Nuevo estudio de caso: Automatización de la recopilación y el procesamiento de datos XBRL
Los estudios de caso son una excelente manera de ver cómo otras organizaciones utilizan las tecnologías de Altova® para desarrollar proyectos únicos que cumplen con sus objetivos empresariales. Sin embargo, a menudo nos preguntan qué ocurrió después. ¿Tuvo éxito el proyecto? ¿Ha crecido desde que se publicó el estudio de caso?
Nos complace presentarles una continuación del estudio de caso que publicamos el año pasado sobre la asociación sin ánimo de lucro Maryland Association of Certified Public Accountants (MACPA). En el estudio de caso original, MACPA convirtió los datos del libro mayor y otros datos financieros de sistemas aislados a formato XBRL, de forma interna y dentro de un presupuesto, utilizando Altova MissionKit®. En ese momento, estaban mapeando el archivo XBRL a múltiples destinos externos, incluido un archivo de Excel utilizado para alimentar su sistema de indicadores clave de rendimiento (KPI). (Pueden leer el estudio de caso original sobre XBRL aquí.)
Desde entonces, han aprovechado la base que crearon y han desarrollado un panel de inteligencia empresarial impulsado por los archivos XBRL que generan en MapForce®. Utilizaron Altova FlowForce®, una aplicación diseñada para automatizar la ejecución de las transformaciones de datos de MapForce y otras tareas en servidores, máquinas virtuales y estaciones de trabajo, para automatizar la recopilación y el procesamiento de los datos XBRL. Ahora, los datos más recientes están disponibles en toda la organización para la elaboración de informes personalizados.
Puede leer el análisis complementario del estudio de caso original sobre XBRL aquí.
Lea más sobre cómo lo lograron.
MACPA, como muchas organizaciones, utiliza más de una aplicación de software para gestionar su negocio, lo que significa que los datos financieros se almacenan en más de una base de datos. Esta configuración permite satisfacer las necesidades de información de los diferentes departamentos. Sin embargo, para conectar la información dispersa y obtener una visión global de la organización, MACPA necesitó crear una única fuente de datos.
MapForce les proporcionó una herramienta para lograrlo.
MACPA utilizó MapForce para poblar el libro mayor global XBRL, un esquema XML para el plan de cuentas, los asientos contables y las transacciones, a partir de tablas de SQL Server® aisladas que almacenaban diversos fragmentos de datos financieros.
MapForce ofrece la funcionalidad de arrastrar y soltar para definir cómo se deben transformar los datos entre la fuente (en este caso, las tablas de SQL Server) y los archivos de destino (XBRL GL). También se pueden crear funciones de procesamiento de datos definidas por el usuario para simplificar las transformaciones repetitivas.
Una vez que completaron el mapeo, MACPA pudo generar directamente un archivo de salida XML desde MapForce; este archivo XML contiene todos los datos financieros que desean analizar.
Inicialmente, MACPA creó archivos por lotes para ejecutar el proceso de mapeo. Cada vez que se ejecutaba el archivo por lotes, el archivo XML se actualizaba con los datos más recientes. Este archivo XML, a su vez, se utilizaba para mapear diferentes objetivos de datos, incluyendo la taxonomía XBRL GAAP y hojas de cálculo de Excel que alimentaban el sistema de Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) de la organización. Esto último permitió a MACPA revisar los KPI de forma más regular, sin el engorroso proceso de recopilación de datos que se requería anteriormente.
Esto fue solo el comienzo. La capacidad de generar una única fuente de datos y luego mapear esos datos a prácticamente cualquier otro destino, abrió un mundo de posibilidades. Entre otros usos, MACPA visualizó un panel de inteligencia empresarial en tiempo real, donde los empleados podrían diseñar y generar informes personalizados utilizando no solo sus propios datos, sino también datos de toda la organización.
La introducción de Altova FlowForce Server (ahora en versión Beta 2) contribuyó a hacer esto posible. FlowForce Server es una herramienta de gestión y automatización de tareas para la conversión e integración de datos. Con FlowForce, los usuarios pueden crear y programar tareas complejas, basadas en un calendario flexible o mediante la detección de archivos de entrada nuevos o modificados, a través de una interfaz web intuitiva.
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MACPA utilizó FlowForce para automatizar el proceso, de modo que ya no era necesario ejecutar archivos por lotes para generar el documento de la instancia del libro mayor global XBRL. En cambio, el proceso de mapeo que genera el archivo se ejecuta automáticamente cada noche a una hora determinada, lo que permite a MACPA acceder a una fuente de datos actualizada diariamente, a partir de la cual pueden generar informes.
Una vez que automatizaron la generación de una única fuente de datos que contenía toda su información financiera, solo quedó desarrollar el panel de control. Los empleados de MACPA utilizan PowerPivot, un complemento de Microsoft Excel®, a través de la interfaz del panel de control para crear informes personalizados, que luego pueden guardarse y volver a ejecutar desde el mismo panel.
MACPA ha adoptado plenamente el papel de promotor de XBRL. Bajo el liderazgo del CEO Tom Hood, representantes de la organización viajan por todo el país para hablar en conferencias, reunirse con otros líderes de opinión, etc. De hecho, incluso han creado el Centro para la Transparencia, la Gestión del Rendimiento y la Responsabilidad, utilizando XBRL, para proporcionar recursos prácticos, liderazgo de opinión y capacitación que los contadores públicos necesitan para aplicar XBRL.
Sin embargo, lo que realmente los distingue es su capacidad para demostrar el valor práctico de XBRL como fuente de información valiosa. MACPA ha proporcionado un caso de prueba ideal que muestra no solo cómo una organización pequeña puede transformar sus datos financieros en XBRL, sino también por qué deberían hacerlo. Gracias a XBRL, MACPA pudo reducir tanto los costos de recopilación y agregación de datos como aumentar el acceso a la información financiera, lo que les permitió obtener una comprensión más profunda de sus operaciones. Y el Altova MissionKit les ayudó a lograr todo esto internamente y dentro del presupuesto.