Il punto di vista di un consulente legale sull'utilizzo di strumenti per la gestione dei contratti
La gestione dei contratti è una questione importante per la maggior parte delle aziende, grandi e piccole. Data la vasta gamma di approcci e strumenti disponibili, scegliere la soluzione più adatta può essere un compito complesso.
La mia opinione è semplice: utilizziamo Altova ContractManager per tutti i nostri contratti. Abbiamo modificato alcuni campi per tenere traccia delle scadenze relative a marchi e brevetti, e per archiviare le registrazioni di copyright. Se avete una scadenza da monitorare o documenti particolari da archiviare, ContractManager può essere personalizzato per soddisfare le vostre esigenze. È una piattaforma eccellente, flessibile e facile da usare. Forse sono un po' di parte, dato che sono il consulente legale di Altova e ho contribuito alla progettazione del prodotto, il che è una storia interessante di per sé.
Perché scegliere ContractManager?
Altova ContractManager è perfetto per le aziende che desiderano una soluzione economica per la gestione dei contratti. Quando dico "economica", intendo che le licenze per tre utenti, con un numero illimitato di contratti, costeranno meno di 1000 dollari all'anno. Il costo è difficile da battere. Il prodotto eccelle anche nel fornire solo ciò di cui si ha bisogno, senza complicazioni o costi aggiuntivi. Inoltre, se si dispone di un piccolo team di utenti e si desidera un modo semplice per archiviare e recuperare documenti, utilizzando un sistema di gestione completo, non conosco un'opzione migliore di Altova ContractManager.
La mia sfida nella gestione dei contratti
Ho iniziato questo percorso ereditando un sistema software obsoleto. La configurazione di modelli e campi richiedeva competenze avanzate in informatica o la stipula di un contratto con il produttore per apportare modifiche. Inoltre, il sistema conteneva innumerevoli campi che semplicemente non erano pertinenti e non c'era modo di eliminarli. I clic inutili erano dispendiosi in termini di tempo e fastidiosi. Creare report mi ricordava la programmazione in una lingua straniera: nei miei otto anni di utilizzo, non sono mai riuscita a capire come creare un report. E, considerando il costo annuale, dovevamo trovare una soluzione diversa.
Durante la conferenza annuale dell'Association of Corporate Counsel (ACC), ho dedicato molte ore a parlare con i venditori, interessati a presentare i loro prodotti, e a provare le dimostrazioni. Tutti i sistemi erano troppo complessi, troppo articolati o troppo costosi. Non avevo bisogno di funzionalità come la gestione del ciclo di vita dei contratti, l'analisi basata sull'intelligenza artificiale o la generazione automatica di contratti: volevo semplicemente archiviare i miei contratti e sapere quando dovevo occuparmi dei rinnovi. Sebbene queste funzionalità possano essere utili, sicuramente non avrebbero fatto risparmiare tempo al mio team legale né avrebbero giustificato i costi. Non c'era alcuna possibilità di giustificare una spesa di 30.000 dollari all'anno.
Se la costruite
Dopo aver espresso la mia frustrazione al CEO, mi ha suggerito di sviluppare qualcosa internamente. Dopotutto, Altova vende strumenti per sviluppatori software da oltre un decennio. Inoltre, avevamo già creato una piattaforma per sviluppo di applicazioni per dispositivi mobili e per aziende. Perché non rendere disponibile uno strumento di gestione dei contratti su PC e dispositivi mobili? Forse le esigenze del dipartimento legale potrebbero essere trasformate in un centro di profitto per l'azienda. Dopotutto, se io sto avendo difficoltà a trovare la soluzione giusta, ci devono essere moltissime altre persone con lo stesso problema. Immagino che non molti possano semplicemente rivolgersi agli sviluppatori per chiedere aiuto, e questa possibilità mi ha incuriosito. Nei mesi successivi, ho dovuto pianificare attentamente cosa desideravo in un sistema. Il sistema di base è stato creato in pochi mesi. Funzionalità nuove e interessanti sono state introdotte settimanalmente.
Analizzando tutte le opzioni presentate alla conferenza ACC, è diventato chiaro che non tutte le aziende hanno le stesse esigenze. Pertanto, qualsiasi soluzione decidessimo di implementare doveva essere estremamente flessibile e facilmente personalizzabile. La maggior parte degli avvocati non sono particolarmente esperti di tecnologia, quindi la soluzione doveva essere semplice e intuitiva. Con ContractManager, abbiamo creato alcuni modelli predefiniti che dovrebbero essere adatti alla maggior parte degli utenti. Tuttavia, poiché è possibile aggiungere o eliminare campi, applicare logiche a tali campi e spostarli ovunque sullo schermo, le possibilità di personalizzazione sono limitate solo dalla vostra immaginazione.
Come molti di voi, non volevo un sistema che gestisse solo i contratti, ma qualcosa che potesse gestire anche altri tipi di scadenze. Data la mia esperienza nel campo della proprietà intellettuale, mi è sembrato naturale che questo sistema gestisse anche le scadenze relative ai miei marchi. Perché non includere anche i brevetti? Avevo bisogno di un luogo dove archiviare le mie registrazioni di copyright e ricevere un promemoria per procedere con le successive.
