Propriétés de rapport
Des propriétés importantes du rapport sont définies dans la partie supérieure de la page de design du formulaire de rapport (voir capture d'écran ci-dessous). Ces propriétés sont décrites ci-dessous.
Définir l’accès aux formulaires de rapport
Le paramètre Accès au formulaire (voir capture d’écran) vous permet de spécifier quels rôles, et donc quels utilisateurs peuvent accéder au formulaire. Veuillez noter que le rôle Admin a un plein accès à tous les formulaires.
Regroupement des enregistrements
Les enregistrements de la table de données peuvent être regroupés dans un maximum de trois champs. Par exemple, vous pourriez grouper un ensemble de contrats sur la base de leur statut ou vous pourriez grouper des entreprises par pays.
Pour regrouper des enregistrements, cliquer sur la touche Édition de l’option Regrouper par (voir capture d’écran) puis sélectionner les champs dans lesquels vous souhaitez regrouper (jusqu’à un maximum de trois champs). Le premier champ que vous sélectionnez devient le premier critère de regroupement, etc. Dans le rapport, les valeurs des critères de regroupement sélectionnés seront affichés dans la première colonne de la table. Si vous avez plusieurs critères, les valeurs seront d'abord regroupées sur le premier critère. Ensuite, dans le cadre de chaque valeur du premier critère, le regroupement aura lieu dans le second critère. Puis dans le cadre du second critère, le regroupement aura lieu dans le troisième critère. Il est donc important de choisir le critère de regroupement (champs) dans l’ordre nécessaire.
Par exemple, la capture d'écran ci-dessous montre un rapport dans lequel le regroupement est basé sur la date d’expiration des contrats et sur deux critères : Year est le premier critère, et Month est le second. La première valeur du premier critère (Year) est 2020. Dans le cadre de l’ensemble des enregistrements pour 2020, les enregistrements sont regroupés par mois. Dans notre cas, il y a quatre mois (juin, août, septembre et décembre), avec un enregistrement dans chaque mois. Les enregistrements sont ensuite regroupés par mois pour la valeur Year suivante, qui est 2021: il y a six enregistrements pour le mois d’août (et pas d’autre mois en 2021). Noter aussi les valeurs de sommaire sur le côté droit, où le décompte des enregistrements est indiqué pour chaque mois et chaque année. Les valeurs de sommaire sont créées dans les champs et sont décrites dans la rubrique suivante, La table de rapport.
Note concernant le regroupement des enregistrements de Date-type : Si un champ est créé avec un type de Date (format: Mois, Jour, Année; par exemple, Déc 31, 2020), alors ce champ sera immédiatement disponible pour un regroupement sur trois critères : (I) uniquement la partie du mois ; (ii) uniquement la partie de l’année ; (iii) la date entière (mois, jour et année). Cela vous permet de partager le champ de date en deux critères de regroupement supplémentaires et de regrouper séparément des enregistrements sur les mois et les années.
Masquer et afficher un nombre limité d’enregistrements :
•Si vous choisissez l’option pour dissimuler les enregistrements, seules les lignes de totaux des groupes seront affichées. Les enregistrements seront dissimulés. Dans la capture d’écran ci-dessus, par exemple, les enregistrements sont affichés. Les lignes de totaux dans le côté droit affichent un décompte des enregistrements.
•Si vous sélectionnez l’option pour afficher un nombre limité d’enregistrements, vous pouvez sélectionner le nombre d’enregistrements à afficher de la zone de liste déroulante de l’option. Cette option est disponible uniquement si l’option Masquer enregistrements n’est pas sélectionnée.
Enregistrer des filtres
Pour filtrer des enregistrements, sélectionner l’option Filtre puis sélectionner un des filtres qui ont été définis pour l a table de données actuelle (voir capture d’écran ci-dessus).