Konwersja danych z faktur oraz formatowanie faktur elektronicznych XML zgodnie z wymogami krajowymi

Jeśli Twoja firma wystawia faktury klientom w jakimkolwiek kraju Unii Europejskiej, faktura, którą wysyłacie, staje się plikiem danych, a nie tylko dokumentem. Fala krajowych przepisów, które będą wprowadzane w latach 2026 i 2027, nakłada obowiązek wymiany faktur w formie ustrukturyzowanego formatu XML, który może być odczytywany przez organy podatkowe lub systemy księgowe klientów bez udziału człowieka.

Problem polega na tym, że wymóg ten obowiązuje w całej Unii Europejskiej, ale format faktur różni się w zależności od kraju. Niemcy preferują format XRechnung lub ZUGFeRD. Francja akceptuje formaty Factur-X, UBL lub CII. Włochy od lat korzystają z systemu FatturaPA. W Polsce faktury są przesyłane za pośrednictwem platformy KSeF. Belgia korzysta z systemu Peppol. Wszystkie te systemy opierają się na tym samym europejskim standardzie semantycznym, EN 16931, ale każdy z nich wyraża go w inny sposób.

W związku z tym, organizacje stoją przed wieloma wyzwaniami, które wykraczają poza kwestie zgodności z przepisami. Faktura generowana przez system ERP firmy musi być przekształcona do formatu wymaganego przez dany kraj. Elektroniczne faktury, które otrzymujecie, przychodzą obecnie w formacie XML i muszą zostać przekształcone przed zaimportowaniem do bazy danych lub systemu księgowego. Co więcej, firma, która już dostarcza faktury w jednym formacie zgodnym z przepisami, czasami jest proszona o dostarczenie faktur w innym formacie – na przykład dostawca przygotowany do obsługi formatu XRechnung może być proszony o dostarczenie faktur w formacie CII XML, który jest używany w systemie ZUGFeRD, lub włoska firma może wysyłać faktury FatturaPA w kraju, a faktury Peppol BIS przez granicę.

Wszystkie trzy przypadki dotyczą tego samego problemu, tylko z odwróconymi rolami źródła i celu, dlatego też wymagają jednego i tego samego rozwiązania rozwiązanie do mapowania danych zamiast trzech oddzielnych narzędzi.

MapForce konwertuje dane do i z formatu XML

Większość rozwiązań do e-fakturowania obsługuje tylko formaty, które zostały zaimplementowane przez danego dostawcę. To działa, dopóki nie pojawia się nowe wymaganie prawne lub klient nie prosi o format, który nie znajduje się na liście obsługiwanych, a wtedy jesteśmy zależni od planów rozwoju kogoś innego.

Altova MapForce działa w odwrotny sposób. Narzędzie to mapuje dane z Twojego źródłowego dokumentu faktury na dowolny schemat, który załadujesz – UBL, CII, XRechnung, FatturaPA lub format krajowy, który zostanie opublikowany w przyszłym roku. Druga strona mapowania danych odczytuje dane, które już posiadasz:

Eksport danych do formatów Excel i CSV z systemu ERP lub systemu księgowego
Bazy danych, w tym tabele stanowiące podstawę systemu rozliczeń
Pliki XML i JSON pobrane z interfejsu API lub innej aplikacji
Źródła w formacie PDF, wykorzystujące narzędzie MapForce PDF Extractor
EDI, w którym faktury są formatowane jako wiadomości EDIFACT lub X12

Taka kombinacja czyni to problemem mapowania, a nie konwersji. Dane z faktur rzadko znajdują się w jednym, uporządkowanym miejscu: część z nich znajduje się w systemie ERP, część w arkuszu kalkulacyjnym prowadzonym przez oddział, część w plikach PDF dostawców, a format XML e-faktur różni się w zależności od kraju.

W programie MapForce, Projekty mapowania danych są tworzone w sposób wizualny, Dzięki temu osoba, która rozumie zawartość danych w fakturze, może stworzyć odpowiedni system bez konieczności pisania kodu. Ponadto, w przypadku drugiego kraju koszty są znacznie niższe niż w przypadku pierwszego: mapowanie z wewnętrznymi systemami jest już zdefiniowane, więc wystarczy skopiować to mapowanie, zastąpić schemat faktury elektronicznej nowym i dostosować tylko te elementy, w których oba formaty się różnią. Nie potrzebujesz oddzielnego narzędzia dla każdego kraju.

