Perspektywa doradcy prawnego na temat narzędzi do zarządzania umowami

Zarządzanie umowami jest ważnym zagadnieniem dla większości firm, zarówno dużych, jak i małych. Biorąc pod uwagę szeroki zakres dostępnych metod i narzędzi, wybór odpowiedniego rozwiązania może być zadaniem trudnym.

Moje zdanie jest proste: używamy programu Altova ContractManager do wszystkich naszych umów. Zmodyfikowaliśmy niektóre pola, aby umożliwić śledzenie terminów dotyczących znaków towarowych i patentów, a także przechowywanie danych dotyczących praw autorskich. Jeśli macie terminy do przestrzegania lub potrzebujecie przechowywać nietypowe dokumenty, ContractManager można dostosować do Waszych potrzeb. To świetna platforma, która jest elastyczna i łatwa w użyciu. Być może jestem trochę stronniczy, ponieważ jestem doradcą prawnym w firmie Altova i pomagałem podczas projektowania produktu – co samo w sobie jest ciekawą historią.

Dlaczego warto wybrać ContractManager?

Altova ContractManager to idealne rozwiązanie dla firm, które poszukują przystępnego cenowo sposobu na zarządzanie umowami. Mówiąc o przystępnej cenie, mam na myśli, że licencje dla trzech użytkowników, umożliwiające zarządzanie nieograniczoną liczbą umów, będą kosztować mniej niż 1000 dolarów rocznie. Trudno znaleźć lepszą ofertę pod względem kosztów. Produkt ten również wyróżnia się tym, że oferuje tylko to, czego potrzebujesz, bez zbędnych i kosztownych dodatków. Co więcej, jeśli masz mały zespół użytkowników i potrzebujesz prostego sposobu na przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów, przy użyciu kompleksowego systemu zarządzania dokumentacją, nie znam lepszej opcji niż Altova ContractManager.

Moje wyzwanie związane z zarządzaniem umowami

Zacząłem tę przygodę, przejmując stary system oprogramowania. Konfiguracja szablonów i pól wymagała zaawansowanej wiedzy z zakresu programowania lub korzystania z usług producenta w celu wprowadzenia zmian. Dodatkowo, system zawierał niezliczoną ilość pól, które były bezużyteczne i których nie można było usunąć. Bezcelowe kliknięcia były czasochłonne i irytujące. Tworzenie raportów przypominało programowanie w obcym języku – przez osiem lat korzystania z tego systemu, nigdy nie udało mi się zrozumieć, jak tworzyć raporty. A biorąc pod uwagę roczną cenę, musieliśmy znaleźć inne rozwiązanie.

Podczas corocznej konferencji Stowarzyszenia Radców Prawnych Korporacyjnych (ACC), poświęciłem wiele godzin na rozmowy z entuzjastycznymi przedstawicielami handlowymi i testowaniu ich produktów. Wszystkie systemy były zbyt skomplikowane, zbyt rozbudowane lub zbyt drogie. Nie potrzebowałem ani nie chciałem automatycznego routingu umów, analiz AI, ani automatycznych generatorów umów – chciałem jedynie przechowywać moje umowy i wiedzieć, kiedy muszę zająć się ich odnawianiem. Chociaż te funkcje mogą być przydatne, z pewnością nie pozwoliłyby mojemu zespołowi prawnemu zaoszczędzić czasu, ani uzasadnić kosztów. Nie było żadnej możliwości uzasadnienia wydatków w wysokości 30 000 dolarów rocznie.

