一度、いくつかの項目を定義したら、次に.. データ格納コンテナ, 分野、領域、農地そして、 様式、形式、形態、申込書、申請書 アプリ内では、各データコンテナに対してフィルターを作成することができます。
各データコンテナに対して、複数のフィルターを定義することで、特定の状況下でのみレコードを表示するように制限することができます。
フィルターは、単純なものから複雑なものまで様々であり、その用途や利点は多岐にわたります。具体的には、以下のようなものがあります。
- リスト形式やレポート形式で表示されるデータを絞り込むため。
- ユーザーのデータへのアクセスを制限するために。
- アラートグループを通じてリマインダー通知を受け取るユーザーを、事前に選択します。
- 各データコンテナに対して、レコード検索を事前に定義します。
- エンドユーザーがより高速な検索を行えるようにします。
このようにフィルターを事前に定義しておくことで、ユーザーの作業時間を短縮し、アプリの利便性を向上させることができます。詳細は以下に説明します。
フィルターの主な用途の一つは、表示されるレコードを絞り込むことです。 リスト形式エントリーフォーム、レポートフォームなど、各種フォームに対する制限は、レコードのフィールドの値に基づいて行われます。
例えば、RecordsManagerを使用してAltova ContractManagerアプリケーションを作成する際、当社の管理者は、データコンテナ内のレコードの「有効期限」フィールドを確認するフィルターを作成しました。これにより、ユーザーはワンクリックで、90日以内に期限が切れる契約を表示できるようになりました。また、「新規契約」のフィルターも作成され、有効開始日から1ヶ月以内の契約を表示するように設定されました。
フィルターは、ユーザーの役割と組み合わせて使用することで、レコードの閲覧および/または編集に対するデータアクセスを制限することができます。
必要に応じて、定義した各フィルターに、任意の数のアラートグループを関連付けることができます。アラートグループとは、カレンダーのイベントに関する通知（例えば、予定されている会議、期限が近づいているサブスクリプション、定期的なイベントなど）を、アプリ内通知やメールで受け取るユーザーのグループです。
アラートグループをフィルターに関連付けることで、関係者が重要な通知を受け取れるようにすることができます。レコード内のデータが、選択されたアラートグループを持つフィルターと一致する場合、ユーザーは、リマインダーの設定に関わらず、リマインダーの時間が来た際に通知を受け取ります。
アプリの使用中に、ユーザーが選択できるフィルターを事前に定義することができます。これらのフィルターは、該当する項目名の横に表示されます。これらの定義済みの検索条件は、単純なものから複雑なものまで様々であり、ユーザーが必要なデータを見つけ出す際に、時間と労力を節約することができます。
パフォーマンスは、エンドユーザーの検索がメモリ内で行われるか、データベースで行われるかによって調整できます。メモリ内検索は非常に高速で、ユーザーが文字を入力するたびにレコードリストが即座に更新されますが、そのためには利用可能なすべてのレコードを現在のデータコンテナから取得する必要があり、それ自体が遅くなる可能性があります。データベース検索は、データ量が少ないシステムを除き、すべてのシステムで推奨される方法です。どちらの方法も簡単に試すことができ、いつでも切り替えることができます。
