La perspectiva de un asesor jurídico sobre las herramientas de gestión de contratos

La gestión de contratos es un tema importante para la mayoría de las empresas, tanto grandes como pequeñas. Dada la variedad de enfoques y herramientas disponibles, elegir una solución puede ser una tarea compleja.

Mi opinión es sencilla: utilizamos Altova ContractManager para todos nuestros contratos. Modificamos algunos campos para poder realizar un seguimiento de los plazos de las marcas y patentes, así como para almacenar los registros de derechos de autor. Si tiene plazos que cumplir o necesita almacenar documentos específicos, ContractManager puede ser adaptado para satisfacer sus necesidades. Es una plataforma excelente, flexible y fácil de usar. Quizás estoy un poco sesgado, ya que, bueno, soy el Asesor General de Altova y participé en el diseño del producto, lo cual es una historia interesante en sí misma.

¿Por qué elegir ContractManager?

Altova ContractManager es ideal para empresas que buscan una forma económica de gestionar contratos. Cuando digo "económica", me refiero a que las licencias para tres usuarios, con un número ilimitado de contratos, costarán menos de 1000 dólares al año. El precio es difícil de superar. Además, este producto destaca por ofrecer solo lo que necesita, sin complicaciones ni complementos costosos. Asimismo, si tiene un equipo pequeño de usuarios y busca una forma sencilla de almacenar y recuperar documentos, utilizando un sistema de gestión integral, no conozco una opción mejor que Altova ContractManager.

Mi desafío en la gestión de contratos

Comencé este proceso heredando un sistema de software antiguo. Configurar plantillas y campos requería conocimientos avanzados de software o la contratación de la empresa desarrolladora para realizar los cambios. Además, tenía innumerables campos que simplemente no eran relevantes y no había forma de eliminarlos. Los clics innecesarios consumían mucho tiempo y eran frustrantes. Crear informes me recordaba a programar en un idioma extranjero; en mis ocho años de uso, nunca logré entender cómo generar un informe. Y, considerando el precio anual, era necesario buscar una solución diferente.

En la conferencia anual de la Asociación de Asesores Jurídicos de Empresas (ACC), dediqué muchas horas conversando con los representantes de ventas, quienes estaban ansiosos por mostrar sus productos. Sin embargo, todos los sistemas eran demasiado complejos, implicaban demasiadas funciones o eran demasiado costosos. No necesitaba ni quería funciones como el enrutamiento del ciclo de vida de los contratos, análisis de inteligencia artificial o generadores automáticos de contratos; simplemente quería almacenar mis contratos y saber cuándo debía ocuparme de las renovaciones. Aunque esas funciones podrían ser útiles, seguramente no iban a ahorrar tiempo a mi equipo legal ni justificar los costos. No había ninguna posibilidad de justificar un gasto de 30.000 dólares al año.

Si lo construyes..

Después de expresar mi frustración con el director ejecutivo, él sugirió que simplemente creáramos algo internamente. Después de todo, Altova ha estado vendiendo herramientas para desarrolladores de software durante más de una década. Además, ya habíamos desarrollado una plataforma para.. desarrollando aplicaciones móviles y empresariales. ¿Por qué no poner a disposición una herramienta de gestión de contratos en ordenadores de escritorio y dispositivos móviles? Quizás las necesidades del departamento legal podrían convertirse en una fuente de ingresos para la empresa. Después de todo, si yo tengo dificultades para encontrar la solución adecuada, seguro que hay muchísimas otras personas con el mismo problema. Supongo que no muchos pueden simplemente acudir a los desarrolladores para solicitar una solución, y esta opción me resultó interesante. Los meses siguientes requerían que planificara cuidadosamente lo que necesitaba en un sistema. El sistema básico se creó en cuestión de meses. Se introdujeron funciones nuevas e innovadoras semanalmente.

Tras analizar todas las opciones presentadas en la conferencia de ACC, quedó claro que no todas las empresas buscan lo mismo. Por lo tanto, cualquier solución que decidamos implementar debía ser extremadamente flexible y fácilmente personalizable. La mayoría de los abogados no son expertos en tecnología, por lo que debía ser fácil de usar e intuitiva. Con ContractManager, creamos algunas plantillas predefinidas que deberían ser atractivas para la mayoría de los usuarios. Sin embargo, dado que se pueden añadir o eliminar campos, aplicar lógica a esos campos y moverlos a cualquier parte de la pantalla, la configuración solo está limitada por su imaginación.

Como muchos de ustedes, no quiero un sistema que gestione únicamente contratos; quería algo que pudiera gestionar otros tipos de plazos. Dada mi experiencia en propiedad intelectual, me pareció lógico que este sistema también gestionara los plazos relacionados con mis marcas registradas. ¿Por qué no incluir también los registros de patentes? Necesitaba un lugar para almacenar mis registros de derechos de autor y recibir recordatorios para realizar los trámites correspondientes.

