Em cada recipiente de dados da sua aplicação, criado no RecordsManager, os utilizadores finais introduzem informações para construir a base de dados. Cada registo é definido por um conjunto de campos.
O RecordsManager oferece uma vasta gama de tipos de campos, incluindo:
Para acelerar o desenvolvimento ao definir campos, pode copiar um número ilimitado de campos previamente definidos de outros contentores de dados como ponto de partida, e depois modificá-los conforme necessário.
Pode definir múltiplas verificações de validação para cada campo, utilizando expressões XPath, que também definem a mensagem de erro a ser exibida ao utilizador. Os problemas de validação podem ser configurados como erros (o registo não pode ser guardado) ou como avisos (a mensagem é exibida ao utilizador, mas o registo pode ser guardado).
Além da validação por campo, pode definir uma validação por registo, na qual vários campos são verificados em relação uns aos outros.
Os dados introduzidos podem ser restringidos através das seguintes opções:
Pode fornecer dicas de edição que serão exibidas quando um campo estiver vazio, para ajudar a orientar a introdução de dados válidos. Também é possível fornecer uma lista de valores predefinidos. Estes podem ser listados manualmente pelo administrador durante a configuração, importados de um ficheiro CSV ou XML, ou importados de dados previamente introduzidos pelos utilizadores no mesmo campo. Os valores da lista podem ser organizados automaticamente, por exemplo, para mostrar os valores mais recentes primeiro.
É fácil para o administrador configurar se é possível selecionar apenas um valor ou vários valores, e se os utilizadores finais podem adicionar elementos à lista em tempo real ao inserir dados. É possível configurar quais grupos de utilizadores podem visualizar determinadas partes de uma lista, permitindo uma personalização mais detalhada.
Pode especificar determinados campos para que sejam preenchidos automaticamente com valores, com base num cálculo XPath, e escolher quando esse cálculo deve ser executado
Cada registo pode ser identificado por um ou mais campos; em cada conjunto de dados, irá configurar um ou mais campos para serem campos de identificação. Por exemplo, numa aplicação de recursos humanos, os funcionários geralmente têm números de identificação únicos, pelo que o campo do número de identificação pode ser usado para identificar os registos no conjunto de dados "Pessoas". No caso de alguns conjuntos de dados, pode ser necessário utilizar mais de um campo para se aproximar da unicidade (por exemplo, o primeiro nome, o nome do meio e o apelido de uma pessoa, como demonstrado abaixo).
São necessários campos de identificação para estabelecer ligações entre diferentes conjuntos de dados e para exibir os registos "pai" dentro de um registo "filho".
Tal como acontece com todas as estruturas nas aplicações RecordsManager, o administrador pode reorganizar, adicionar, eliminar, alterar os tipos, atualizar as regras de preenchimento automático e de validação para os campos a qualquer momento, mesmo que os dados já tenham sido introduzidos.
Depois de definir os campos e as regras de validação, pode configurar as diversas opções formulários utilizado na sua aplicação para pesquisar, inserir, enviar por e-mail e gerar relatórios de dados.
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