Correos electrónicos de recordatorio
Los correos electrónicos de recordatorio son una parte importante de RecordsManager. Se pueden enviar automáticamente a las personas relevantes cuando ocurren ciertos eventos de base de datos relacionados, como una renovación de una suscripción que se aproxima o la cancelación de un contrato.
Mecanismo
A continuación se describen los puntos claves de este mecanismo:
•En la tabla de datos, defina un campo de tipo Recordatorio en los registros de los que quiere enviar recordatorios. El campo tiene una propiedad Categorías, donde puede definir categorías personalizadas.
•Configure un correo electrónico para esa tabla de datos e indique que se debe usar como formulario para los correos electrónicos de recordatorio de la tabla de datos.
•Por último, cada registro tiene sus opciones de recordatorios, que se definen en un formulario Opciones de los recordatorios:
(i)La categoría del recordatorio. Al tener distintas categorías, puede enviar recordatorios distintos de eventos diferentes relacionados con el registro.
(ii)La fecha en que se activa el recordatorio. La fecha se puede fijar o calcular en relación a los otros campos de fecha del registro.
(iii)La frecuencia de los correos electrónicos de recordatorio. Cuando un recordatorios pendiente se activa, se envía un correo electrónico de recordatorio. Sin embargo, tiene la opción de indicar que los correos electrónicos de recordatorio se envíen a diario hasta que algún usuario desactive el recordatorio.
(iv)Los grupos de usuario a los que se envían los correos electrónicos de recordatorio.
Configuración
Los pasos para configurar correos electrónicos de recordatorio se explican en detalle en los apartados de esta sección.
1.Configure los grupos de usuarios que serán los destinatarios de los correos electrónicos de recordatorio.
2.En las tablas de datos que necesitan recordatorios se deben configurar uno o más campos de recordatorio. En el apartado siguiente, Campos recordatorios, se explica cómo definir un campo de recordatorio.
3.Si usted, como administrador, quiere configurar un recordatorio automático por cada registro nuevo que se cree en una tabla de datos, entonces debe configurar los recordatorios en cada uno de esos registros. Explicamos cómo en el apartado Opciones de recordatorios.
4.Asegúrese de que ha indicado un formulario de correo electrónico para los correos electrónicos de recordatorio.
5.También debe definir primero la URL de la aplicación y la dirección de correo electrónico del remitente. La URL permite a los destinatarios del correo electrónico de recordatorio ir directamente a la aplicación si se incluye un enlace en el correo.
6.Al introducir los datos un usuario puede modificar las opciones de los recordatorios y administrarlos. Consulte Acciones de usuario.