Incluso creamos una base de datos separada, dedicada exclusivamente a la organización de software de código abierto y a diversas taxonomías que se utilizan con nuestras herramientas de software. Creamos una plantilla de ejemplo para estos elementos, que completa automáticamente la mayoría de los campos de las categorías y envía recordatorios, a la vez que incluye las respuestas más comunes en menús desplegables. De esta manera, lo que antes era un proceso que llevaba cinco minutos, ahora se realiza en 30 segundos. Si usted o su personal tienen que registrar e ingresar repetidamente los mismos tipos de documentos, el uso de estas plantillas le ahorrará tiempo (y le ayudará a mantener la cordura).

ContractManager ofrece todas las funcionalidades tradicionales de una solución de gestión de contratos. Para mencionar solo algunas, ContractManager cuenta con numerosas plantillas para visualizar y organizar los datos. Si desea ordenar por fechas de vencimiento, nombre de la empresa, categoría, etc., puede hacerlo. Es increíblemente fácil cambiar de una vista a otra utilizando los menús desplegables.

Migración desde un sistema antiguo

Uno de los principales obstáculos que consideré fue la transición del sistema antiguo al nuevo. Teníamos un sistema heredado que no me permitía exportar los datos por mí mismo; tenía que utilizar sus servicios. Además, el proveedor tuvo que crear una herramienta especial para convertir todo en una base de datos simple, lo que iba a desestructurar mi sistema. Dado que iba a dejar de utilizar sus servicios, temía que no me brindarían la ayuda necesaria durante la transición. Lo que aprendí es que esto era, en cierta medida, intencional: las empresas quieren dificultar al máximo el cambio de proveedor.

Después de expresar mi preocupación al director ejecutivo, él bromeó diciéndome que este era un problema sencillo. Nuevamente, tengo la suerte de trabajar para una empresa que se especializa en la extracción y manipulación de datos de una base de datos. Utilizando nuestros dos productos populares, MapForce y XMLSpy, la extracción de los datos y su importación a nuestro nuevo sistema fue bastante sencilla. De esta manera, una tarea que antes me parecía desalentadora, se convirtió en una de mis preocupaciones menores.

Una vez que los datos antiguos se introdujeron en el nuevo sistema, aún era necesario realizar algunas tareas de limpieza. Consideré esta tarea como ordenar el cajón inferior de la cocina. El desorden había estado allí durante un tiempo; solo necesitábamos una razón para organizarlo. Para nosotros, eso significó una actualización rápida de nuestros procesos de archivo y una reorganización de las categorías. Francamente, esta era una tarea que llevaba ocho años pendiente. Ahora, las categorías y los grupos están optimizados, los registros inactivos se han corregido para indicar "cerrados" o "inactivos", y el sistema de "recordatorios" se ha actualizado. Necesitamos revisar la mayoría de los registros para completar los campos vacíos, actualizarlos y agregar recordatorios, algo que no podíamos hacer antes. Dicho todo esto, no considero que la corrección de la base de datos sea un resultado del cambio, sino simplemente una tarea que me obligó a hacer algo que debería haber hecho hace mucho tiempo.

Altova está aquí para ayudarle con la migración. Trabajaremos con usted y trasladaremos su configuración actual a ContractManager de forma gratuita. Utilizaremos nuestras herramientas para encontrar los datos en su sistema e importarlos a ContractManager. Por supuesto, si tiene personas familiarizadas con MapForce y XMLSpy, pueden hacerlo ustedes mismos. Estaremos aquí para ayudarles en caso de problemas. Podemos adaptar su sistema actual al nuevo. A partir de ahí, es posible que desee agregar categorías y reorganizar algunos datos. Estamos aquí para ayudarle a configurar la estructura. La transición probablemente requerirá una revisión de sus registros y una "limpieza" general, pero la parte técnica más complicada probablemente se realizará por nosotros.

Gestión de contratos basada en la nube

Otra característica importante de ContractManager es que se basa en la nube. Si tiene un navegador de internet, puede acceder a él en cualquier momento y lugar (a menos que configure parámetros para restringir este acceso). Así, cuando trabajo desde casa, ya sea en el ordenador principal, en el portátil en el porche, o en un ordenador personal o compartido en la oficina, puedo acceder fácilmente a mis registros. Incluso puedo iniciar sesión en ContractManager y acceder a todas sus funciones desde un teléfono o una tableta cuando estoy en el tren o en una reunión con un cliente.

Altova ContractManager es una plataforma excelente que facilitará su trabajo. Se puede configurar según sus necesidades y es accesible desde cualquier lugar. Por su precio, no tiene competencia.

Es fácil probar ContractManager para familiarizarse con su funcionamiento. Simplemente cree una cuenta en la plataforma Altova Cloud y comience una prueba gratuita de 30 días. No tendrá que ingresar los datos de una tarjeta de crédito, nuestros representantes de ventas no se pondrán en contacto con usted, y solo le tomará aproximadamente un minuto para empezar.