Jak tworzyć formularze PDF umożliwiające wprowadzanie danych

W porównaniu z tradycyjnymi formularzami papierowymi, formularze PDF umożliwiające wypełnianie online oferują wiele korzyści – poza ochroną drzew – w tym eliminację problemów z czytelnością, możliwość weryfikacji danych, redukcję błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych oraz usprawnienie przechowywania i ponownego wykorzystywania informacji.

Osobiście bardzo bym chciała, żeby szkoła moich dzieci zaczęła używać formularzy PDF do tych licznych stron informacyjnych, które musimy wypełniać trzykrotnie każdego roku szkolnego. Może uda mi się zademonstrować administratorom program StyleVision, który niedawno dodał obsługę formularzy do wypełniania Tworzenie formularzy PDF.

W przeciwieństwie do innych narzędzi do projektowania formularzy PDF, StyleVision oferuje również funkcjonalność przepływu pracy formularzy dzięki integracji z serwerem StyleVision, co umożliwia pobieranie i przetwarzanie danych wprowadzanych przez użytkowników końcowych. Przyjrzyjmy się, jak to działa.

Utwórz formularz PDF

StyleVision to jest Narzędzie do tworzenia raportów biznesowych i formularzy, obsługujące różne kanały komunikacji dla danych XML i baz danych, a także oferuje łatwe w użyciu funkcje do tworzenia atrakcyjnych dokumentów do druku i publikacji w Internecie.

Jeśli chcesz od razu zacząć i zapoznać się z istniejącymi przykładami, w projekcie demonstracyjnym StyleVision (który zobaczysz po pierwszym uruchomieniu programu) znajdują się dwa pliki, które warto sprawdzić: jeden prezentuje wszystkie funkcje dostępne do tworzenia formularzy, a drugi to przykładowy dokument przyjmowania pacjentów, znany każdemu – ten, który zawsze otrzymujesz na desce – przekształcony w formularz PDF. Te projekty dostarczą Ci przydatnych wskazówek, zanim zaczniesz uczyć się, jak tworzyć formularz PDF umożliwiający wprowadzanie danych.

Jeśli nie chcesz zaczynać od zera, możesz oprzeć swój projekt na istniejącym dokumencie Word lub zeskanować istniejący formularz papierowy, który StyleVision zaimportuje jako wzorzec, aby ułatwić Ci definiowanie układu.

Formularz dla pacjentów

Aby zobaczyć, jak to działa, przyjrzyjmy się formularzowi przyjmowania pacjentów, o którym wspominałem wcześniej. W tym przypadku prawdopodobnie chcielibyśmy zacząć od istniejącego formularza w programie Microsoft Word, który tradycyjnie byłby drukowany i wypełniany ręcznie w gabinecie lekarskim.

Aby rozpocząć, wybieramy opcję "Nowy dokument z Word 2007+" i przeglądamy dostępne pliki, aby wybrać plik Word. Program StyleVision analizuje dokument Word, tworząc układ i strukturę formularza, z którymi możemy teraz powiązać pola danych.

Jeśli nie posiadacie istniejącego schematu XML ani bazy danych przeznaczonego do przechowywania danych formularza, możecie utworzyć własny model danych bezpośrednio w programie StyleVision. W tym przykładzie posiadam przykładowy plik XSD, który załadowałem do okna "Źródła".

Teraz, dzięki paskowi narzędzi "Formularze", można łatwo powiązać elementy XML z odpowiednimi polami na formularzu PDF. Formularze PDF, które można wypełniać i zostały zaprojektowane w programie StyleVision, zapewniają bogate doświadczenie użytkownika, umożliwiają wprowadzanie tekstu oraz kontrolę nawigacji i działania formularza za pomocą wielu elementów sterujących

Pola do wprowadzania danych
Pola tekstowe umożliwiające wprowadzanie tekstu w wielu wierszach
Listy rozwijane
Pola wyboru
Przyciski radiowe
Przyciski, na które można kliknąć (Następny, Reset, Zapisz, Drukuj, itp.)

Na przykład, aby dodać pole do wprowadzania nazwiska pacjenta, klikam przycisk "Wstaw pole tekstowe" na pasku narzędzi, a program StyleVision prosi mnie o wybranie odpowiedniego elementu XML.

Podobny proces zastosujemy do pozostałych pól formularza, zarówno tych pojedynczych, jak i tych, które przyjmują dane na wielu liniach.

Następnie dodajmy pole wyboru (combo box) do wyboru stanu cywilnego. Proces jest taki sam: klikamy i wybieramy. Tym razem program StyleVision prosi nas o wprowadzenie listy wartości, które mają być wyświetlane w tym polu wyboru. Wprowadziłem je tutaj bezpośrednio, ale można je również wybrać z listy wartości zdefiniowanych w schemacie lub za pomocą wyrażenia XPath.

Proces jest taki sam dla przycisków radiowych, pól wyboru i innych elementów.

Na koniec, dodajmy przycisk umożliwiający wydruk. Wybierzemy przycisk z menu "Wstawianie | Wstaw elementy formularza", a następnie zmienimy tekst przycisku na "Wydrukuj formularz". Następnie, korzystając z narzędzia do ustawiania właściwości, ustawimy akcję formularza dla tego przycisku na "wydruk".

Pozostałe przyciski umożliwiają nawigację po stronach (Następna, Ostatnia, Poprzednia), czyszczenie lub resetowanie formularza oraz, oczywiście, zapisywanie danych za pomocą przycisku "Zapisz".

Oprócz definiowania działania przycisków i pól wprowadzania danych, StyleVision oferuje projektantom pełną elastyczność w tworzeniu atrakcyjnych i przyjaznych dla użytkownika formularzy, wykorzystując intuicyjny interfejs "przeciągnij i upuść" oraz liczne narzędzia wspomagające definiowanie stylów i układu. Można dodawać dynamiczne tabele, wykresy i diagramy, a także obrazy, a także określać czcionki i efekty cieniowania – wszystko, czego można oczekiwać od zaawansowanego narzędzia do projektowania raportów.

Oto fragment formularza PDF, który pacjent musi wypełnić podczas rejestracji:

Wyodrębnianie i przetwarzanie danych z formularzy PDF

Po wypełnieniu formularza PDF, organizacje mogą wykorzystać swój serwer StyleVision Server do wyodrębnienia wprowadzonych danych w formacie XML lub FDF. Serwer StyleVision Server przetwarza duże ilości danych z niezwykłą szybkością i może wyodrębnić dane z dowolnego formularza PDF, niezależnie od tego, czy został on utworzony w programie StyleVision, czy nie.

Programiści mogą również pójść o krok dalej i wykorzystać proces StyleVision Server do przetwarzania danych użytkowników w celu generowania raportów wielokanałowych w formatach HTML, PDF i Word. Można również rozważyć wykorzystanie MapForce Server do mapowania wyekstrahowanych danych do bazy danych lub innego formatu.

Ta potężna funkcjonalność natychmiast zwiększa wartość procesu pracy z formularzami PDF.

Aby przetestować tę funkcję i nauczyć się tworzenia formularzy PDF z możliwością wypełniania w programie StyleVision, pobierz bezpłatną, 30-dniową wersję próbną ze strony internetowej firmy Altova.