Conversion des données de factures et des fichiers XML de factures électroniques obligatoires par pays

Si votre entreprise facture des clients dans l'Union européenne, la facture que vous envoyez devient de plus en plus un fichier de données plutôt qu'un simple document. Une série de réglementations nationales, qui entreront en vigueur entre 2026 et 2027, imposent que les factures soient échangées sous forme de fichiers XML structurés, que les administrations fiscales ou les systèmes comptables des clients puissent lire sans intervention humaine.

La difficulté réside dans le fait que cette exigence s'applique à l'ensemble de l'Union européenne, mais que le format varie d'un pays à l'autre. L'Allemagne souhaite utiliser XRechnung ou ZUGFeRD. La France accepte Factur-X, UBL ou CII. L'Italie utilise FatturaPA depuis des années. La Pologne utilise KSeF. La Belgique utilise Peppol. Tous ces systèmes sont conformes à la même norme européenne en matière de sémantique, à savoir la norme EN 16931, mais chacun l'exprime différemment.

En raison de cela, les organisations sont confrontées à de nombreux défis qui vont au-delà de la simple conformité. Une facture générée par le système ERP de l'entreprise doit être restructurée pour correspondre au format requis par un pays donné. Les factures électroniques que vous recevez arrivent désormais au format XML et doivent être transformées avant d'être importées dans votre base de données ou votre système comptable. De plus, une entreprise qui produit déjà un format conforme peut parfois se voir demander un autre format : un fournisseur configuré pour XRechnung peut se voir demander le format XML CII utilisé par ZUGFeRD, ou une entreprise italienne peut envoyer des factures FatturaPA en Italie et des factures Peppol BIS lorsqu'elle opère à l'étranger.

Les trois problèmes sont identiques, mais avec les éléments source et cible inversés, c'est pourquoi ils nécessitent une seule et même solution solution de cartographie des données plutôt que trois outils distincts.

MapForce convertit les données vers et depuis le format XML

La plupart des solutions de facturation électronique ne prennent en charge que les formats développés par leur fournisseur. Cela fonctionne tant qu'il n'y a pas de nouvelle réglementation ou qu'un client ne demande pas un format qui ne figure pas dans la liste, auquel cas, vous êtes tributaire de la feuille de route de quelqu'un d'autre.

Altova MapForce adopte une approche différente. Il permet de faire correspondre votre facture source à n'importe quel schéma que vous importez, qu'il s'agisse de UBL, CII, XRechnung, FatturaPA ou un format national qui sera publié l'année prochaine. L'autre côté de la correspondance des données prend en compte ce que vous avez déjà :

• Exportation de données au format Excel et CSV depuis un système ERP ou de comptabilité
• Bases de données, y compris les tableaux qui constituent la base de votre système de facturation
• XML et JSON provenant d'une API ou d'une autre application
• Sources PDF, en utilisant l'outil d'extraction PDF de MapForce
• EDI, où les factures sont formatées sous forme de messages EDIFACT ou X12

Cette combinaison de facteurs explique pourquoi il s'agit d'un problème de correspondance plutôt que de conversion. Les données des factures ne sont rarement stockées dans un seul endroit structuré : certaines se trouvent dans le système ERP, d'autres dans des feuilles de calcul utilisées par des filiales, certaines dans des fichiers PDF fournis par les fournisseurs, et le format XML des factures électroniques varie en fonction du pays concerné.

Dans MapForce, les projets de transformation de données sont créés de manière visuelle , ce qui signifie que la personne qui comprend le contenu des données de la facture peut en créer un sans avoir à écrire de code De plus, la deuxième solution est beaucoup moins coûteuse que la première : la transformation avec vos systèmes internes est déjà configurée, vous pouvez donc copier cette configuration, remplacer le nouveau schéma de facture électronique et ajuster uniquement les éléments qui diffèrent réellement entre les deux formats. Vous n'avez pas besoin d'un outil distinct pour chaque pays.

Normes nationales pour la facturation électronique

Voici l'état actuel des principaux marchés de l'Union européenne. Chaque format mentionné ci-dessous est conforme à la norme EN 16931. Ce qui diffère, c'est la syntaxe acceptée par chaque pays et le cheminement que la facture doit emprunter.

