Automatize a comparação de documentos Word em empresas com grande volume de trabalho

Muitas empresas e situações comerciais utilizam documentos do Microsoft Word em formatos padronizados, com variações de conteúdo nas versões subsequentes. Pense em contratos ou outros documentos legais, relatórios de estado, resultados de testes, listas de regras e muitos outros. Estes documentos podem até ser gerados através de processos automatizados. Identificar e reportar manualmente as alterações entre versões seria um processo moroso. O Altova DiffDog Server oferece uma solução eficiente e automatizada.

O servidor DiffDog leva a capacidade de comparação de ficheiros e diretórios do Altova DiffDog para servidores de alto desempenho, facilitando a automatização da comparação de documentos Word e a geração de relatórios de diferenças que comparam ficheiros, diretórios ou URLs, e até mesmo documentos Word (.docx) guardados em versões do MS Office a partir de 2007.

Vamos analisar uma comparação de documentos do Word.

Depois de instalado numa máquina na rede, o DiffDog Server funciona como um serviço. Pode executar comparações invocando o DiffDog Server através da linha de comandos ou através de scripts executáveis.

É possível comparar documentos do Word diretamente na máquina onde o DiffDog Server está instalado, ou iniciar uma comparação remotamente a partir de um computador cliente. A instalação do DiffDog Server inclui um cliente de linha de comandos DiffDog portátil, que pode ser copiado para várias máquinas, permitindo que vários utilizadores iniciem remotamente uma sessão do DiffDog Server.

Também pode automatizar a comparação de documentos Word com base em intervalos de tempo ou em eventos relacionados a ficheiros/pastas, tudo gerido pelo FlowForce Server, uma solução altamente personalizável da Altova Motor de fluxo de trabalho para a automatização de tarefas de integração de dados em nível empresarial.

Suponhamos que queremos encontrar as diferenças entre duas versões de um contrato de arrendamento de um apartamento e criar um relatório com essas diferenças. Podemos usar um comando simples, como:

Este comando executa o cliente de linha de comandos do servidor DiffDog, solicita a comparação, guarda o resultado num ficheiro de relatório de diferenças em formato XML e especifica os documentos do Word a serem comparados.

Aqui está o ficheiro de resultados, visualizado no XMLSpy, o software mais vendido Editor XML para modelar, editar, transformar e depurar documentos XML e tecnologias relacionadas:

Analisando as linhas 10 e 13 do resultado, podemos ver que a diferença detetada durante a comparação parece ser uma alteração na capitalização de algumas letras. Se estivermos mais preocupados com as diferenças reais no texto do documento, podemos adicionar o comando --doc-ignore-case=true para ignorar a capitalização das letras. O exemplo abaixo utiliza abreviações de comandos para poupar espaço:

O novo ficheiro de resultados mostra apenas as diferenças reais no conteúdo do texto:

Existem inúmeros comandos disponíveis para refinar a comparação de documentos Word e o ficheiro de resultados. Pode optar por incluir ou ignorar diferenças na formatação da fonte, espaços em branco, etc. Os comandos do servidor DiffDog para automatizar a comparação de documentos Word incluem e expandem todas as opções de configuração de comparação disponíveis no DiffDog:

Pode definir valores padrão para as opções de comparação do servidor DiffDog e para muitas outras funcionalidades num ficheiro de configuração do cliente.

Comparação de documentos de texto em três vias

O servidor DiffDog também suporta a comparação de documentos Word em três vias. Basta adicionar o nome do terceiro documento à linha de comandos:

Aqui está o ficheiro de resultados com três componentes:

Note que as designações "left_content", "middle_content" e "right_content" no ficheiro de resultados correspondem à ordem dos nomes dos ficheiros na linha de comandos.

Funcionalidades ampliadas

Eliminámos os caminhos nos exemplos acima para os manter o mais simples possível. Na maioria das instalações, o servidor DiffDog funcionará num servidor de ficheiros central e será acedido por clientes remotos. Os ficheiros a comparar podem ser especificados através de caminhos para diretórios separados, ou mesmo acedidos através de URLs baseadas na web. Por exemplo, poderá querer comparar versões mais recentes de um documento com um ancestral comum armazenado num local centralizado ou até mesmo na web.

Por razões de segurança, os administradores podem, opcionalmente, configurar o servidor DiffDog para restringir os caminhos do servidor acessíveis aos clientes.

Para garantir a compatibilidade com uma vasta gama de ambientes operativos, o servidor DiffDog está disponível para as plataformas Windows, Linux e MacOS X.

Automatizar a comparação de documentos do Word

O servidor DiffDog integra-se com os ficheiros de comparação criados na aplicação DiffDog para desktop. O comando de importação do servidor DiffDog executa uma comparação especificada num ficheiro de comparação DiffDog. Isto permite aos utilizadores repetir uma comparação num momento posterior, utilizando exatamente as mesmas configurações.

O DiffDog Server Word também pode ser automatizado através de scripts em lote. Por exemplo, o DiffDog Server é ideal para automatizar a geração de relatórios de diferenças para documentos importantes, num determinado momento – diariamente, uma vez por semana, etc.

Um script em lote do DiffDog Server pode ser executado como uma etapa de um processo pelo FlowForce Server, com base num temporizador, numa alteração numa pasta monitorizada, ou como um serviço HTTP.

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