Standardy e-faktur obowiązujące w poszczególnych krajach

Oto, w jakim stanie są główne rynki Unii Europejskiej pod względem fakturowania. Każdy z poniższych formatów jest zgodny z normą EN 16931; różnice dotyczą składni akceptowanej przez poszczególne kraje oraz ścieżki, jaką faktura musi przebyć.

|Kraj|Wymagany format|Co to jest|Status| |---|---|---|---| |Francja|Factur-X, UBL lub CII| Factur-X to format hybrydowy: plik PDF/A-3, w którego wnętrzu osadzony jest plik XML. UBL i CII to formaty oparte wyłącznie na XML. Faktury są przesyłane za pośrednictwem zatwierdzonej platformy (PDP). Lokalnie: fakturowanie elektroniczne. | Wszystkie podmioty objęte obowiązkiem muszą być w stanie odbierać faktury elektroniczne od 1 września 2026 roku. Wystawianie i przesyłanie faktur elektronicznych: dla dużych przedsiębiorstw i przedsiębiorstw ETI od września 2026 roku, dla małych i mikroprzedsiębiorstw od września 2027 roku. |Niemcy|XRechnung lub ZUGFeRD 2.1+|XRechnung to czysty format XML. ZUGFeRD to format hybrydowy, oparty na standardzie PDF/A-3, zawierający osadzone dane XML zgodne ze standardem CII. Lokalnie: faktura elektroniczna. Obowiązek przyjmowania faktur elektronicznych obowiązuje od 1 stycznia 2025 roku. Obowiązujące od 1 stycznia 2027 roku dla przedsiębiorstw o obrocie powyżej 800 000 euro, oraz dla wszystkich przedsiębiorstw od 1 stycznia 2028 roku. |Włochy|FatturaPA|Czysty format XML, przesyłany za pośrednictwem platformy SdI. Lokalnie: faktura elektroniczna. | Na żywo. Obowiązkowe dla transakcji B2B w kraju od 2019 roku. |Polska|Strukturyzowana faktura KSeF|Narodowy schemat XML przesyłany za pośrednictwem platformy KSeF. Lokalnie, faktura jest ustrukturyzowana. | Na żywo. Od 1 lutego 2026 roku dla największych podatników oraz dla wszystkich transakcji B2B od 1 kwietnia 2026 roku | |Belgia|Peppol BIS Billing 3.0|Czysty format XML, przesyłany za pośrednictwem sieci Peppol, a nie bezpośrednio.|Wdrożony od 1 stycznia 2026 roku.| |Wielka Brytania (UK)|Oparty na Peppol|Poza falą wdrań w Unii Europejskiej i według innego harmonogramu.|Obecnie nie jest obowiązkowy. Potwierdzone jest wprowadzenie standardu Peppol dla transakcji B2B, które rozpocznie się w kwietniu 2029 roku

Praca z hybrydowymi formatami faktur elektronicznych

W przeciwieństwie do czystych formatów XML, ZUGFeRD i Factur-X to pliki PDF/A-3, w których plik XML faktury jest osadzony jako załącznik. Widoczna strona służy jedynie do odczytu przez człowieka; w przypadku rozbieżności, decydujący jest osadzony plik XML.

Otrzymanie jednego pliku: W tym przypadku nie należy wyodrębniać danych z pliku PDF – zamiast tego otrzymasz kopię zapasową, a nie dane. Należy odłączyć załącznik i mapę z pliku XML. Pakiet poppler-utils, który jest dostępny na licencji open source, umożliwia to za pomocą jednego polecenia:

pdfdetach -list invoice.pdf # show embedded files

pdfdetach -saveall invoice.pdf # extract all attachments

Nazwa załącznika informuje o formacie: ZUGFeRD-invoice.xml dla ZUGFeRD 1.0, factur-x.xml dla ZUGFeRD 2.x oraz Factur-X, oraz xrechnung.xml dla referencyjnego profilu XRechnung. Narzędzie Poppler-utils jest dostępne dla systemów Windows, Linux i macOS. Ten krok jest zautomatyzowany i stanowi pierwszy etap zadania w systemie FlowForce Server, przy czym proces mapowania rozpoczyna się natychmiast po jego uruchomieniu.

