Altova RecordsManager

Gestione degli utenti

Le applicazioni create con Altova RecordsManager offrono opzioni dettagliate per la gestione degli accessi degli utenti e per la configurazione di promemoria e notifiche, basate sui ruoli degli utenti.

Ruoli e permessi

Le funzioni disponibili nelle applicazioni RecordsManager si possono suddividere in tre categorie:

Amministratore: Ha accesso a tutto il sistema per gestire un elenco di utenti, i loro accessi, gli indirizzi email, le password e l'assegnazione dei ruoli utente.
Tutti gli utenti: Questo ruolo viene assegnato a tutti gli utenti per impostazione predefinita.
Ruoli personalizzati: L'amministratore può definire ruoli personalizzati che possono essere assegnati agli utenti. Questi ruoli forniscono accesso aggiuntivo o possono limitare l'accesso a diversi contenitori e a diverse funzionalità (solo lettura, modifica) all'interno dei contenitori.

La scheda "Utenti" nell'interfaccia di amministrazione mostra un elenco degli utenti attivi e disattivati, e consente all'amministratore di aggiungere nuovi utenti e assegnare loro uno o più ruoli.

Scheda "Utenti" nell'applicazione online RecordsManager

L'amministratore può definire un numero qualsiasi di ruoli, ognuno dei quali può avere accesso a diverse funzionalità moduli; formulari... consentendo un controllo preciso su quali record e campi gli utenti possono visualizzare e/o modificare.

Un utente può essere assegnato a uno o più ruoli e aggiunto a un gruppo di notifiche.

Oltre a definire i permessi di accesso, l'amministratore può limitare l'accesso ai dati degli utenti tramite dei filtri predefiniti: uno per la visualizzazione dei record e un altro per la loro modifica.

Limitare l'accesso ai dati tramite filtri

Per evitare errori, un pulsante di panoramica di Access fornisce agli amministratori una visione d'insieme rapida di tutti i moduli a cui un determinato utente può accedere, in base ai ruoli assegnati e ai filtri dei dati che limitano l'accesso ai dati dell'utente.

Promemoria e gruppi di avvisi

Le applicazioni create con Altova RecordsManager includono funzionalità integrate per ricordare agli utenti date e scadenze importanti, tramite promemoria inviati a gruppi di utenti.

Un gruppo di notifica è un insieme di utenti che riceveranno email di promemoria relative a un determinato evento. È possibile definire un numero qualsiasi di gruppi di notifica.

Il sistema di assegnazione degli utenti ai gruppi di notifica è molto flessibile:

L'amministratore può configurare i gruppi di notifica in modo che gli utenti possano aggiungersi autonomamente ai gruppi di notifica di loro interesse
Gli utenti possono specificare, per ogni promemoria, quali gruppi di notifica verranno avvisati.
L'amministratore può anche selezionare in anticipo quali gruppi di notifica verranno avvisati. Per una maggiore flessibilità, questa selezione preventiva si basa su filtri, in modo che diversi record possano inviare notifiche a gruppi di notifica diversi

Una notifica di promemoria è semplicemente un evento nel calendario e può essere impostata in qualsiasi campo all'interno di una scheda. Pertanto, ogni scheda può avere uno o più promemoria associati.

Configurare le impostazioni di promemoria in RecordsManager

I promemoria offrono le seguenti funzionalità:

Gli amministratori possono definire categorie di promemoria (ad esempio, rinnovo, scadenza, ecc.) per aiutare gli utenti a distinguere tra i diversi tipi di promemoria
Gli utenti possono inserire promemoria specificando una data precisa o una data che si ripete quotidianamente, settimanalmente, mensilmente o annualmente
Per impostare promemoria relativi a una data specifica, la data del promemoria può essere calcolata in base a un altro campo data presente nello stesso record. Sono disponibili le opzioni "il", "entro" o "dopo" quella data.
Le notifiche via email possono essere inviate una volta raggiunta la data di promemoria, oppure ogni giorno a partire da quella data, fino a quando l'utente non annulla o modifica il promemoria
Il contenuto e la struttura dei messaggi di notifica via email vengono creati utilizzando i moduli per email

Oltre a ricevere promemoria via email, che sono facoltativi, gli utenti possono visualizzare tutte le scadenze imminenti e i promemoria in ritardo nella pagina principale dell'app, garantendo che i promemoria importanti siano sempre facilmente accessibili.

Cosa succederà ora?

Le applicazioni sviluppate con Altova RecordsManager sono progettate per essere facili da usare sia per gli amministratori di sistema che per gli utenti finali. Scopri di più su come strumenti come la navigazione intuitiva, le ricerche di dati semplici e l'inserimento guidato dei dati consentano agli utenti finali di iniziare a lavorare rapidamente.

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