Propiedades del informe
Las propiedades más importantes del informe se definen en la parte superior de la página de diseño del informe (ver imagen siguiente). Más abajo explicamos estas propiedades.
Configurar el acceso a los formularios de informes
La configuración Acceso a formularios (ver imagen anterior) le permite indicar qué roles (y por tanto qué usuarios) tienen acceso al formulario. El rol Admin tiene acceso completo a todos los formularios.
Agrupar registros
Puede agrupar los registros de la tabla de datos en un máximo de tres grupos. Por ejemplo, puede ordenar los contratos en base a sus estados o las empresas por país.
Para agrupar los registros, haga clic en el botón Editar de la opción Agrupar por (ver imagen anterior) y seleccione los campos en los que quiere agrupar los registros (puede escoger máximo tres). El primer campo que seleccione es el primer criterio para agrupar los registros, seguido por los otros dos. En el informe los valores de los criterios de agrupación seleccionados aparecen en la primera columna de la tabla. Si hay varios criterios, la agrupación sigue el orden de los criterios escogidos. Dentro de cada valor del primer criterio, los registros se siguen agrupando conforme al segundo. A su vez, dentro de cada valor del segundo criterio, los registros se terminan de agrupar conforme al tercero. Por lo tanto, es importante que seleccione los criterios de agrupación en un orden concreto.
Por ejemplo, la imagen siguiente muestra un informe agrupado en base a la fecha de vencimiento de los contratos y que tiene: El primero es Year, el año, y el segundo Month, el mes. El primer valor del primer criterio (Year) es 2020. Dentro del año 2020 los registros se siguen agrupando por mes. En este caso hay cuatro meses (junio, agosto, septiembre y diciembre), cada uno con un registro. Lo registros se agrupan conforme al siguiente valor del criterio Year, que es 2021: hay seis registros para el mes de agosto (y ningún otro mes en 2021). Tenga en cuenta también los valores de resumen de la parte derecha, donde se da el recuento de registros por cada mes y cada año. Los valores de resumen se crean en campos y se describen en el siguiente apartado, Tablas de informe.
Nota sobre la agrupación de registros de tipo Fecha: Si se crea un campo de tipo Fecha (formato: Month Day, Year; por ejemplo, Dic 31, 2020), entonces este grupo estará automáticamente disponible para agrupar los registros según tres criterios: (i) solo la parte del mes, (ii) solo la parte del año y (iii) todo el campo de fecha (mes, día y año). Esto permite dividir el campo de fecha con dos criterios de agrupación más y así agrupar los registros por separado por meses y años.
Ocultar y mostrar un número limitado de registros:
•Si selecciona la opción de ocultar los registros solo se muestran las líneas de resumen de los grupos. Sin embargo, los registros en sí se ocultan. En la imagen anterior, por ejemplo, sí aparecen los registros. Las líneas de resumen que se ven a la derecha dan el recuento de los registros.
•Si selecciona la opción de mostrar un número limitado de registros, puede seleccionar el número de registros que desea mostrar en el cuadro combinado de la opción. Esta opción sólo está disponible si no se ha seleccionado la opción Ocultar registros.
Filtrar registros
Para filtrar registros use la opción Filtro y después seleccione cualquiera de los filtros que se han definido para ese Tablas de datos (ver imagen anterior).