RecordsManager d’Altova

Gestion de l’utilisateur

Les applis créées dans Altova RecordsManager proposent des options granulaires pour gérer l’accès des utilisateurs et configurer des rappels et des notifications basés sur les rôles des utilisateurs.

Rôles et permissions

Les rôles disponibles dans l’appli RecordsManager sont partagés en trois catégories :

  • Admin: A accès à tout le système pour gérer une liste d’utilisateurs, leurs connexions, adresses e-mail, mots de passe et les affectations des rôles d’utilisateurs.
  • Tous les utilisateurs: Ce rôle est attribué à tous les utilisateurs par défaut.
  • Rôle personnalisés: L’admin peut définir les rôles personnalisés qui peuvent être assignés aux utilisateurs. Ces rôles permettent un accès supplémentaire ou peuvent restreindre l’accès à différents conteneurs et différentes fonctions (lecture seule, édition) à l’intérieur des conteneurs.

L’onglet Utilisateurs dans l’interface admin affiche une liste d’utilisateurs actifs et désactivés, et permet à l’admin d’ajouter de nouveaux utilisateurs et de les assigner à un ou plusieurs rôles.

Users tab in RecordsManager online database app

L’admin peut définir toute quantité de rôles ; chaque rôle peut avoir accès à différents formulaires, permettant un contrôle précis quant aux enregistrements et champs auxquels les utilisateurs peuvent avoir accès et/ou éditer.

RecordsManager user roles

Un utilisateur peut se voir attribué un ou plusieurs rôles et être ajouté à un groupe d’alerte.

RecordsManager alert groups

En plus de l'accès aux formulaires, l’admin peut limiter l’accès aux données de l’utilisateur par le biais de filtres précédemment définis - un pour consulter les enregistrements et un autre pour les éditer.

Limit data access using filters

Pour éviter des erreurs, le bouton d’aperçu d’accès donne un aperçu rapide à l’administrateur de tous les formulaires auxquels un utilisateur particulier a accès sur la base de rôles et filtres de données attribués qui limitent l’accès aux données de l’utilisateur.

Rappels et Groupes d’alerte

Les applis créées dans Altova RecordsManager incluent une fonctionnalité intégrée pour rappeler les utilisateurs de dates et délais importants par le biais de rappels envoyés aux groupes d’alerte.

Un groupe d’alerte définit un groupe d’utilisateurs qui recevra des notifications de rappel par e-mail concernant un événement particulier. Vous pouvez créer autant de groupes d’alerte que vous voulez.

La manière dont les utilisateurs sont assignés aux groupes d’alerte est très flexible :

  • L’admin peut créer des groupes d’alerte ouverts pour que les utilisateurs puissent adhérer aux groupes d’alerte qui les intéressent.
  • Les utilisateurs peuvent choisir un rappel particulier pour prévenir le(s) groupe(s) d’alerte.
  • L’admin peut également présélectionner quel groupe d’alerte sera avisé. Pour plus de flexibilité, cette présélection est basée sur des filtres, de manière à ce que différents enregistrements peuvent envoyer des notifications aux différents groupes d’alerte.

Une notification de rappel est simplement un événement calendrier et peut être défini sur tout champ à l’intérieur d’un enregistrement. Chaque enregistrement donc peut avoir son/ses propre(s) rappel(s).

Configuring reminder settings in RecordsManager

Les rappels ont la fonction suivante :

  • L’admin peut définir les catégories de rappel (par ex., renouvellement, expiration, etc.) pour aider les utilisateurs à faire la différence entre les différents types de rappels
  • Les rappels peuvent être saisis par les utilisateurs comme date spécifique ou date récurrente chaque jour/semaine/mois/année
  • Pour des rappels sur des dates spécifiques, la date de rappel peut être calculée basée sur un autre champ de données dans le même enregistrement. Les options de date sont disponibles au moment même, avant ou après.
  • Les notifications par e-mail peuvent être envoyées une fois que la date du rappel est atteinte ou chaque jour après cette date jusqu’à ce que l’utilisateur annule ou modifie le rappel.
  • Le contenu et la mise en page des notification par e-mail sont créés utilisant des formulaires e-mail

En plus de recevoir des rappels par e-mail en option, les utilisateurs peuvent revoir tous les rappels passés, à échéance et à venir sur la page d’aperçu lorsqu’ils lancent l’appli, assurant que des rappels importants sont toujours accessibles.

Reminders on the RecordsManager app

Et ensuite ?

Les applis créées dans Altvova RecordsManager sont conçues en vue d’être faciles à la fois pour les administrateurs et les utilisateurs finaux. Lisez plus sur les outils et comment leurs fonctions telles une navigation facile, des recherches de données simples et une saisie de données guidée rendent l’utilisateur final opérationnel en un rien de temps.