Jeśli to zbudujesz

Po wyrażeniu moich frustracji wobec dyrektora generalnego, zasugerował, żebyśmy stworzyli coś sami, wewnątrz firmy. W końcu firma Altova od ponad dekady sprzedaje narzędzia dla programistów. Ponadto, już wcześniej stworzyliśmy platformę do tworzenie aplikacji mobilnych i biznesowych. Dlaczego nie udostępnić narzędzia do zarządzania umowami na komputerach stacjonarnych i urządzeniach mobilnych? Być może potrzeby działu prawnego można przekształcić w źródło zysku dla firmy. W końcu, jeśli ja mam trudności ze znalezieniem odpowiedniego rozwiązania, to na pewno wielu innych ma ten sam problem. Zakładam, że niewiele osób może po prostu zwrócić się do programistów z prośbą o pomoc, a ta możliwość mnie zaintrygowała. Kolejne kilka miesięcy wymagało od mnie dokładnego zaplanowania, jakie funkcje powinien mieć system. Podstawowy system został stworzony w ciągu kilku miesięcy. Nowe i ciekawe funkcje były wprowadzane regularnie, co tydzień.

Analizując wszystkie dostępne opcje podczas konferencji ACC, stało się jasne, że nie wszystkie firmy mają takie same potrzeby. Dlatego też, niezależnie od tego, co postanowiliśmy zrobić, musiało to być niezwykle elastyczne i łatwe do dostosowania. Większość prawników nie jest znana ze swojej biegłości w technologii, więc rozwiązanie musiało być proste i intuicyjne. Dzięki ContractManager stworzyliśmy kilka domyślnych szablonów, które powinny odpowiadać większości użytkowników. Jednak, ponieważ można dodawać lub usuwać pola, wprowadzać logikę działania dla tych pól i przesuwać je w dowolnym miejscu na ekranie, możliwości konfiguracji są ograniczone jedynie wyobraźnią.

Podobnie jak wielu z Was, nie chciałem systemu, który miałby służyć tylko do zarządzania umowami – potrzebowałem czegoś, co pozwoliłoby mi śledzić różne rodzaje terminów. Mając doświadczenie w dziedzinie praw własności intelektualnej, wydawało mi się naturalne, że ten system powinien również zarządzać terminami związanymi z moimi znakami towarowymi. Dlaczego nie uwzględnić również dokumentacji patentowej? Potrzebowałem miejsca do przechowywania moich rejestracji praw autorskich i przypomnień dotyczących kolejnych zgłoszeń.

Nawet stworzyliśmy oddzielną bazę danych, przeznaczoną wyłącznie do organizacji oprogramowania open source oraz różnych systemów klasyfikacji, które są wykorzystywane z naszymi narzędziami programistycznymi. Stworzyliśmy również przykładowy szablon dla tych elementów, który automatycznie wypełnia większość pól kategorii i przypomina o koniecznych działaniach, a także dodaje najczęściej używane odpowiedzi w rozwijanych listach. Dzięki temu, proces, który wcześniej trwał pięć minut, teraz zajmuje zaledwie 30 sekund. Jeśli Ty lub Twoi pracownicy musicie wielokrotnie rejestrować i wprowadzać te same rodzaje dokumentów, użycie tych szablonów pozwoli zaoszczędzić czas (i nerwy).

ContractManager oferuje wszystkie standardowe funkcje systemu zarządzania umowami. Na przykład, ContractManager posiada wiele różnych szablonów, które pozwalają przeglądać i organizować dane. Można sortować dane według daty ważności, nazwy firmy, kategorii i wiele innych. Przełączanie się między różnymi widokami jest niezwykle proste dzięki rozwijanym menu.

Migracja z przestarzałego systemu

Jedną z głównych przeszkód, z którymi się zmierzyłem, było przejście z starego systemu na nowy. Mieliśmy system, który nie pozwalał mi samodzielnie eksportować danych – musiałem korzystać z ich usług. Co więcej, dostawca musiał stworzyć specjalne narzędzie do konwersji wszystkich danych do prostej bazy, co zrujnowałoby moją strukturę. Ponieważ od nich odchodziłem, obawiałem się, że nie będą zbyt chętni do pomocy w tym procesie. Okazało się, że to było w pewnym sensie celowe – firmy starają się utrudnić jak najbardziej przejście na inne rozwiązania.

