Usar filtros
Los filtros se pueden usar para:
•Filtrar los registros que aparecen en los formularios de lista y de informe
•Limitar el acceso de los usuarios a los datos
•Seleccionar los grupos de usuarios para las notificaciones de correo electrónico
•Hacer búsquedas detalladas por usuarios
Filtrar los datos de los formularios de lista y de informe
Los filtros se usan principalmente para restringir los registros que aparecen en los formularios de lista y de informe. Esta restricción se basa en los valores de los campos de los registros. Por ejemplo, un filtro llamado Contratos activos se podría configurar para que mostrara solamente los registros cuyo campo Fecha de vencimiento contiene una fecha futura.
Limitar el acceso de los usuarios a los datos
Puede combinar los filtros con las propiedades de acceso de los usuarios de los formularios de lista y de informe para limitar el acceso a los datos a los usuarios que quiera. Por ejemplo:
•Configure dos filtros: (i) uno llamado Contratos de software, que muestra solo los contratos cuyo campo Categoría tiene el valor Software, y (ii) otro filtro llamado Contratos de socios, que muestra solamente los contratos cuyo campo Categoría tiene el valor Socio.
•Para un formulario de lista llamado Contratos de software: (i) use el filtro Contratos de software; (ii) permita el acceso a este formulario a los roles IT, Legal y Cuentas.
•Para un formulario de lista llamado Contratos de socios: (i) use el filtro llamado Contratos de socios; (ii) permita el acceso a este formulario a los roles Legal y Cuentas.
En el ejemplo anterior los usuarios que tengan el rol Legal o Cuentas pueden ver los dos tipos de contratos (software y socios). Sin embargo, los usuarios que tengan el rol IT solo pueden ver los contratos de tipo software.
Búsquedas por usuarios
Además de los usos de los filtros que hemos explicado más arriba, los usuarios del sistema también pueden usarlos para realizar búsquedas de datos.
Si se han definido uno o más filtros para una tabla de datos, al mostrar los registros de una tabla de datos con alguno de sus formularios de lista puede usar el botón Predefinido. Para devolver los registros seleccionados por un filtro el usuario debe: (i) hacer clic en el botón Predefinido (imagen siguiente), (ii) seleccionar uno de los filtros del cuadro combinado que aparece, (iii) hacer clic en el icono Buscar de la parte derecha. Aparece una lista con todos los registros seleccionados por el filtro.
Consulte también Uso del sistema | Buscar.