Program RecordsManager zawiera szereg intuicyjnych funkcji, które pomagają użytkownikom podczas wprowadzania danych. Należą do nich:
- Sprawdzanie poprawności wprowadzonych danych
- Sprawdzanie poprawności formatu wprowadzanych danych
- Wskazówki dotyczące edycji
- Wstępnie zdefiniowane opcje wartości pól formularza
- Możliwość automatycznego wypełniania niektórych pól (np. daty, automatycznie generowanych numerów identyfikacyjnych itp.)
- Skrypty, które aktualizują inne pola na podstawie aktualnie wyświetlanych danych
Aby ułatwić użytkownikom wprowadzanie poprawnych danych, administrator może dostarczać wskazówki dotyczące poszczególnych pól lub całych rekordów. Wskazówki dotyczące edycji są wyświetlane w pustych polach, jak pokazano poniżej w polu "Tytuł".
Administrator systemu RecordsManager może definiować szczegółowe zasady weryfikacji na poziomie każdego pola, aby zapewnić, że użytkownicy wprowadzają poprawne dane. Każde pole może mieć jedną lub więcej kontroli weryfikacyjnych. Istnieją dwa poziomy ważności dla flag weryfikacyjnych:
- Błędy: Nie można zapisać rekordu w obecnym stanie
- Ostrzeżenie: Użytkownik otrzymuje ostrzeżenie, ale może nadal zapisać dane, jeśli sobie tego życzy
Reguły są definiowane za pomocą wyrażeń XPath, a każda z nich może zawierać niestandardowy komunikat ostrzegawczy lub wskazówkę, która pomoże użytkownikowi:
Oto, jak ostrzeżenie o błędzie walidacji wyświetla się użytkownikowi:
Program RecordsManager zawiera również wbudowaną funkcję sprawdzania poprawności danych wprowadzanych w polach adresów e-mail.
Administrator systemu może skonfigurować weryfikację danych dla poszczególnych pól oraz weryfikację danych w obrębie grup pól, gdzie wiele pól jest weryfikowanych względem siebie, co pomaga użytkownikom na każdym etapie pracy.
Udostępnienie użytkownikom listy akceptowalnych wartości do wyboru podczas wprowadzania danych ułatwia pracę użytkownikom i pomaga zapewnić, że wprowadzone dane będą poprawne.
Lista wartości może zostać wprowadzona ręcznie przez administratora, zaimportowana z pliku CSV lub XML, lub zaimportowana z danych, które zostały już wprowadzone przez użytkowników w tym samym polu.
Lista może być sortowana automatycznie, na przykład, aby wyświetlać najczęściej używane wartości na początku listy, co przyspiesza wprowadzanie danych. Administrator ma pełną kontrolę nad tym, czy użytkownik może wybrać pojedyncze wartości, czy też wiele jednocześnie, oraz nad tym, czy użytkownik może rozszerzać listę w trakcie wprowadzania danych. Administrator może nawet określić, które grupy użytkowników mogą zobaczyć poszczególne części tej listy, jeśli nie wszystkie wartości są dostępne dla wszystkich użytkowników.
