Novo estudo de caso: Automatização da recolha e processamento de dados XBRL
Os estudos de caso são uma excelente forma de perceber como outras organizações utilizam as tecnologias Altova® para desenvolver projetos únicos que atendem aos seus objetivos de negócio. No entanto, somos frequentemente questionados sobre o que aconteceu a seguir. O projeto teve sucesso? Evoluiu desde a publicação do estudo de caso?
Temos o prazer de apresentar uma continuação de um estudo de caso que publicámos no ano passado sobre a Maryland Association of Certified Public Accountants (MACPA), uma organização sem fins lucrativos. No estudo de caso original, a MACPA converteu dados do livro contábil e outros dados financeiros de sistemas isolados para o formato XBRL, internamente e dentro do orçamento, utilizando o Altova MissionKit®. Nessa altura, estavam a mapear o ficheiro XBRL para vários destinos externos, incluindo uma folha de cálculo do Excel utilizada para alimentar o seu sistema de Indicadores-Chave de Desempenho (KPI). (Pode consultar o estudo de caso XBRL original aqui.)
Desde então, eles construíram sobre a base que criaram e desenvolveram um painel de inteligência de negócios alimentado pelos ficheiros XBRL que geram no MapForce®. Utilizaram o Altova FlowForce®, uma aplicação concebida para automatizar a execução de transformações de dados no MapForce e outras tarefas em servidores, máquinas virtuais e estações de trabalho, para automatizar a recolha e o processamento de dados XBRL. Atualmente, os dados mais recentes estão disponíveis em toda a organização para a elaboração de relatórios personalizados.
Pode ler o relatório de acompanhamento do estudo de caso original sobre o XBRL aqui.
Leia mais sobre como eles conseguiram.
A MACPA, como muitas organizações, utiliza mais de uma aplicação de software para gerir o seu negócio, o que significa que os dados financeiros são armazenados em mais do que um banco de dados. Esta configuração consegue atender às necessidades de informação de cada departamento. No entanto, para estabelecer ligações entre estes dados isolados e obter uma visão global da organização, a MACPA precisou de criar uma única fonte de dados.
O MapForce ofereceu-lhes uma forma de o fazer.
A MACPA utilizou o MapForce para preencher o XBRL Global Ledger, um esquema XML para planos de contas, registos de contabilidade e transações, a partir de tabelas SQL Server® isoladas que armazenavam diversos conjuntos de dados financeiros.
O MapForce possui funcionalidade de arrastar e soltar para definir como os dados devem ser transformados entre a fonte (neste caso, as tabelas do SQL Server) e os ficheiros de destino (XBRL GL). Também é possível criar funções de processamento de dados personalizadas para simplificar transformações repetitivas.
Depois de concluírem o mapeamento, a MACPA conseguiu gerar um ficheiro de saída XML diretamente a partir do MapForce. Este ficheiro XML contém todos os dados financeiros que a empresa pretende analisar.
Inicialmente, a MACPA criou ficheiros de lote para executar o mapeamento. Sempre que o ficheiro de lote era executado, o ficheiro XML era atualizado com os dados mais recentes. Este ficheiro XML era, por sua vez, mapeado para diferentes destinos de dados, incluindo a taxonomia XBRL GAAP e folhas de cálculo Excel que alimentavam o sistema de Indicadores-Chave de Desempenho (KPI) da organização. Isto permitiu à MACPA rever os KPIs com maior frequência, sem o processo de recolha de dados anteriormente exigido.
No entanto, isto foi apenas o começo. A capacidade de gerar uma única fonte de dados e, em seguida, associar esses dados a praticamente qualquer outro destino, abriu um mundo de possibilidades. A MACPA imaginava, entre outras aplicações, um painel de inteligência de negócios em tempo real, onde os funcionários poderiam criar e gerar relatórios personalizados, utilizando não apenas os seus próprios dados, mas também dados de toda a organização.
A introdução do Altova FlowForce Server (agora na versão Beta 2) ajudou a tornar isto uma realidade. O FlowForce Server é uma ferramenta de gestão e automatização de tarefas para conversão e integração de dados. Com o FlowForce, os utilizadores podem criar e programar tarefas com várias etapas, com base num cronograma flexível ou pela deteção de novos ou modificados ficheiros de entrada, através de uma interface Web intuitiva.
[Imagem removida devido à impossibilidade de processamento de URLs externas.]
A MACPA utilizou o FlowForce para automatizar o processo, eliminando a necessidade de executar ficheiros em lote para gerar o documento da instância do Livro Contabil Global XBRL. O processo de mapeamento que gera o ficheiro é executado automaticamente todas as noites, a uma hora específica, permitindo que a MACPA aceda a uma fonte de dados atualizada diariamente, a partir da qual pode gerar relatórios.
Depois de automatizarem a geração de uma única fonte de dados que continha todas as suas informações financeiras, o que restou foi criar o painel de controlo. Os funcionários da MACPA utilizam o PowerPivot, um complemento para o Microsoft Excel®, através da interface do painel de controlo, para criar relatórios personalizados, que podem ser guardados e executados novamente a partir do próprio painel.
A MACPA abraçou de forma genuína o papel de divulgadora do XBRL. Sob a liderança do CEO Tom Hood, representantes da organização viajam por todo o país para participar em conferências, reunir-se com outros líderes de opinião, etc. De facto, criaram até um Centro para a Transparência, Gestão de Desempenho e Responsabilidade, que utiliza o XBRL, para fornecer recursos práticos, liderança de pensamento e formação que os profissionais de contabilidade precisam para aplicar o XBRL.
No entanto, o que os distingue verdadeiramente é a sua capacidade de demonstrar o valor prático do XBRL como fonte de informação relevante. A MACPA forneceu um caso de teste ideal, mostrando não só como uma pequena organização pode transformar os seus dados financeiros em XBRL, mas também por que razão deveria fazê-lo. Ao utilizar o XBRL, a MACPA conseguiu reduzir os custos de recolha e agregação de dados, ao mesmo tempo que aumentou a acessibilidade à informação financeira, colocando-se numa posição ideal para obter uma compreensão mais profunda das suas operações. E o Altova MissionKit ajudou-os a alcançar tudo isto internamente e dentro do orçamento.