De functies die beschikbaar zijn in RecordsManager-applicaties vallen in drie categorieën:
- Administrator: Heeft toegang tot het gehele systeem om een lijst met gebruikers te beheren, inclusief hun inloggegevens, e-mailadressen, wachtwoorden en toegewezen gebruikersrollen.
- Alle gebruikers: Deze rol wordt standaard aan alle gebruikers toegekend.
- Aangepaste rollen: De beheerder kan aangepaste rollen definiëren die aan gebruikers kunnen worden toegewezen. Deze rollen bieden extra toegang of kunnen de toegang tot verschillende containers en verschillende functies (alleen lezen, bewerken) binnen containers beperken.
Het tabblad "Gebruikers" in de beheerdersinterface toont een lijst van actieve en gedeactiveerde gebruikers, en stelt de beheerder in staat om nieuwe gebruikers toe te voegen en hen aan één of meerdere rollen toe te wijzen.
De beheerder kan een willekeurig aantal rollen definiëren, waarbij elke rol toegang kan hebben tot verschillende formulieren. Dit maakt een precieze controle mogelijk over welke gegevens en velden gebruikers kunnen bekijken en/of bewerken.
Een gebruiker kan één of meerdere rollen krijgen en aan een waarschuwingsgroep worden toegevoegd.
Naast de mogelijkheid om formulieren te gebruiken, kan de beheerder de toegang tot gebruikersgegevens beperken via eerder gedefinieerde filters – één filter voor het bekijken van gegevens en een ander filter voor het bewerken ervan.
Om fouten te voorkomen, biedt een overzichtsknop in Access een beheerder een snel overzicht van alle formulieren waartoe een bepaalde gebruiker toegang heeft, op basis van toegewezen rollen en datafilters die de toegang tot gebruikersgegevens beperken.