Wysyłanie jednego pliku: MapForce odczytuje pliki PDF jako źródło, ale nie zapisuje ich. Zamiast tego generuje plik XML, który jest umieszczany wewnątrz pliku ZUGFeRD lub Factur-X. Struktura pliku jest tworzona przez narzędzia do obsługi plików PDF, które Państwo używają.

Należy pamiętać o jednym zastrzeżeniu, niezależnie od wybranej opcji. Standardy ZUGFeRD i Factur-X definiują różne profile, a w tych o niższej klasie, osadzony plik XML zawiera jedynie dane nagłówkowe, natomiast szczegółowe informacje o poszczególnych pozycjach pozostają w warstwie PDF, której oprogramowanie nie jest w stanie odczytać. Przed podjęciem decyzji, jakie dane mają zostać umieszczone w mapowaniu, należy upewnić się, który profil jest wymagany przez klienta lub platformę.

Tworzenie faktury elektronicznej

Przesyłanie faktur z systemu do klienta obejmuje cztery odrębne procesy. Często są one omawiane jako jedna całość, nazywana "e-fakturowaniem", co często zaskakuje zespoły w trakcie realizacji projektu, gdy dowiadują się, jakie funkcje oferuje ich oprogramowanie nie robić.

Ekstrakcja — pobierz dane z faktury z dowolnego źródła: eksportu z systemu ERP, bazy danych, arkusza kalkulacyjnego lub pliku PDF dostawcy
Mapowanie i transformacja — restrukturyzacja danych w celu dopasowania ich do formatu docelowego, przy czym w trakcie tego procesu przekształcane są kody, daty oraz kategorie podatkowe
Walidacja — potwierdzenie, że wynik jest zgodny ze schematem, zanim ktokolwiek spróbuje go przesłać
Przesyłanie — przesyłanie dokumentu za pośrednictwem Peppol, poprzez francuski dostawca usług Peppol (PDP) lub do krajowej platformy, takiej jak SdI lub KSeF

Ekstrakcja, mapowanie i transformacja danych to zadania związane z mapowaniem danych, a dokładnie to, co robi MapForce, a także weryfikacja wyników w odniesieniu do docelowej struktury, dzięki czemu można mieć pewność, że plik jest poprawny pod względem struktury, zanim zostanie wysłany.

Dwa elementy wykraczają poza to. Norma EN 16931 implementuje zasady biznesowe, których nie można wyrazić za pomocą XSD, a te zasady są weryfikowane za pomocą weryfikatora Schematron. Unia Europejska udostępnia te zestawy reguł bezpłatnie, a platformy dostawcze zazwyczaj uruchamiają je po otrzymaniu. Sama dostawa to kwestia sieci i akredytacji dla punktu dostępowego Peppol lub zatwierdzonego dostawcy platformy.

Znajomość granic odpowiedzialności przed rozpoczęciem projektu to różnica między dobrze przygotowanym planem a nieprzyjemną niespodzianką.

Przykład z życia: Konwersja pliku PDF do elektronicznej faktury w formacie XML

Jest to częsty problem dla działów finansowych: system fakturowania generuje tylko pliki PDF, lub faktury napływają z oddziału korzystającego z innego oprogramowania, a teraz konieczne jest wyeksportowanie ich w formacie XRechnung.

Zanim przejdziemy do omówienia formatów, ważne jest zrozumienie, że norma EN 16931 to model semantyczny: określa, jakie informacje muszą zawierać faktury, a nie jak wygląda ich struktura XML. Dwa formaty – UBL i CII – implementują ten model, a zgodna z normą e-faktura może być zgodna z którymkolwiek z nich, przestrzegając zasad określonych w normie. Dlatego nie istnieje taki typ pliku jak "plik EN 16931". Istnieją faktury XML oparte na formacie UBL oraz faktury CII, które są z nim zgodne.

Format XRechnung akceptuje obie składnie, więc jest to jedna z dwóch prawidłowych ścieżek prowadzących do tego samego celu. Schematy UBL są publikowane bezpłatnie przez organizację OASIS, a schematy CII D16B przez organizację UN/CEFACT. Można je szybko zainstalować za pomocą narzędzia XML Schema Manager w programie MapForce.

Poniższy przykład dotyczy faktury elektronicznej UBL, opierającej się na formacie XML.

