RecordsManager bevat verschillende gebruiksvriendelijke functies die eindgebruikers begeleiden tijdens het invoeren van gegevens. Deze omvatten:
- Validatie van de ingevoerde gegevenswaarden
- Validatie van het formaat van de ingevoerde gegevens
- Tips voor het redigeren
- Vooraf gedefinieerde opties voor de waarde van een formulierveld
- Optie om velden vooraf te vullen (bijvoorbeeld datum, automatisch toenemend ID-nummer, enz.)
- Scripts die andere velden bijwerken op basis van de huidige invoer
Om gebruikers te helpen bij het invoeren van correcte informatie, kan de beheerder tips geven, zowel per veld als per record. Deze tips worden weergegeven in lege velden, zoals te zien is in het veld "Titel" in het onderstaande voorbeeld.
De beheerder van RecordsManager kan gedetailleerde validatieregels definiëren per veld om ervoor te zorgen dat gebruikers geldige gegevens invoeren. Elk veld kan één of meerdere validatiecontroles hebben. Er zijn twee niveaus van ernst voor validatiefouten:
- Fout: Het record kan niet worden opgeslagen in de huidige staat
- Waarschuwing: De gebruiker ontvangt een waarschuwing, maar kan het record indien gewenst toch opslaan
De regels worden ingevoerd via XPath, en elke regel kan een aangepaste waarschuwing of een hint bevatten om de eindgebruiker te begeleiden
Dit is hoe een waarschuwing voor validatie eruitziet voor de eindgebruiker:
RecordsManager bevat ook een vooraf gedefinieerde validatiecontrole voor e-mailadressen.
De systeembeheerder kan validatie per veld configureren, en validatie per databestand, waarbij meerdere velden tegen elkaar worden gecontroleerd. Dit helpt eindgebruikers bij elke stap van het proces.
Het aanbieden van een lijst met toegestane waarden waaruit gebruikers kunnen kiezen tijdens het invoeren van gegevens, maakt het gebruiksvriendelijk en helpt ervoor te zorgen dat er correcte gegevens worden ingevoerd.
De lijst met waarden kan handmatig worden ingevoerd door de beheerder, geïmporteerd worden vanuit een CSV- of XML-bestand, of geïmporteerd worden vanuit gegevens die al door gebruikers zijn ingevoerd in hetzelfde veld.
De lijst kan automatisch worden gesorteerd, bijvoorbeeld om de meest recent gebruikte waarden bovenaan de lijst te tonen, zodat gegevens sneller kunnen worden ingevoerd. De beheerder heeft volledige controle over of de eindgebruiker één of meerdere waarden kan selecteren, en of de gebruiker de lijst tijdens het invoeren van gegevens mag uitbreiden. De beheerder kan zelfs bepalen welke gebruikersgroepen welk deel van deze lijst mogen zien, voor het geval niet alle waarden voor gebruik zijn toegestaan voor alle gebruikers.
