Nieuwe casestudy: Automatisering van het verzamelen en verwerken van XBRL-gegevens
Casestudies zijn een uitstekende manier om te zien hoe andere organisaties Altova®-technologieën gebruiken om unieke projecten te ontwikkelen die hun bedrijfsdoelen realiseren. We krijgen echter vaak de vraag wat er daarna gebeurde. Is het project succesvol geworden? Is het verder ontwikkeld sinds de casestudy is gepubliceerd?
We zijn blij om u een vervolg te presenteren op een casestudy die we vorig jaar publiceerden over de non-profitorganisatie Maryland Association of Certified Public Accountants (MACPA). In de oorspronkelijke casestudy heeft MACPA algemene grootboekgegevens en andere financiële data, die in verschillende systemen waren opgeslagen, omgezet naar XBRL – intern en binnen een bepaald budget – met behulp van Altova MissionKit®. Op dat moment werden de XBRL-bestanden gekoppeld aan verschillende externe systemen, waaronder een Excel-spreadsheet die werd gebruikt om hun systeem voor Key Performance Indicators (KPI's) te voeden. (U kunt de oorspronkelijke XBRL-casestudy hier lezen.)
Sinds die tijd hebben ze voortgebouwd op de basis die ze hadden gelegd en een business intelligence dashboard ontwikkeld, dat wordt aangedreven door de XBRL-bestanden die ze genereren in MapForce®. Ze hebben Altova FlowForce®, een applicatie die is ontworpen om de uitvoering van dataomzettingen in MapForce en andere taken op servers, virtuele machines en werkstations te automatiseren, gebruikt om de verzameling en verwerking van XBRL-gegevens te automatiseren. Nu is de meest recente data beschikbaar voor de hele organisatie, voor het genereren van rapporten op maat.
U kunt de vervolgstudie die voortbouwt op de oorspronkelijke XBRL-casestudy hier lezen.
Lees meer over hoe ze dat voor elkaar hebben gekregen.
MACPA, net als veel andere organisaties, maakt gebruik van meer dan één softwaretoepassing om hun bedrijfsvoering te beheren, wat betekent dat financiële gegevens in meer dan één database worden opgeslagen. Deze opzet is in staat om aan de informatiebehoeften van individuele afdelingen te voldoen. Om echter de verbanden tussen deze geïsoleerde gegevenspunten te leggen en inzicht te krijgen in de gehele organisatie, had MACPA een enkele databron nodig.
MapForce bood hen een manier om dat te realiseren.
MACPA gebruikte MapForce om de XBRL Global Ledger, een XML-schema voor grootboekrekeningen, journaalposten en transacties, te vullen met gegevens uit losstaande SQL Server®-tabellen die verschillende onderdelen van financiële informatie bevatten.
MapForce biedt een functie voor het eenvoudig slepen en neerzetten waarmee u kunt definiëren hoe gegevens moeten worden omgezet tussen de bron (in dit geval de SQL Server-tabellen) en de doelbestanden (XBRL GL). Gebruikers kunnen ook zelf dataverwerkingsfuncties maken om repetitieve transformaties te vereenvoudigen.
Zodra ze de mapping voltooid hadden, kon MACPA een XML-uitvoerbestand direct genereren vanuit MapForce. Dit XML-bestand bevatte alle financiële gegevens die ze wilden analyseren.
MACPA heeft aanvankelijk batchbestanden gemaakt om de dataomzetting uit te voeren. Bij elke uitvoering van het batchbestand werd het XML-bestand bijgewerkt met de meest recente gegevens. Dit XML-bestand werd vervolgens omgezet naar verschillende databestemmingen, waaronder de XBRL GAAP-taxonomie en Excel-spreadsheets die de Key Performance Indicator (KPI)-systemen van de organisatie voeden. Dit laatste stelde MACPA in staat om de KPI's regelmatiger te controleren, zonder het tijdrovende proces van dataverzameling dat voorheen nodig was.
Dit was echter slechts het begin. Het vermogen om een enkele databron te genereren en die data vervolgens te koppelen aan vrijwel elke andere bestemming, opende een wereld aan mogelijkheden. MACPA zag onder meer voor zich een real-time business intelligence dashboard, waar medewerkers op maat gemaakte rapporten konden ontwerpen en genereren, niet alleen met hun eigen data, maar ook met data van de hele organisatie.
De introductie van Altova FlowForce Server (nu in Beta 2) heeft hierbij geholpen. FlowForce Server is een tool voor het beheren en automatiseren van taken voor dataomzetting en integratie. Met FlowForce kunnen gebruikers complexe taken met meerdere stappen creëren en plannen, gebaseerd op een flexibel schema of door de aanwezigheid van nieuwe of gewijzigde invoerbestanden, via een intuïtieve webinterface.
[Afbeelding van clip_image001[1]]
MACPA heeft FlowForce gebruikt om het proces te automatiseren, waardoor het niet langer nodig was om batchbestanden te gebruiken om het XBRL Global Ledger instantiedocument te genereren. De mapping die het bestand automatisch genereert, wordt elke nacht op een bepaald tijdstip uitgevoerd, waardoor MACPA toegang heeft tot een actuele databron, waaruit ze rapporten kunnen genereren.
Zodra ze het proces van het genereren van een enkele databron met al hun financiële informatie hadden geautomatiseerd, was het slechts een kwestie van het bouwen van het dashboard. Medewerkers van MACPA gebruiken PowerPivot, een add-in voor Microsoft Excel®, via de interface van het dashboard om aangepaste rapporten te maken, die vervolgens kunnen worden opgeslagen en opnieuw kunnen worden gegenereerd vanuit het dashboard.
MACPA heeft de rol van voorstander van XBRL volledig omarmd. Onder leiding van CEO Tom Hood reizen vertegenwoordigers van de organisatie door het hele land om op conferenties te spreken, te overleggen met andere experts en dergelijke. Sterker nog, ze hebben zelfs het Center for Transparency, Performance Management & Accountability opgericht, dat gebruikmaakt van XBRL, om praktische hulpmiddelen, expertise en trainingen te bieden die accountants nodig hebben om XBRL in de praktijk te brengen.
Echter, wat hen tot echte voorlopers maakt, is hun vermogen om de praktische waarde van XBRL als bron van inzicht te demonstreren. MACPA heeft een ideaal testvoorbeeld geleverd, dat niet alleen laat zien hoe een kleine organisatie hun financiële gegevens kan omzetten naar XBRL, maar ook waarom ze dat zouden willen. Door gebruik te maken van XBRL, kon MACPA zowel de kosten voor het verzamelen en samenvoegen van gegevens verlagen, als de toegankelijkheid van financiële informatie vergroten, waardoor ze zich in een ideale positie bevonden om dieper inzicht te krijgen in hun activiteiten. En de Altova MissionKit hielp hen om dit alles intern en binnen het budget te realiseren.