データコンテナは、SQLデータベースのテーブルと同様に、フィールドを持つレコードで構成されています。しかし、SQLのテーブルとは異なり、RecordsManagerのデータコンテナでは、いつでもフィールドの追加、削除、変更、または並び替えを行うことができます。
各リポジトリ内では、必要に応じて、データコンテナをいくつでも追加できます。
上位レベルのコンテナ内（および下位レベルのコンテナ内）でも、複数の子コンテナを追加できます。複数の階層にわたって、子コンテナを追加し続けることが可能です。エンドユーザーのデータは、データコンテナのレコードとして保存されます。
各データコンテナは、レコードのデータを格納するための複数のフィールドの集合によって定義されます。以下に、部署（Department）データコンテナで定義されているフィールドを示します。
データベースの構造を定義する際には、データの内容の階層構造や整理方法を反映させるために、データコンテナ間の関係を構築することになります。データコンテナ間の関係には、主に「親子関係」と「緩やかな関連性」の2種類があります。
親子関係は、子どもが親から生まれるものであり、親がいなければ存在し得ないため、非常に重要な関係と見なされます。 親となるコンテナは、複数の子となるデータコンテナを持つことができます。 一方、子となるコンテナは、親となるコンテナを一つだけ持つことができます。 以下に、親子関係から生じる重要な点をいくつか示します。
- 子データに入力する前に、親コンテナにデータが入力されている必要があります。
- 親レコードが削除されると、関連するすべての子データも、再帰的に削除されます。
- フォームを設計する際には、すべての親データコンテナに含まれる項目が、フォームに含めることができるようになります。
- フィルターは、親データも参照してフィルタリングを行うことができます。
- 子レコードは、親フォーム内で編集することができます。
以下の図では、企業、部門、および個人というフィールド間に、親子関係が示されています。
次に、独立したデータコンテナ間で作成される関係性があります。これらの緩やかなリンクにより、レコードは互いに依存することなく、独立して作成できます。これらのリンクは、設定時に手動で作成されます。したがって、1つのレコードは、他の複数のレコードに対して、複数の緩やかなリンクを持つことができます。緩やかにリンクされたレコードペアのいずれか1つが削除された場合、もう一方のレコードには影響がありません。
上記の考え方では、企業グループと個別の企業は、緩やかな関係にあると解釈できます。
- 子どもの記録は、まず作成し、その後保護者と紐付けることができます。
- 親レコードは削除できますが、子レコードはそのまま残ります。
- 子レコードは、複数の親レコードを参照することができます。
- 親レコードは、編集することなく、関連する子レコードを表示することができます。
- コンテナの「リンク先」フィールドを設定します。このフィールドは、リンクが指す別のコンテナへの参照情報を提供します。
- 子どものデータコンテナと、それに対応する親データとの間の強固な関連性を、より緩やかな関連性に変換する。
RecordsManager内のリンクは非常に柔軟性があります。管理者の方はお客様が、データがすでに登録されている場合でも、両方の種類の関連性を変更することができます。システムは、可能な限り新しいデータ構造を作成し、既存のフォームもそれに合わせて調整されます。
作業中に、親コンテナと子コンテナの間に新しいデータコンテナを簡単に追加できます。さらに、親コンテナや子コンテナを削除することも可能で、システムは残りのデータ構造を自動的に調整します。
データコンテナを新たに定義することも、既存のコンテナを複製してそれを基点にすることも、既存のデータをインポートすることも可能です。
RecordsManagerには、データコンテナが単一のレコードで構成されていることを示すオプションがあります（例えば、所有会社に関するマスターファイルなど）。このようなデータコンテナを選択した場合、ユーザーはレコードの一覧が表示されず、すぐにレコードの編集画面に移行します。単一レコードのコンテナであるため、レコードの追加や削除のオプションは提供されません。
既存のレコードをXPathを使って一括更新することも可能です。この際、フィールドの値を固定値で変更することも、他のフィールドの値に基づいて変更することもできます。すべてのレコードを更新することも、事前に定義されたフィルターを使用して一部のレコードを選択して更新することも可能です。更新作業中に、実際に一括更新を実行する前に、変更内容をプレビューすることができます。
