Verwendung von E-Mail-Erinnerungsformularen in RecordsManager

Altova RecordsManager enthält integrierte Erinnerungsfunktionen, mit denen Endbenutzer an wichtige Termine und Fristen erinnert werden können.

Wie funktioniert es?

Erinnerungsformulare dienen zur Definition von E-Mail-Erinnerungen, die von Ihrer App an Benutzer gesendet werden. Die Erinnerungen werden beim Start der App auch auf der Startseite angezeigt.

Der Textkörper einer E-Mail wird in RecordsManager Apps automatisch auf Basis des Formulardesigns erstellt. Das Formular enthält eine Tabelle, in der das Design strukturiert ist. Sie können Spalten und Zeilen sowie Tabellen mit einzelnen Tabellenzellen zur Tabelle hinzufügen.

In die Erinnerungs-E-Mail können Hyperlinks zu bestimmten Feldern integriert werden, sodass der Endbenutzer den Datensatz direkt über die E-Mail öffnen kann.

Der Admin wählt beim Definieren der Erinnerung aus, welche Endbenutzerrollen die Erinnerungen erhalten sollen.

Definition einer datenbasierten Erinnerung:

Mit Hilfe von Erinnerungseinstellungen können Sie Erinnerungen auf Basis bestimmter Termine oder berechneter Termine, d.h. anhand eines berechneten Zeitraums vor einem Termin wie z.B. einer Verlängerung oder Stornierung, konfigurieren.

In diesem Beispiel werden vorhandene Erinnerungen überprüft, anschließend wird eine neue Erinnerung erstellt, die 10 Wochen vor dem "retain until"-Datum des Datensatzes ausgelöst wird. Schließlich wird ausgewählt, welche Benutzerrollen die Erinnerungs-E-Mail erhalten sollen.

Auswahl von Feldern, die in die Erinnerungs-E-Mail inkludiert werden sollen:

Design Process
Final Result

E-Mail-Erinnerungen werden auf Basis der oben definierten Regeln versendet. Sie können für diese Erinnerungen ganz genau definieren, welche Informationen über die einzelnen Datensätze, die eine Erinnerung ausgelöst haben, in der E-Mail enthalten sein sollen. Wählen Sie die Felder wie bei anderen Formularen in RecordsManager aus und wenden Sie eine geeignete Formatierung an. Sie können ein Feld auch als Hyperlink zu Ihrer Online-RecordsManager-Lösung definieren. Der Empfänger der E-Mail muss dann nur auf den Link klicken, um den entsprechenden Datensatz im Browser aufzurufen.

Was kommt als nächstes?

Informieren Sie sich über andere von RecordsManager unterstützte Formulararten:

Listenformulare: Dienen zum Anzeigen von Datensätzen eines Datencontainers in einem von Ihnen definierten Layout
Dateneingabeformulare: Dienen zur effizienten Verwaltung des Benutzerzugriffs und der Dateneingabe
Berichtsformulare: Dienen zum Entwerfen attraktiver Berichte zu Datensätzen in einem bestimmten Datencontainer
Exportformulare: Dienen zur Definition von Datenfeldern, über die Benutzer App-Daten ins XML- und/oder CSV-Format exportieren können

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