Almacenamiento de datos
Los datos se almacenan en varias tablas de datos, cada una de las cuales representa un componente de información. Las tablas de datos se pueden organizar de forma jerárquica. Por ejemplo, su aplicación RecordsManager podría tener una jerarquía simple que contenga dos bases de datos llamadas Contract Database y Company Database, como se ve a continuación:
Contract Database
|
|--Contract
|
Company Database
|
|--Company
| |
| |--Department
| | |
| | |--Person
Registros y campos
Puede introducir registros en cada una de las tablas de datos. Cada registro viene definido por varios campos (que son específicos de esa tabla de datos). Al entrar en un registro se introducen valores para estos campos. Puede imaginarse la tabla de datos de la siguiente manera:
tabla de datos-A | ||||
Campo-1 | Campo-2 | Campo-3 | Campo-4 | |
Registro-1 | Campo-1-Valor | Campo-2-Valor | Campo-3-Valor | Campo-4-Valor |
Registro-2 | Campo-1-Valor | Campo-2-Valor | Campo-3-Valor | Campo-4-Valor |
Registro-3 | Campo-1-Valor | Campo-2-Valor | Campo-3-Valor | Campo-4-Valor |
Por lo tanto, cuando introduce datos en la aplicación RecordsManager está introduciendo registros para distintas tablas de datos de la aplicación. Por ejemplo, puede añadir registros nuevos de empresa, de departamento, de persona o de contrato. De esta manera va llenando la BD de RecordsManager.
Campos de identidad
El administrador del sistema configura Campos de identidad en cada una de las tablas de datos. Estos campos identifican los registros de forma única. Por ejemplo, los empleados suelen tener números identificativos únicos, por lo que ese número se puede usar para identificar registros en la tabla de datos Persona. En algunas tablas de datos es necesario usar más de un campo para que la identificación sea única (p.ej. los campos Nombre y Fecha de nacimiento).
Enlaces entre tablas de datos relacionadas
Al configurar la base de datos el administrador del sistema crea vínculos entre las tablas de datos. Por ejemplo, puede haber un enlace de tipo primario-secundario entre una empresa y un departamento, y otro enlace del mismo tipo entre un departamento y una persona. En este caso, al introducir un registro nuevo para una tabla de datos secundaria, uno de los valores de campo que debe introducir es el valor del elemento primario de este registro (secundario). Por ejemplo, al añadir un registro de departamento nuevo (como el departamento Legal), la aplicación le pedirá que introduzca el elemento primario, que es la empresa (por ejemplo, Altova). Al seleccionar Altova como elemento primario se crea un enlace entre el departamento Legal y la empresa Altova. Este registro representa, por tanto, el departamento legal de Altova.
Del mismo modo, el administrador del sistema puede generar enlaces entre tablas de datos que no están directamente vinculadas en una jerarquía vertical. Por ejemplo, se puede crear un enlace entre un registro de contrato y la empresa a la que se contrata. No hay una conexión jerárquica directa entre la tabla de datos Contrato y la tabla de datos Empresa. Sin embargo, si se ha creado un vínculo explícito entre ambas, cuando introduzca los datos del contrato, la aplicación le pedirá que introduzca también el nombre de la empresa a la que se contrata. Al hacerlo, el contrato se vincula no solo con la empresa seleccionada, sino también con los departamentos y personas (descendientes en la jerarquía) de esa empresa.
Por tanto, aunque esté introduciendo los datos registro a registro para las distintas tablas de datos, la aplicación RecordsManager está construyendo una red de conexiones entre los registros de las diferentes tablas de datos. Esta naturaleza de red de los datos le permite generar informes y gráficos sobre sus datos en múltiples tablas de datos, incluso si estas tablas de datos no están vinculadas de manera jerárquica. Por ejemplo, una base de datos puede contener tablas de datos para contratos, empresas, departamentos y personas, y establecer conexiones entre ellas a través de una red de enlaces.