由我们来完成。

基于云的合同管理

ContractManager 的另一个重要特点是它基于云端。只要您有网络浏览器，就可以随时随地访问它（除非您设置了不允许访问的参数）。因此，无论我是在家工作，无论是主要的家庭办公电脑、阳台上的笔记本电脑，还是办公室里的个人电脑或共享电脑，我都可以轻松访问我的记录。即使我在乘坐火车或参加客户会议时，我也可以登录 ContractManager，并通过手机或平板电脑访问其全部功能。

Altova ContractManager是一个非常优秀的平台，它能让您的工作更加轻松。您可以根据自己的需求进行设置，并且可以随时随地访问。考虑到它的价格，它绝对是性价比最高的选择。

使用 ContractManager 非常简单，您可以轻松了解其工作原理。只需在 Altova Cloud 上创建一个账户，即可开始免费试用，时长30天。您无需提供信用卡信息，我们的销售人员也不会与您联系，而且只需大约一分钟即可开始使用。