Abbiamo persino creato un database separato, dedicato esclusivamente all'organizzazione di software open source e a diverse tassonomie utilizzate con i nostri strumenti software. Abbiamo creato un modello di esempio per questi elementi, che compila automaticamente la maggior parte dei campi delle categorie e fornisce promemoria, oltre ad includere le risposte più comuni in menu a tendina. In questo modo, un processo che prima richiedeva cinque minuti, ora richiede solo 30 secondi. Se voi o il vostro personale dovete registrare e inserire ripetutamente lo stesso tipo di documenti, l'utilizzo di questi modelli vi farà risparmiare tempo (e vi eviterà stress).
ContractManager offre tutte le funzionalità tipiche di una soluzione per la gestione dei contratti. Per citarne solo alcune, ContractManager dispone di numerosi modelli diversi per visualizzare e organizzare i dati. Se desiderate ordinare i dati per data di scadenza, nome dell'azienda, categoria, ecc., potete farlo. È estremamente semplice passare da una visualizzazione all'altra utilizzando i menu a tendina.
Migrazione da un sistema obsoleto
Uno dei principali ostacoli che ho considerato è stato il passaggio dal vecchio sistema al nuovo. Avevamo un sistema obsoleto che non mi permetteva di esportare i dati autonomamente; dovevo ricorrere ai loro servizi. Inoltre, il fornitore ha dovuto creare uno strumento speciale per convertire tutto in un semplice database, il che avrebbe compromesso la mia struttura dati. Dato che stavo interrompendo la collaborazione con loro, temevo che non sarebbero stati molto collaborativi durante la transizione. Quello che ho imparato è che, in parte, era intenzionale: le aziende cercano di rendere il più difficile possibile il passaggio a un altro sistema.
Dopo aver espresso le mie preoccupazioni all'amministratore delegato, lui mi ha scherzato dicendo che si trattava di un problema semplice. Sono fortunato a lavorare per un'azienda specializzata nell'estrazione e nella manipolazione dei dati da un database. Utilizzando i nostri due prodotti più diffusi, MapForce e XMLSpy, l'estrazione dei dati e la loro importazione nel nostro nuovo sistema sono state relativamente semplici. In questo modo, un compito che prima mi sembrava così impegnativo è diventato una delle mie preoccupazioni meno rilevanti.
Una volta inseriti i vecchi dati nel nuovo sistema, era ancora necessario effettuare alcune operazioni di riordino. Ho paragonato il compito a quello di svuotare un cassetto della cucina pieno di oggetti inutili: il disordine era lì da un po', serviva solo una motivazione per organizzarlo. Per noi, ciò ha significato un aggiornamento rapido dei nostri processi di archiviazione e una riorganizzazione delle categorie. Ad essere onesti, questo era un compito che era stato rimandato per otto anni. Ora, le categorie e i gruppi sono stati semplificati, i documenti inattivi sono stati aggiornati con lo stato di "chiusi" o "inattivi", e il sistema di "promemoria" è stato aggiornato. Abbiamo dovuto esaminare la maggior parte dei documenti per completare i campi mancanti, aggiornarli e aggiungere promemoria, cosa che non avevamo potuto fare prima. Detto questo, non considero la correzione del database come una conseguenza del passaggio al nuovo sistema, ma semplicemente come un compito che mi ha costretto a fare qualcosa che avrei dovuto fare molto tempo fa.
Altova è qui per aiutarvi con la migrazione. Lavoreremo con voi e trasferiremo gratuitamente la vostra configurazione esistente a ContractManager. Utilizzeremo i nostri strumenti per individuare i dati nel vostro sistema e importarli in ContractManager. Naturalmente, se avete personale che conosce MapForce e XMLSpy, potete farlo da soli. Saremo a vostra disposizione per aiutarvi in caso di problemi. Possiamo adattare il vostro sistema attuale al nuovo. A partire da lì, potreste voler aggiungere categorie e spostare alcuni dati. Siamo qui per aiutarvi a configurare la struttura. La transizione richiederà probabilmente una revisione dei vostri dati e una "pulizia" generale, ma la parte tecnica più complessa sarà probabilmente gestita per voi.
Gestione dei contratti basata su cloud
Un'altra caratteristica importante di ContractManager è che si basa su una piattaforma cloud. Se si dispone di un browser internet, è possibile accedervi in qualsiasi momento (a meno che non si siano impostate delle restrizioni per impedirne l'accesso). Pertanto, quando lavoro da casa, che sia sul computer principale dell'ufficio, sul laptop in veranda o su un computer personale o condiviso in ufficio, posso accedere facilmente ai miei dati. Posso persino accedere a ContractManager e utilizzare tutte le sue funzionalità da un telefono o un tablet quando sono in treno o durante una riunione con un cliente.
Altova ContractManager è una piattaforma eccellente che semplificherà la vostra attività. Può essere configurata in base alle vostre esigenze ed è accessibile ovunque. Per il prezzo, non c'è concorrenza.
È facile provare ContractManager per capire come funziona. Basta creare un account su Altova Cloud e iniziare una prova gratuita di 30 giorni. Non dovrete inserire i dati della vostra carta di credito, i nostri commerciali non vi contatteranno, e ci vogliono solo circa un minuto per iniziare.
