RecordsManager include diverse funzionalità intuitive che aiutano gli utenti finali durante l'inserimento dei dati. Tra queste, troviamo:
- Verifica dei valori dei dati inseriti
- Verifica della correttezza del formato dei dati inseriti
- Suggerimenti per la revisione
- Opzioni di valori predefinite per i moduli
- Possibilità di compilare automaticamente alcuni campi (ad esempio, la data, un numero di identificazione incrementale, ecc.)
- Script che aggiornano altri campi in base all'elemento corrente
Per aiutare gli utenti a inserire informazioni corrette, l'amministratore può fornire suggerimenti a livello di singolo campo o di intera registrazione. I suggerimenti per la compilazione dei campi vengono visualizzati nei campi vuoti, come mostrato nell'esempio del campo "Titolo" qui sotto.
L'amministratore di RecordsManager può definire regole di validazione dettagliate a livello di singolo campo per garantire che gli utenti inseriscano dati corretti. Ogni campo può avere una o più verifiche di validazione. Esistono due livelli di gravità per le segnalazioni di validazione:
- Errori: impossibile salvare il record nello stato attuale
- Avviso: l'utente riceve un avviso, ma può comunque salvare il record se lo desidera
Le regole vengono inserite tramite XPath, e ciascuna di esse può includere un messaggio di avviso personalizzato o un suggerimento per guidare l'utente finale
Ecco come appare un avviso di validazione all'utente finale:
RecordsManager include anche un controllo di validazione predefinito per i campi relativi agli indirizzi email.
L'amministratore di sistema può configurare la validazione per singolo campo e la validazione per contenitore di dati, in cui più campi vengono controllati a vicenda, offrendo agli utenti finali assistenza in ogni fase del processo.
Fornire agli utenti un elenco di valori accettabili tra cui scegliere durante l'inserimento dei dati semplifica il processo e aiuta a garantire che vengano inseriti dati validi.
L'elenco dei valori può essere inserito manualmente dall'amministratore, importato da un file CSV o XML, oppure importato dai dati già inseriti dagli utenti nello stesso campo.
L'elenco può essere ordinato automaticamente, ad esempio per visualizzare i valori più recenti in cima all'elenco, facilitando così l'inserimento dei dati. L'amministratore ha il pieno controllo sulla possibilità che l'utente finale possa selezionare un singolo valore o più valori, e se l'utente può aggiungere elementi all'elenco durante l'inserimento dei dati. L'amministratore può anche scegliere quali gruppi di utenti possono visualizzare determinate parti dell'elenco, nel caso in cui non tutti i valori siano accessibili a tutti gli utenti.
