Mapowanie danych z Excela w celu aktualizacji istniejących dokumentów

Excel powstał jako prosty program do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych. Z czasem, dzięki dodaniu możliwości formatowania tekstu, wbudowanych wykresów oraz funkcji kopiowania i wklejania formatowania, wiele firm zaczęło tworzyć raporty w dokumentach Excel. Może to powodować problemy, gdy dane ulegają zmianie, a istniejące dokumenty muszą być ręcznie aktualizowane, aby dystrybuować je szerokiemu gronu odbiorców w znanym formacie raportów.

Altova MapForce, wielokrotnie nagradzane narzędzie Narzędzie do wizualizacji danych umożliwia konwersję i integrację danych w dowolnym formacie, a także mapowanie danych z Excela, co pozwala na przekształcenie ich do istniejących dokumentów Excel, przy jednoczesnym zachowaniu stylów i formuł z oryginalnego pliku.

Ta funkcja umożliwia bezpośrednie zapisywanie danych do plików Excel o estetycznym formacie, co pozwala na aktualizację danych w czasie rzeczywistym. Wybrane arkusze, wiersze i komórki z określonego pliku zostaną zastąpione danymi z mapowania, a wszystkie formatowanie w istniejącym pliku zostanie zachowane bez zmian. Aby chronić funkcjonalność istniejącej arkusza kalkulacyjnego, komórki zawierające formuły nie są nadpisywane.

Spójrzmy na przykład, jak można mapować dane z Excela.

Oczywiście, MapForce umożliwia korzystanie z plików Excel jako źródła danych lub jako miejsce docelowe dla mapowania danych do formatów XML, JSON, baz danych, plików tekstowych, EDI, XBRL i wielu innych. W tym artykule przyjrzymy się mapowaniu danych do pliku Excel, jednocześnie zachowując istniejące formatowanie w arkuszu kalkulacyjnym.

W zestawie MapForce znajduje się przykład mapowania danych o nazwie Sales_to_Excel.mfd, który zawiera wszystkie niezbędne pliki do mapowania danych z dokumentu XML zawierającego miesięczne dane sprzedaży do istniejącej arkusza kalkulacyjnego Excel, zawierającego zaawansowane formatowanie i kilka formuł.

Poniższy obrazek przedstawia kod źródłowy w formacie XML:

Oto istniejąca tabela, która służy jako docelowe miejsce zapisu danych:

Przykładowe mapowanie danych w Excelu wykorzystuje funkcje z biblioteki funkcji MapForce, mapę wartości do generowania nazw miesięcy na podstawie liczb oraz filtry, które oddzielają sumy sprzedaży według regionów

Kliknięcie przycisku "Wyjście" znajdującego się na dole okna mapowania uruchamia proces mapowania danych, a wynik jest wyświetlany w oknie podglądu wyników MapForce:

Jak widać w podglądzie wyników powyżej, tylko komórki zawierające dane zostały nadpisane podczas wykonywania operacji mapowania. Sumy roczne podane w ostatnim wierszu tabeli, kolory komórek oraz wykres zostały wygenerowane na podstawie formuł i formatowania zdefiniowanych wcześniej w arkuszu kalkulacyjnym.

To mapowanie instruowało program MapForce, aby nadpisywał tylko komórki zawierające dane. Można dostosować zachowanie mapowania oraz obsługę błędów w oknie dialogowym "Ustawienia komponentu":

W praktycznym zastosowaniu, menedżerowie sprzedaży i kadra zarządzająca firmy mogą chcieć otrzymywać raporty tego typu regularnie, być może nawet codziennie. Możemy edytować dane źródłowe i ponownie uruchomić proces mapowania, aby symulować zaktualizowaną wersję raportu.

Najpierw dodajmy komórkę z datą do arkusza kalkulacyjnego i wygenerujmy datę w mapowaniu danych Excela, aby zidentyfikować wersję raportu

Możemy teraz użyć wbudowanej funkcji MapForce do rejestrowania daty i godziny wykonania, a następnie przypisać tę datę do komórki B3

Po zredagowaniu danych źródłowych, aby symulować sprzedaż w danym okresie, możemy ponownie uruchomić proces mapowania, aby zobaczyć zaktualizowany raport

Możemy zapisać mapowanie jako plik wykonywalny dla serwera MapForce, co umożliwia automatyczne przetwarzanie przez serwer MapForce, lub bezpośrednio wdrożyć go na serwerze FlowForce, aby codziennie generować nowy raport sprzedaży.

Pobierz bezpłatną wersję próbną, która zawiera samouczki, pomoc oraz wiele przykładów, aby rozpocząć pracę nad własnym projektem związanym z mapowaniem danych w Excelu lub innymi potrzebami dotyczącymi mapowania, konwersji i transformacji danych!