Altova RecordsManager

La estructura de datos de la aplicación se compone de uno o más repositorios. Cada repositorio contiene una jerarquía de tablas de datos. Los registros con vínculos a una tabla de datos se guardan en esa misma tabla de datos. Por ejemplo, una tabla de datos Department contendrá registros sobre ese departamento, mientras que las tablas de datos Company y Person contendrán, respectivamente, registros de empresas y personas. En la jerarquía de la tabla de datos, la tabla de datos Departmentpodría ser secundaria de Companyy elemento superior de la tabla de datos Person. Al introducir datos para los registros Department, por ejemplo, el usuario de la aplicación puede escoger la empresa (de todas las empresas disponibles) a la que pertenece este departamento.

Cuando se crean tablas de datos y se configura la estructura de la aplicación lo que se está configurando son estos tipos de relaciones y vínculos entre los componentes de la BD. Como resultado, la estructura de datos contendrá un entramado de relaciones que permite organizar los datos vinculados en listas o informes. Para más información sobre las tablas de datos y la estructura de datos consulte los temas siguientes: Cómo se estructuran los datos de la aplicación, Almacenamiento de datos, Repositorios y Tablas de datos.

En cada tabla de datos hay registros de un solo tipo (por ejemplo, de un departamento), por lo que debe configurar los campos de la tabla de datos de forma que describan los registros que contiene. Por ejemplo, una tabla de datos Person (en el que se almacenan registros Person) se puede configurar para que tenga campos como: FirstName, LastName, Email. Puede indicar varios aspectos para cada campo, como tipo de datos o una lista de entradas de la que el usuario puede elegir un valor (esto puede ser útil, por ejemplo, al seleccionar un estado de EE UU). También puede configurar reglas de validación para campos individuales y para registros enteros para alertar a los usuarios de posibles errores al introducir los datos. Para más información consulte el apartado Campos.

Los formularios de entrada de datos sirven para que los usuarios introduzcan los datos de los registros. Debe diseñar este tipo de formularios para cada tabla de datos de forma que se puedan introducir los datos de los registros en las tablas de datos correspondientes. Cada vez que un usuario haga clic en el botón para introducir un registro nuevo en una tabla de datos se abre el formulario de entrada de datos correspondiente. Otros tipos de formularios que también son importantes: Formularios de lista (para ver los datos de los registros en un formato personalizado), formularios de informe (para ver informes con tablas y/o gráficos generados a partir de los datos), formularios de exportación (para generar resultados en XML y CSV a partir de los datos disponibles) y formularios de correo electrónico (para los recordatorios de correo electrónico). Cada tabla de datos tiene su formularios propios. Una de las principales ventajas de usar formularios basados en tablas de datos es que se puede acceder a ellos por separado. Esto permite diseñar formularios para mostrar datos a los que solo tengan acceso o puedan editar usuarios autorizados. También puede diseñar otros formularios para que no muestren cierta información. Los informes sobre los datos de una tabla de datos se presentan usando uno de los formularios de informe de esa tabla de datos. Asimismo, otros los demás tipos de formularios se usan para presentar los datos de otras maneras. Los distintos tipos de formularios se describen en el apartado Formularios.

Se pueden definir uno o varios filtros para cada tabla de datos. Un filtro limita los registros que se pueden ver en una tabla de datos según una serie de criterios. Por ejemplo, puede crear un filtro la tabla de datos Contracts para que aparezcan solamente los contratos que vencen dentro del año actual. Para crear este filtro puede usar, por ejemplo, el campo ExpiryDate de los registros de la tabla de datos. Una vez se ha creado un filtro, este se puede usar durante la configuración y durante la entrada de datos, por ejemplo para restringir listas. Para más información consulte el apartado Filtros.

Cuando los usuarios inician sesión en el sistema para introducir datos u obtener información acceden a una página de inicio, que es su punto de entrada al sistema. Esa página de inicio da acceso a las distintas tablas de datos del sistema. El formulario de la página de inicio es la herramienta que usan los administradores para diseñar esta página de inicio. Para más información sobre cómo diseñar la página de inicio consulte el apartado Formulario de página de inicio.

Además de indicar qué usuarios pueden iniciar sesión en RecordsManager y sus respectivas credenciales también debe definir qué derechos de acceso y roles tiene cada usuario. Por ejemplo, ¿quiere que un usuario del departamento IT tenga acceso solamente a los contratos relacionados con tecnología o también a los contratos de temas legales? ¿Y qué usuarios quiere que tengan rol de administrador, que conlleva acceso a todo el sistema? Estos derechos de acceso los determinan los roles (véase el paso siguiente) que se asignan a cada usuario. Para más información consulte los apartados Usuarios y Roles.

Cree distintos roles según las necesidades de su organización. Por cada rol defina (i) las tablas de datos a las que se permite el acceso, (ii) los formularios a los que se permite el acceso y, si es necesario, el tipo de acceso que se permite (por ejemplo, de lectura/escritura o de solo lectura), (iii) a qué informes se permite el acceso y (iv) si se permite exportar los datos. Una vez haya creado los roles puede asignárselos a los usuarios (ver paso anterior). Para más información consulte los apartados Usuarios y Roles.

La página Configuración contiene, entre otras, opciones de estilos, formato de contenido y de impresión que se pueden aplicar a toda la aplicación. Recomendamos que visite esta página para ver qué opciones están disponibles y cómo usarlas. También recomendamos que consulte la configuración de la biblioteca de imágenes y de los correos electrónicos de recordatorio. Asimismo, al configurar ciertos elementos, como los formularios, puede configurar opciones a nivel local y sobrescribir con ellas las opciones globales definidas en la página Configuración. Puede definir ajustes globales en cualquier momento: antes de configurar la BD, después e incluso después de haber empezado a usar el sistema.

En sistemas como el de este gestor de contratos es importante tener en cuenta ciertas acciones en momentos determinados (por ejemplo, renovar un contrato antes de que este venza). El sistema puede enviar recordatorios automáticamente mediante correos electrónicos a la persona o al grupo de personas relevantes unos días antes de la fecha en cuestión. Consulte la sección Correos electrónicos de recordatorio para más información al respecto.