O RecordsManager inclui várias funcionalidades intuitivas que ajudam os utilizadores durante a introdução de dados. Estas incluem:
- Validação dos valores de dados introduzidos
- Validação do formato dos dados introduzidos
- Dicas de edição
- Opções de valores predefinidos para o formulário
- Opção para preencher automaticamente campos (por exemplo, data, número de identificação com incremento automático, etc.)
- Scripts que atualizam outros campos com base na entrada atual
Para ajudar os utilizadores a inserir informações corretas, o administrador pode fornecer dicas a nível de campo ou de registo. As dicas de edição são exibidas nos campos vazios, como se pode ver no campo "Título" no exemplo abaixo.
O administrador do RecordsManager pode definir regras de validação detalhadas a nível de cada campo, para garantir que os utilizadores introduzam dados válidos. Cada campo pode ter uma ou mais verificações de validação. Existem dois níveis de gravidade para os indicadores de validação:
- Erros: Não é possível guardar o registo no estado atual
- Aviso: O utilizador recebe um aviso, mas ainda pode guardar o registo, se desejar
As regras são introduzidas através de XPath, e cada uma pode incluir uma mensagem de aviso personalizada ou uma dica para orientar o utilizador final:
É assim que um aviso de validação aparece para o utilizador final:
O RecordsManager também inclui uma verificação de validação pré-definida para os campos de e-mail.
O administrador do sistema pode configurar validações específicas para cada campo e validações para conjuntos de dados, onde vários campos são verificados em relação uns aos outros, auxiliando os utilizadores finais em todas as etapas.
Fornecer aos utilizadores uma lista de valores aceitáveis para selecionar durante a introdução de dados facilita o processo para os utilizadores e ajuda a garantir que são introduzidos dados válidos.
A lista de valores pode ser introduzida manualmente pelo administrador, importada a partir de um ficheiro CSV ou XML, ou importada a partir de dados que já foram introduzidos pelos utilizadores no mesmo campo.
A lista pode ser ordenada automaticamente, por exemplo, para mostrar os valores mais recentes no topo, facilitando a introdução de dados. O administrador tem controlo total sobre se o utilizador final pode selecionar um ou vários valores, e se o utilizador tem permissão para expandir a lista em tempo real durante a introdução de dados. O administrador pode até mesmo definir quais grupos de utilizadores podem visualizar determinadas partes da lista, caso nem todos os valores estejam disponíveis para todos os utilizadores.
