RecordsManager アプリケーションで利用可能な役割は、大きく分けて3つのカテゴリーに分類されます。
- 管理者: システム全体へのアクセス権を持ち、ユーザーの一覧、ログイン情報、メールアドレス、パスワード、およびユーザーの役割設定などを管理できます。
- すべてのユーザー: この役割は、デフォルトで全てのユーザーに割り当てられます。
- カスタムロール： 管理者は、ユーザーに割り当てることができるカスタムロールを定義できます。これらのロールは、追加のアクセス権を付与したり、特定のコンテナや、コンテナ内の様々な機能（読み取り専用、編集など）へのアクセスを制限したりすることができます。
管理インターフェースの「ユーザー」タブでは、アクティブなユーザーと非アクティブなユーザーの一覧が表示され、管理者はここから新しいユーザーを追加したり、既存のユーザーに1つまたは複数の役割を割り当てたりすることができます。
管理者は、任意の数の役割を定義でき、それぞれの役割に対して異なるアクセス権を設定できます。 様式、形式、形態、申込書、申請書これにより、ユーザーがアクセスしたり編集したりできるレコードやフィールドを、正確に制御することが可能になります。
ユーザーには、一つまたは複数の役割を付与し、アラートグループに追加することができます。
管理者権限を持つユーザーは、あらかじめ定義されたフィルターを使用して、ユーザーデータのアクセスを制限できます。具体的には、レコードの閲覧用と、編集用のフィルターをそれぞれ設定できます。
エラーを避けるために、「アクセス概要」ボタンを用意しており、これにより管理者の方が、特定のユーザーが、割り当てられた役割や、ユーザーのデータアクセスを制限するデータフィルターに基づいて、アクセスできるすべてのフォームをすばやく確認できます。
