Champs de rappel
Afin d’envoyer des rappels sur les événements liés à une table de données, cete table de données doit avoir au moins un champ de rappel. Si aucun champ de rappel n’a été créé pour une table de données, il ne sera pas possible de configurer des rappels pour ce conteneur. Un champ de rappel est défini dans les définitions de champs d’une table de données.
Veuillez noter les points suivants concernant les champs de rappel :
•Pour ajouter un champ de rappel, ajouter un nouveau champ et configurer son type sur Rappels. Le formulaire des propriétés du champ Rappel ressemblera à l’exemple ci-dessous. Il existe deux définitions cruciales (cadre rouge dans la capture d’écran ci-dessous): Catégories et Auto-fill.
•Il doit y avoir au moins une valeur Catégories (voir la capture d’écran ci-dessous). Chaque catégorie est prévue être associée avec un type d’événement lié à l’enregistrement. Par exemple, dans une table de données pour des enregistrements de contrat, un rappel pourrait être effectué pour une vérification de contrat, un renouvellement de contrat ou une annulation de contrat. Donc nous pouvons définir différentes catégories pour chacun de ces événements, puis envoyer les rappels pour chacun de ces événements séparément (vérification de contrat, renouvellement ou annulation). Pour ajouter une catégorie, insérer ou ajouter une nouvelle ligne et saisir un nom pour la catégorie. En alternative, importer des catégories depuis un fichier CSV ou XML.
•Vous, en tant qu’administrateur, pouvez préciser avec la propriété Auto-fill (voir la capture d’écran ci-dessus) qu’un ou plusieurs rappels doivent être ajoutés automatiquement à chaque nouvel enregistrement créé dans cette table de données. À cette fin, dans la propriété Auto-fill, cliquez sur Nouveau rappel et précisez (i) la catégorie du rappel et (ii) quand il sera déclenché. Ces définitions sont spécifiées dans le formulaire Paramètres de rappel (qui est décrit dans la rubrique suivante).
•Notez que l’utilisateur peut, pendant la saisie de données, modifier ou supprimer un des rappels ajoutés automatiquement.
•Une fois avoir terminé la définition du champ rappel, cliquer sur OK puis Enregistrer les modifications pour enregistrer le champ de rappel dans la base de données.
•Les champs de rappel peuvent aussi être utilisés en tant que le contenu des colonnes dans les formules d’une table de données, où ils afficheront des rappels d’enregistrement (avec une valeur de total qui est le décompte des rappels d’enregistrement).
Déboguer des erreurs d’e-mails de rappel
Si des e-mails de rappel ne sont pas envoyés correctement, vérifier les éléments suivants :
•Contrôler si des e-mails ont été définis pour être envoyés au groupe d’utilisateur respectifs. Si oui, contrôler (avec votre administrateur de système) que les utilisateurs appartiennent aux groupes d’utilisateur corrects. Veuillez noter que les groupes d’utilisateur peuvent être choisis de plusieurs manières : (i) directement dans les paramètres de rappel, et (ii) par le biais des groupes d’utilisateur définis pour un filtre que le rappel utilise. En cas de problème, contacter votre administrateur de système.
•Vérifier que les paramètres de rappel sont corrects.
•Vérifier que le rappel est un rappel en cours ; si le rappel a un autre statut, aucun e-mail ne sera envoyé