Wykorzystaliśmy narzędzie MapForce PDF Extractor do zdefiniowania reguł pozwalających na wyodrębnianie danych z faktury w formacie PDF. Dzięki temu powstaje szablon, który staje się komponentem źródłowym, do którego będziemy mapować schemat UBL. MapForce odczytuje strukturę z schematu, dzięki czemu drzewo wynikowe pokazuje dokładnie te elementy, które są zdefiniowane w formacie, a nie ogólny kształt XML. Rozpoczęliśmy od wykorzystania Altova AI (opcjonalna subskrypcja dodatkowa) w celu zaproponowania połączeń między fakturą PDF a schematem XML faktury UBL, ale można je również połączyć ręcznie.

Nie każde pole docelowe jest bezpośrednio powiązane z polem źródłowym. Niektóre pola są odwzorowywane bezpośrednio, inne wymagają obliczeń lub transformacji, a niektóre wartości w ogóle nie występują w danych źródłowych.

MapForce zawiera bogatą bibliotekę funkcji przetwarzania danych, które można wykorzystać w różnych sytuacjach: operacje arytmetyczne i zaokrąglanie dla obliczanych wartości, obsługa tekstów do formatowania dat oraz dzielenia pojedynczego pola adresu na ulica, miasto, kod pocztowy i kraj, a także stałe i tabele wyszukiwania dla wartości, których źródło nie zawiera.

Po utworzeniu poprawnego pliku, kluczową zaletą tego rozwiązania jest to, że generuje je nieustannie. Wystarczy wskazać mu dane eksportowe z przyszłego miesiąca, a proces konwersji przebiegnie bez zmian. Można go uruchomić na serwerze MapForce Server, zaplanować jego działanie za pomocą FlowForce Server, a faktury będą konwertowane automatycznie w miarę ich napływu.

Odbieranie faktur elektronicznych

Obowiązek ten dotyczy obu stron. Od stycznia 2025 roku niemieckie firmy muszą być w stanie odbierać faktury elektroniczne w ustrukturyzowanym formacie, a od września 2026 roku to samo dotyczy firm we Francji. Przepływ informacji odbywa się w tym kierunku w sposób bardziej uproszczony:

Odbiór — plik dociera poprzez punkt dostępowy, PDP lub platformę krajową
Mapowanie i transformacja — przekształcenie przychodzących danych XML w format oczekiwany przez system ERP, bazę danych lub system księgowy
Import — wprowadź dane do systemu, który będzie ich używał

Ponownie, to zadanie idealnie nadaje się do rozwiązania przy użyciu MapForce – a cały proces można w pełni zautomatyzować dzięki MapForce Server i FlowForce Server.

Zalety MapForce w kontekście elektronicznego fakturowania

Jedno narzędzie, a nie jedno dla każdego kierunku. Niezależnie od tego, czy dane są eksportowane do formatu krajowego, importowane do bazy danych, czy przekształcane z jednego zgodnego formatu do innego, zawsze chodzi o ten sam rodzaj mapowania.
Zlecenia przychodzą zgodnie z harmonogramem. Zapisana konfiguracja to zasób, który rozszerzasz, gdy nadejdzie kolejna data, a nie projekt, który powtarzasz.
Poprawność jest projektowana od samego początku, a nie odkrywana później. Kluczowe jest prawidłowe zdefiniowanie pól i list wartości w procesie mapowania, ponieważ to właśnie to zapobiega odrzuceniu pliku. Odrzucona faktura oznacza opóźnioną płatność oraz konieczność przeprowadzenia ręcznego sprawdzenia.
Schemat jest przejrzysty. Kiedy audytor pyta, jak obliczono daną kwotę podatkową, odpowiedź to schemat, który jest łatwy do zrozumienia.

• Działa na Twojej własnej infrastrukturze. Faktury zawierają dane handlowe i osobiste. MapForce przetwarza te dane na Twoim komputerze, a MapForce Server oraz FlowForce Server działają na serwerach, którymi Ty zarządzasz.

Wypróbuj to na własnych danych z faktur

Najszybszym sposobem, aby sprawdzić, czy to rozwiązanie pasuje do Państwa procesów, jest przetestowanie go na jednym, rzeczywistym dokumencie eksportowym oraz jednym schematem docelowym, i zmapowanie ich. Jeśli konwersja działa poprawnie dla pojedynczej faktury, to będzie działać również dla całej partii dokumentów.

Można pobrać bezpłatną, 30-dniową wersję próbną MapForce, aby rozpocząć pracę.