Configuration (Admin)
Pour configurer les e-mails de rappel, l’administrateur doit configurer la base de données et le système comme suit :
1.Dans l’onglet Groupes d’utilisateur (de Gérer Utilisateurs), configurer des groupes d’utilisateur. Des membres d’un groupe d’utilisateur seront les destinataires des mails de rappel envoyés au groupe. Voir la rubrique Groupes d’utilisateur pour plus d’informations.
2.Dans les conteneurs où des mails de rappel sont nécessaires, configurer un ou plusieurs champs de rappel. Deux propriétés importantes des champs Rappel sont les propriétés Catégories et Remplissage automatique. Voir champs Rappel ci-dessous.
3.Dans le cadre d’un conteneur, créer un formulaire d’e-mail pour le design des mails de rappel qui seront envoyés. Sa vous créez plus d’un formulaire d’e-mail, se rendre dans la page Éditer Formulaires pour choisir lequel utiliser à un certain moment. Vous pouvez changer cette sélection à tout moment.
4.Dans les paramètres de rappel, définir les destinataires de ce rappel spécifique. Pour accéder aux paramètres de rappel, cliquer sur le bouton Éditer du rappel (voir champs de Rappel ci-dessous).
5.Définir l’URL de l’appli et l’adresse e-mail de l’expéditeur (voir ci-dessous).
Champs Rappel
Lors de la définition des champs d’un conteneur, vous pouvez ajouter un champ de rappel pour permettre des rappels et des mails de rappel. Si aucun champ de rappel a été créé pour un conteneur, il ne sera pas possible de configurer des rappels pour ce conteneur.
Veuillez noter les points suivants concernant les champs de rappel :
•Pour ajouter un champ de rappel, ajouter un nouveau champ et configurer son type sur Rappels. Le formulaire des propriétés du champ Rappel ressemblera à l’exemple ci-dessous.
•Un champ de rappel doit avoir au moins une valeur Catégories (voir capture d’écran ci-dessous). La catégorie spécifie quel type de rappel ce champ sera. Par exemple, un rappel peut être utilisé pur une vérification de contrat, un renouvellement de contrat ou une annulation de contrat. Des rappels peuvent ensuite être envoyés pour chacun de ces événements séparément (vérification de contrat, renouvellement ou annulation). Pour ajouter une catégorie, insérer ou ajouter une nouvelle ligne et saisir un nom pour la catégorie. En alternative, importer des catégories depuis un fichier CSV ou XML.
•Un administrateur peut spécifier qu’un ou plusieurs rappels soit ajoutés automatiquement dans chaque enregistrement créé dans ce conteneur. Pour ce faire, dans la propriété Remplissage automatique du champ de rappel (voir première capture d'écran ci-dessus), cliquer sur Nouveau rappel pour chaque rappel. Les paramètres d’un rappel sont spécifiés dans le formulaire paramètres de Rappel (qui est décrit dans la rubrique suivante). L’utilisateur peut, pendant l’entrée de données, modifier ou supprimer un des rappels ajoutés automatiquement.
•Une fois avoir terminé la définition du champ rappel, cliquer sur OK puis Enregistrer les modifications pour enregistrer le champ de rappel dans la base de données.
•Les champs de rappel peuvent aussi être utilisés en tant que le contenu des colonnes dans les formules d’un conteneur, où ils afficheront des rappels d’enregistrement (avec une valeur de total qui est le décompte des rappels d’enregistrement).
Définir l’URL d’appli et l’adresse e-mail de l’expéditeur
Se rendre sur Paramètres | Autres paramètres | E-mail de rappel pour définir :
•L’URL de l’appli RecordsManager pour que le destinataire de l’e-mail puisse cliquer sur l'URL et se rendre dans l’appli
•L’adresse e-mail de l’expéditeur de l’email de rappel.
Déboguer des erreurs d’e-mails de rappel
Si des e-mails de rappel ne sont pas envoyés correctement, vérifier les éléments suivants :
•Contrôler si des e-mails ont été définis pour être envoyés au groupe d’utilisateur respectifs. Si oui, contrôler (avec votre administrateur de système) que les utilisateurs appartiennent aux groupes d’utilisateur corrects. Veuillez noter que les groupes d’utilisateur peuvent être choisis de plusieurs manières : (i) directement dans les paramètres de rappel, et (ii) par le biais des groupes d’utilisateur définis pour un filtre que le rappel utilise. En cas de problème, contacter votre administrateur de système.
•Vérifier que les paramètres de rappel sont corrects.
•Vérifier que le rappel est un rappel en cours ; si le rappel a un autre statut, aucun e-mail ne sera envoyé