Altova RecordsManager

La structure de données est composée d’un ou de plusieurs référentiels. Chaque référentiel aura une hiérarchie de tables de données. C’est dans une table de données que les enregistrements liés à cette table de données sont stockés. Par exemple, une table de données Department contiendra des enregistrements de département, alors qu’une table de données Company et une table de données Person contiendra les enregistrements des entreprises et des personnes respectivement. Dans la hiérarchie de la table de données Department peut être un enfant de la table de données Company et le parent de la table de données Person . Lorsque vous saisissez des données pour les enregistrements Department, par exemple, l’utilisateur de l’appli peut choisir l’entreprise (parmi les entreprises disponibles) à laquelle ce département appartient.

Lorsque vous créez des tables de données et que vous configurez la structure de données de l’appli, ce seront ces types de relations et de liens entre les bases de données que vous configurerez. Par conséquence, la structure des données fournira un réseau de relations qui permet aux données liées d’être recensées et rapportées. Pour plus d’informations concernant les tables de données et la structure de données, voir les chapitres suivants : Comment se structurent les données de l’appli, Comment sont stockées les données, Référentiels, et Tables de données.

Puisque chaque table de données contiendra des enregistrements d’un type unique (disons d’un Département), vous devez configurer les champs de tables de données pour que ceux-ci définissent les enregistrements de la table de données. Par exemple, une table de données Person (dans laquelle des enregistrements Person sont stockés) peut être définie pour avoir des champs comme : FirstName, LastName, Email. Vous pouvez spécifier des aspects variés de chaque champ, comme des types de données ou une liste d’entrée à partir de laquelle l’utilisateur peut choisir une valeur (utile, par exemple, lorsque vous sélectionnez un État des US). Vous pouvez aussi configurer des règles de validation pour des champs individuels et pour des enregistrements entiers ; cela peut servir à avertir des utilisateurs à propos d’erreurs possibles dans l’entrée de données. Voir la section Champs pour plus de détails.

Les formulaires d’entrée de données sont les formulaires dans lesquels les utilisateurs saisiront les données d’enregistrement. Donc vous devez les concevoir pour chaque table de données pour que les données d’enregistrement puissent être saisies dans les tables de données respectives. Chaque fois qu’un utilisateur clique sur la touche afin de saisir un nouvel enregistrement pour une table de données, le formulaire d’entrée de saisie approprié sera affiché avec lequel l’utilisateur interagira. D’autres types de formulaires servent également des objectifs importants : Formulaires de liste (pour afficher des données d’enregistrement dans un format personnalisé), formulaires de rapport (pour afficher des rapports avec des tables et/ou des graphiques générés depuis des données), formulaires d’exportation (pour générer des sorties XML et CSV des données disponibles) et formulaires d’e-mail (pour des rappels d’e-mail). Chaque table de données a son propre ensemble de formulaires. Un des avantages principaux de l’utilisation des formulaires sur base de la table de données est que l’accès à chaque type de formulaire peut être défini séparément. Ainsi, vous pouvez concevoir des formulaires pour montrer des données que seuls certains utilisateurs sont autorisés à voir et/ou à éditer. Vous pouvez aussi concevoir d’autres formulaires qui ne montrent pas certaines données. Des rapports de données contenues dans une table de données sont présentés en utilisant un formulaire de rapport de cette table de données. De même, d’autres types de formulaires sont utilisés pour d’autres types de présentation. Les différents types de formulaires sont décrits dans la section Formulaires.

Un ou plusieurs filtres peuvent être définis dans chaque table de données. Un filtre limite l'affichage des enregistrements dans une table de données sur la base de certains critères pertinents pour cette table de données pertinente. Par exemple, pour une table de données Contracts, vous pouvez créer un filtre qui montre uniquement des contrats qui expirent dans l’année actuelle. Un tel filtre serait construit, par exemple, en contrôlant le champ ExpiryDate des enregistrements dans la table de données. Une fois qu’un filtre a été créé, il peut être utilisé en utilisant la configuration ainsi que l’entrée de données, par exemple, pour limiter des listes. Voir la section Filtres pour plus d’informations.

Lorsque des utilisateurs se connectent au système, soit pour saisir des données, soit pour extraire des informations, ils tombent sur une Page d’accueil, qui est leur point d’entrée dans le système. En principe, la Page d’accueil propose l’accès aux tables de données variées du système. Le Formulaire de la Page d'accueil est ce qu’un administrateur utilise pour concevoir cette Page d’accueil. Voir la section Formulaire de la Page d'accueil pour des informations concernant la conception de la Page d’accueil.

Outre le fait de spécifier quels utilisateurs peuvent se connecter à l’appli RecordsManager et leurs identifiants de connexion respectifs, vous devez aussi définir quels droits d’accès chaque utilisateur a et le rôle que chacun va jouer. Par exemple, est-ce qu’un utilisateur dans le département d’IT a accès uniquement à des contrats technologiques, ou à des contrats légaux également ; ou est-ce qu’un certain utilisateur est autorisé à détenir un rôle d’administrateur, qui permet l’accès aux paramètres de configuration de l’appli ? Ces droits d’accès sont déterminés par les rôles (voir étape suivante) donnés à chaque utilisateur. Voir les sections Utilisateurs et Rôles pour plus de détails.

Créer des rôles différents conformément aux besoins de votre entreprise. Pour chaque rôle, définir (i) les tables de données auxquelles l’accès est autorisé, et (ii) les formulaires auxquels l’accès est autorisé et, si nécessaire, le type d'accès autorisé (par exemple : lecture/écriture ou lecture uniquement), (iii) les rapports auxquels l'accès est autorisé, (iv) si l’exportation des données est autorisée. Une fois que les rôles ont été créés, donner un ou plusieurs de ces rôles à chaque utilisateur (voir l’étape précédente). Voir les sections Utilisateurs et Rôles pour des informations détaillées.

La page Paramètres propose une variété de styles, de formatage de contenu, de formatage d’impression et d’autres paramètres qui peuvent être définis pour toute l’appli. Nous recommandons que vous vous consultiez cette page pour voir quels paramètres sont disponibles et comment vous pouvez les utiliser. Les paramètres Bibliothèque d’image et les paramètres E-mails de rappel doivent être notés. Noter également que lorsque vous configurez certains items, comme des formulaires, vous pouvez spécifier des paramètres locaux et contourner les paramètres globaux définis dans la page Paramètres. Vous pouvez définir des paramètres globaux à tout moment : avant la configuration de base de données, après la configuration de base de données et même une fois que l’utilisation de système a commencé.

Dans des systèmes comme celui d’un système de gestion de contrat, il est important de prendre certaines actions avant des dates spécifiques (par exemple, une action de renouvellement de contrat avant la date d’expiration de contrat). Le système peut envoyer automatiquement des e-mails de rappel à la ou les personnes appropriées un certain nombre de jours avant ces dates clés. Voir la section E-mails de rappel pour des informations concernant leur configuration.