Nuovo caso di studio: automatizzazione della raccolta e dell'elaborazione dei dati XBRL
Gli studi di caso sono un ottimo modo per capire come altre organizzazioni utilizzano le tecnologie Altova® per sviluppare progetti unici che soddisfano i loro obiettivi aziendali. Spesso, però, ci viene chiesto cosa è successo dopo. Il progetto ha avuto successo? Si è sviluppato ulteriormente dalla pubblicazione dello studio di caso?
Siamo lieti di presentarvi un approfondimento su un caso di studio che abbiamo pubblicato lo scorso anno, riguardante l'associazione no-profit Maryland Association of Certified Public Accountants (MACPA). Nel caso di studio originale, MACPA ha convertito i dati del libro mastro e altri dati finanziari provenienti da sistemi isolati in formato XBRL, internamente e rispettando un budget, utilizzando Altova MissionKit®. A quel punto, stavano associando il file XBRL a diversi sistemi esterni, tra cui un foglio di calcolo Excel utilizzato per alimentare il loro sistema di indicatori chiave di performance (KPI). (Potete leggere lo studio di caso XBRL originale qui.)
Da allora, hanno ampliato le basi che avevano creato e hanno sviluppato un sistema di analisi dei dati che si basa sui file XBRL che generano con MapForce®. Hanno utilizzato Altova FlowForce®, un'applicazione progettata per automatizzare l'esecuzione delle trasformazioni dei dati in MapForce e altre attività su server, macchine virtuali e postazioni di lavoro, per automatizzare la raccolta e l'elaborazione dei dati XBRL. Attualmente, i dati più recenti sono disponibili in tutta l'organizzazione per la creazione di report personalizzati.
Potete leggere il seguito dello studio di caso originale su XBRL qui.
Leggete di più per scoprire come ci sono riusciti.
MACPA, come molte altre organizzazioni, utilizza più di un'applicazione software per gestire le proprie attività, il che significa che i dati finanziari sono archiviati in più database. Questa configurazione è in grado di soddisfare le esigenze informative dei singoli dipartimenti. Tuttavia, per collegare i diversi elementi di dati e ottenere una visione d'insieme dell'intera organizzazione, MACPA aveva bisogno di creare un'unica fonte di dati.
MapForce ha fornito loro uno strumento per farlo.
MACPA ha utilizzato MapForce per popolare il registro globale XBRL, uno schema XML per i piani dei conti, le scritture contabili e le transazioni, a partire da tabelle SQL Server® isolate che contenevano diverse sezioni di dati finanziari.
MapForce offre funzionalità di trascinamento e rilascio per definire come i dati devono essere trasformati tra la sorgente (in questo caso, le tabelle di SQL Server) e i file di destinazione (XBRL GL). È inoltre possibile creare funzioni di elaborazione dati personalizzate per semplificare le trasformazioni ripetitive.
Una volta completata la mappatura, MACPA è stata in grado di generare direttamente da MapForce un file di output in formato XML, che conteneva tutti i dati finanziari che l'azienda desiderava analizzare.
Inizialmente, MACPA ha creato dei file batch per eseguire la mappatura dei dati: ogni volta che il file batch veniva eseguito, il file XML veniva aggiornato con i dati più recenti. Questo file XML, a sua volta, veniva utilizzato per mappare i dati a diversi sistemi, tra cui la tassonomia XBRL GAAP e i fogli di calcolo Excel che alimentavano il sistema di indicatori chiave di performance (KPI) dell'organizzazione. Quest'ultimo sistema ha permesso a MACPA di monitorare i KPI in modo più regolare, eliminando il complesso processo di raccolta dati precedentemente necessario.
Questo era solo l'inizio. La capacità di generare una singola fonte di dati e poi associare tali dati a praticamente qualsiasi altro sistema ha aperto un mondo di possibilità. Tra le altre applicazioni, MACPA immaginava una dashboard di business intelligence in tempo reale, dove i dipendenti potessero creare e generare report personalizzati utilizzando non solo i propri dati, ma anche i dati provenienti da tutta l'organizzazione.
L'introduzione di Altova FlowForce Server (ora nella versione Beta 2) ha contribuito a rendere possibile questa soluzione. FlowForce Server è uno strumento di gestione e automazione dei processi, progettato per attività di conversione e integrazione dei dati. Con FlowForce, gli utenti possono creare e programmare processi complessi, basati su un calendario flessibile o in base alla presenza di nuovi file di input o di file modificati, tramite un'interfaccia web intuitiva.
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MACPA ha utilizzato FlowForce per automatizzare il processo, eliminando la necessità di eseguire file batch per generare il documento dell'istanza del registro globale XBRL. La mappatura che genera il file viene eseguita automaticamente ogni notte a un orario prestabilito, consentendo a MACPA di accedere a una fonte di dati aggiornata quotidianamente, dalla quale è possibile generare report.
Una volta automatizzato il processo di creazione di una singola fonte di dati contenente tutte le informazioni finanziarie, è stato sufficiente sviluppare il pannello di controllo. I dipendenti di MACPA utilizzano PowerPivot, un componente aggiuntivo per Microsoft Excel®, tramite l'interfaccia del pannello di controllo, per creare report personalizzati che possono essere salvati e riprodotti direttamente dal pannello stesso.
MACPA ha pienamente abbracciato il ruolo di promotore di XBRL. Sotto la guida del CEO Tom Hood, i rappresentanti dell'organizzazione si spostano in tutto il paese per partecipare a conferenze, incontrare altri esperti del settore e così via. Anzi, hanno persino creato il Centro per la Trasparenza, la Gestione delle Performance e la Responsabilità, che utilizza XBRL per fornire risorse pratiche, leadership di pensiero e formazione di cui i revisori contabili hanno bisogno per applicare XBRL.
Tuttavia, ciò che li rende veri pionieri è la loro capacità di dimostrare il valore pratico di XBRL come fonte di informazioni utili. MACPA ha fornito un caso di studio ideale, mostrando non solo come una piccola organizzazione possa trasformare i propri dati finanziari in formato XBRL, ma anche perché dovrebbe volerlo fare. Grazie a XBRL, MACPA è stata in grado di ridurre sia i costi di raccolta e aggregazione dei dati, sia di aumentare l'accessibilità alle informazioni finanziarie, posizionandosi in modo ottimale per ottenere una maggiore comprensione delle proprie attività. E il software Altova MissionKit li ha aiutati a raggiungere tutti questi obiettivi internamente e nel rispetto del budget.