Os contentores de dados são semelhantes às tabelas em bases de dados SQL, pois consistem em registos com campos. No entanto, ao contrário das tabelas SQL, os contentores de dados no RecordsManager oferecem a flexibilidade de adicionar, remover, alterar e/ou reorganizar os campos a qualquer momento.
Dentro de cada repositório, pode adicionar quantos contentores de dados desejar.
Dentro de um recipiente de nível superior (assim como em recipientes de níveis inferiores), pode adicionar vários recipientes filhos. Pode continuar a adicionar recipientes filhos em vários níveis. Os dados dos utilizadores finais serão armazenados como registos dos recipientes de dados.
Cada recipiente de dados é definido por um conjunto de campos, nos quais os dados dos registos são armazenados. Abaixo, são apresentados os campos definidos para um recipiente de dados de um departamento.
Ao definir a estrutura da base de dados, estará a estabelecer relações entre os diferentes elementos para refletir a hierarquia e a organização dos dados contidos em cada um. Existem dois tipos de relações entre os elementos da base de dados: relações de tipo "pai-filho" e relações mais flexíveis.
Recipientes de dados pai-filho
As relações entre elementos "pai" e "filho" são consideradas ligações fortes, uma vez que um elemento "filho" é criado a partir de um elemento "pai" e não pode ser criado sem ele. Um contêiner "pai" pode ter múltiplos contêineres de dados "filhos". No entanto, um elemento "filho" só pode ter um contêiner "pai". As seguintes consequências da relação "pai-filho" devem ser notadas:
- É necessário ter dados no recipiente principal antes de poderem ser introduzidos dados no recipiente secundário
- Quando um registo principal é eliminado, todos os dados relacionados são eliminados recursivamente
- Ao criar formulários, todos os campos dos contêineres de dados dos elementos pais estarão disponíveis para serem incluídos
- Os filtros também podem utilizar dados principais para realizar a filtragem
- Os registos de crianças podem ser editados diretamente nos formulários dos pais
Na representação abaixo, existe uma relação de hierarquia entre os campos "empresa", "departamento" e "pessoa".
Recipientes de dados com ligações flexíveis
Um segundo tipo de relação é uma ligação que é criada entre dois contentores de dados independentes. Estas ligações flexíveis permitem que os registos sejam criados de forma independente e sem referência uns aos outros. As ligações são criadas manualmente durante a configuração. Assim, um único registo pode ter múltiplas ligações a outros registos. Se um dos registos de um par de registos ligados de forma flexível for eliminado, o outro registo não é afetado.
Na perspetiva acima, o Grupo de Empresas e a Empresa estão apenas vagamente relacionados.
Características notáveis dos contentores de dados com ligação flexível:
- É possível criar registos de crianças primeiro e, posteriormente, associá-los aos seus pais
- Os registos de pais podem ser eliminados, mas os registos dos filhos permanecerão
- Um registo de criança pode referenciar vários registos de pais
- Os formulários principais permitem visualizar os registos relacionados sem necessidade de edição
As ligações soltas podem ser configuradas das seguintes formas:
- Definir o campo de um recipiente como "Link para". Este campo fornece o ponto de referência do link para o outro recipiente.
- Converter os contêineres de dados de crianças que têm uma relação forte com os seus pais para uma ligação mais fraca
As ligações no RecordsManager são extremamente flexíveis. O administrador pode alterar entre os dois tipos de relação, mesmo que os dados já tenham sido introduzidos. O sistema irá criar a nova estrutura de dados da forma mais próxima possível, e os formulários existentes serão adaptados de acordo.
Durante o trabalho, é fácil inserir novos contêineres de dados entre os contêineres pai e filho, e é possível até mesmo remover contêineres pai ou filho, sendo que o sistema adapta as estruturas de dados restantes.
Pode definir um recipiente de dados do zero, duplicar um recipiente existente como ponto de partida, ou importar dados já existentes.
O RecordsManager inclui uma opção para indicar que um recipiente de dados contém apenas um registo (por exemplo, um ficheiro principal sobre a empresa proprietária). Ao selecionar um recipiente de dados com esta característica, o utilizador não verá uma lista de registos e poderá editar o registo imediatamente. Como se trata de um recipiente com apenas um registo, o utilizador não terá a opção de adicionar ou eliminar registos.
Também é possível realizar uma atualização em massa de registos existentes para modificar campos através de XPath, seja com um valor fixo ou com base em outros campos. É possível atualizar todos os registos ou pré-selecionar alguns registos utilizando um critério previamente definido filtroDurante a atualização, pode visualizar as alterações que serão efetuadas antes de executar a atualização em massa.
