Datacontainers lijken op tabellen in SQL-databases, omdat ze bestaan uit records met velden. In tegenstelling tot SQL-tabellen bieden datacontainers in RecordsManager echter de flexibiliteit om op elk moment velden toe te voegen, te verwijderen, te wijzigen en/of te herschikken.
Binnen elke repository kunt u zoveel databestanden toevoegen als u wilt.
Binnen een container op het hoogste niveau (en ook binnen containers op lagere niveaus) kunt u meerdere subcontainers toevoegen. U kunt subcontainers blijven toevoegen, tot meerdere niveaus diep. De gegevens van eindgebruikers worden opgeslagen als records binnen deze databergcontainers.
Elke databeker wordt gedefinieerd door een set van velden, waarin de gegevens van de records worden opgeslagen. Hieronder staan de velden die zijn gedefinieerd voor een databeker voor een afdeling.
Bij het definiëren van de database structuur, legt u relaties aan tussen verschillende databergingsplaatsen om de hiërarchie en organisatie van de daarin opgeslagen gegevens weer te geven. Er zijn twee soorten relaties tussen databergingsplaatsen: ouder-kindrelaties en losjes verbonden relaties.
Gegevenscontainers voor ouder-kindrelaties
De relatie tussen ouder en kind wordt beschouwd als een sterke verbinding, omdat een kind voortkomt uit een ouder en niet kan ontstaan zonder een ouder. Een oudercontainer kan meerdere kindcontainers bevatten. Een kindcontainer kan echter slechts één oudercontainer hebben. De volgende gevolgen van de ouder-kindrelatie moeten worden opgemerkt:
- Er zijn gegevens in de bovenliggende container vereist voordat gegevens in de onderliggende container kunnen worden ingevoerd
- Wanneer een hoofdrecord wordt verwijderd, worden alle bijbehorende subrecords ook recursief verwijderd
- Bij het ontwerpen van formulieren zijn alle velden van de gegevenscontainers van alle voorouders beschikbaar om te gebruiken
- Filters kunnen ook gebruikmaken van bovenliggende gegevens voor het filteren
- Kindgegevens kunnen worden bewerkt binnen de formulieren voor ouders
In de onderstaande weergave bestaat er een relatie van ouder-kind tussen de velden "bedrijf", "afdeling" en "persoon".
Losjes verbonden databergingen
Een tweede type relatie is een verbinding die wordt aangemaakt tussen twee onafhankelijke databestanden. Deze losse verbindingen maken het mogelijk om records onafhankelijk van elkaar en zonder verwijzing naar elkaar aan te maken. De verbindingen worden handmatig aangemaakt tijdens de configuratie. Een enkel record kan dus meerdere losse verbindingen hebben met andere records. Als één record van een paar met een losse verbinding wordt verwijderd, wordt het andere record niet beïnvloed.
Volgens de bovenstaande visie zijn "Company Group" en "Company" losjes met elkaar verbonden.
Kenmerkende eigenschappen van losjes verbonden databergingen:
- Kindgegevens kunnen eerst worden aangemaakt en later aan een ouder worden gekoppeld
- Ouderrecords kunnen worden verwijderd, maar de bijbehorende onderliggende records blijven behouden
- Een kindrecord kan verwijzen naar meerdere ouderrecords
- Ouderformulieren kunnen dochterrecords weergeven zonder dat er wijzigingen hoeven te worden aangebracht
Losse koppelingen kunnen op de volgende manieren worden ingesteld:
- Het veld "Link naar" definieert het type van een container als een link. Dit veld specificeert het doel van de link, namelijk de andere container waarnaar verwezen wordt.
- Het omzetten van databestanden die betrekking hebben op kinderen, en die een sterke relatie hebben met hun ouders, naar een losser verbinding
De koppelingen in RecordsManager zijn zeer flexibel. De beheerder kan tussen de verschillende soorten relaties schakelen, zelfs als de gegevens al zijn ingevoerd. Het systeem creëert de nieuwe datastructuur zo nauwkeurig mogelijk en past bestaande formulieren hierop aan.
Tijdens het werken is het eenvoudig om nieuwe datablokken tussen de hoofd- en subblokken in te voegen, en u kunt zelfs hoofd- of subblokken verwijderen. Het systeem past dan automatisch de overige datastructuren aan.
U kunt een databestand helemaal zelf maken, een bestaand bestand kopiëren als basis, of bestaande gegevens importeren.
Optie voor het weergeven van één record
RecordsManager biedt een optie om aan te geven dat een databestand slechts één record bevat (bijvoorbeeld een hoofdbestand met informatie over het bedrijf). Wanneer een gebruiker zo'n databestand selecteert, wordt er geen lijst met records getoond, maar kan de gebruiker direct het record bewerken. Omdat het een databestand is dat slechts één record bevat, heeft de gebruiker geen mogelijkheid om records toe te voegen of te verwijderen.
Het is ook mogelijk om een grootschalige update van bestaande gegevens uit te voeren om velden te wijzigen via XPath, ofwel met een vaste waarde of op basis van andere velden. U kunt alle gegevens bijwerken of een selectie van gegevens vooraf selecteren met behulp van een eerder gedefinieerde filter. Tijdens de update kunt u een voorbeeld bekijken van de wijzigingen die zullen worden aangebracht, voordat u de grootschalige update daadwerkelijk uitvoert.