Po tym, jak wyraziłem swoje obawy prezesowi, on żartobliwie stwierdził, że to prosta sprawa. Na szczęście, pracuję w firmie, która specjalizuje się w precyzyjnej analizie i manipulacji danymi z baz danych. Dzięki naszym dwóm popularnym produktom, MapForce i XMLSpy, wyodrębnienie danych i ich import do naszego nowego systemu okazało się stosunkowo proste. W ten sposób, to zadanie, które początkowo wydawało się trudne, stało się dla mnie najmniej problematyczne.

Po wprowadzeniu starych danych do nowego systemu, konieczne było jeszcze pewne prace porządkowe. Uważałem to zadanie jak sprzątanie dolnej szuflady w kuchni. Bałagan tam się gromadził od dłuższego czasu – po prostu potrzebna była ku temu odpowiednia motywacja. Dla nas oznaczało to szybką aktualizację naszych procedur archiwizacji oraz reorganizację kategorii. Szczerze mówiąc, to zadanie było odłożone na później przez osiem lat. Obecnie kategorie i grupy są uporządkowane, nieaktywne dokumenty zostały oznaczone jako "zamknięte" lub "nieaktywne", a system przypomnień został zaktualizowany. Musieliśmy przejrzeć większość dokumentów, aby uzupełnić brakujące pola, zaktualizować je i dodać przypomnienia, czego wcześniej nie mogliśmy zrobić. Mimo wszystko, uważam, że naprawa bazy danych nie jest wynikiem zmiany systemu, ale po prostu zadaniem, które zmusiło mnie do zrobienia czegoś, co powinienem był zrobić dawno temu.

Firma Altova jest tutaj, aby pomóc Państwu w procesie migracji. Współpracujemy z Państwem i bezpłatnie przenosimy istniejącą konfigurację do systemu ContractManager. Korzystamy z naszych narzędzi, aby zlokalizować dane w Państwa systemie i zaimportować je do ContractManager. Oczywiście, jeśli Państwa pracownicy znają narzędzia MapForce i XMLSpy, mogą przeprowadzić migrację samodzielnie. Będziemy dostępni, aby pomóc w razie problemów. Możemy dostosować Państwa obecny system do nowego. Następnie, mogą Państwo dodać kategorie i przenieść niektóre dane. Jesteśmy tutaj, aby pomóc Państwu w konfiguracji struktury. Przejście to prawdopodobnie będzie wymagało przeglądu Państwa danych i ogólnego "porządkowania", ale najbardziej skomplikowana część techniczna prawdopodobnie zostanie wykonana za Państwa.

Zarządzanie umowami w chmurze

Kolejną ważną cechą ContractManager jest to, że jest to rozwiązanie oparte na chmurze. Jeśli posiadają Państwo przeglądarkę internetową, mogą Państwo uzyskać do niego dostęp w dowolnym momencie (chyba że ustawią Państwo parametry, które to uniemożliwiają). Dzięki temu, gdy pracuję z domu, niezależnie od tego, czy korzystam z komputera w głównym biurze, laptopa na werandzie, czy komputera służbowego lub prywatnego w biurze, mogę łatwo uzyskać dostęp do moich danych. Mogę nawet zalogować się do ContractManager i korzystać z pełnej funkcjonalności za pomocą telefonu lub tabletu, gdy jestem w pociągu lub podczas spotkania z klientem.

Altova ContractManager to doskonała platforma, która ułatwi Państwu pracę. Można ją skonfigurować zgodnie z Państwa potrzebami. Jest dostępna z dowolnego miejsca. Biorąc pod uwagę cenę, trudno znaleźć lepszą ofertę.

Wypróbowanie programu ContractManager jest bardzo proste i pozwala zapoznać się z jego działaniem. Wystarczy założyć konto w chmurze Altova i rozpocząć bezpłatny, 30-dniowy okres próbny. Nie będziecie musieli podawać danych karty kredytowej, nasi przedstawiciele handlowi nie skontaktują się z wami, a rozpoczęcie korzystania zajmuje zaledwie około minuty.