Travailler avec les formats d'e-factures hybrides

Contrairement aux formats XML purs, ZUGFeRD et Factur-X sont des fichiers PDF/A-3 dans lesquels le fichier XML de la facture est intégré en tant que pièce jointe. La page visible est une simple aide pour le lecteur humain ; en cas de divergence entre la page et le fichier XML, c'est le contenu du fichier XML qui fait autorité.

Réception d'un seul fichier : Dans ce cas, ne pas extraire les données du fichier PDF, car cela vous donnerait une copie de courtoisie plutôt que les données réelles. Détachez la pièce jointe et la carte XML. Le paquet open source poppler-utils le fait avec une seule commande :

pdfdetach -list invoice.pdf        # show embedded files

pdfdetach -saveall invoice.pdf     # extract all attachments

Le nom du fichier joint vous indique le format : ZUGFeRD-invoice.xml pour ZUGFeRD 1.0, factur-x.xml pour ZUGFeRD 2.x et Factur-X, et xrechnung.xml pour le profil de référence XRechnung. Poppler-utils est disponible pour Windows, Linux et macOS. Cette étape est bien automatisée, car elle constitue la première étape d'une tâche FlowForce Server, et le mappage s'effectue immédiatement après.

Envoi d'un fichier : MapForce lit les fichiers PDF en tant que source, mais ne les écrit pas. Il génère donc le fichier XML qui est intégré dans un fichier ZUGFeRD ou Factur-X, plutôt que le fichier PDF hybride lui-même. L'assemblage du conteneur est effectué par votre chaîne d'outils PDF.

Il y a une chose importante à garder à l'esprit, quelle que soit la solution choisie. Les normes ZUGFeRD et Factur-X définissent plusieurs profils, et dans les profils les plus simples, les données XML intégrées ne contiennent que les informations d'en-tête, tandis que les détails des articles restent dans la couche PDF, où les logiciels ne peuvent pas les lire. Assurez-vous de vérifier quel profil est requis par votre client ou par la plateforme avant de décider quelles données doivent être intégrées.

Création d'une facture électronique

L'envoi d'une facture depuis votre système vers le client implique quatre étapes distinctes. Ces étapes sont souvent regroupées sous le terme général de « facturation électronique », ce qui peut surprendre les équipes qui se rendent compte, au milieu d'un projet, de ce que leur logiciel est réellement capable de faire non faire.

• Extraction — Récupérez les données de la facture, quel que soit leur emplacement actuel : une exportation depuis un ERP, une base de données, une feuille de calcul ou un fichier PDF fourni par le fournisseur

• Cartographie et transformation : restructuration des données pour les adapter aux champs définis par le format cible, en convertissant les codes, les dates et les catégories fiscales en cours de route

• Valider — vérifier que le résultat est conforme au schéma avant que quiconque tente de l'envoyer

• Transmission — transmettre le document via Peppol, par l'intermédiaire d'un point de connexion français (PDP), ou vers une plateforme nationale telle que SdI ou KSeF

L'extraction, la cartographie et la transformation des données sont des tâches de cartographie des données, et c'est précisément ce que MapForce permet de faire, en plus de vérifier la conformité du résultat par rapport au schéma cible, afin de vous assurer que le fichier est structurellement correct avant qu'il ne soit exporté.

Deux éléments se situent en dehors de cela. La norme EN 16931 met en œuvre des règles métier qui dépassent ce que peut exprimer un schéma XSD, et ces règles sont vérifiées à l'aide d'un validateur Schematron. L'Union européenne publie ces ensembles de règles gratuitement, et les plateformes de livraison les exécutent généralement dès leur réception. La livraison elle-même est une question de réseau et d'accréditation pour un point d'accès Peppol ou un fournisseur de plateforme agréé.

Savoir où se situent ces limites avant de définir le périmètre du projet, c'est la différence entre une planification et une surprise.

Exemple concret : Conversion d'un fichier PDF en facture électronique au format XML

C'est un problème courant pour les équipes financières : le système de facturation ne génère que des fichiers PDF, ou les factures proviennent d'une filiale utilisant un logiciel différent, et elles doivent maintenant être exportées au format XRechnung.

Avant d'examiner la structure des fichiers, il est important de comprendre que la norme EN 16931 est un modèle sémantique : elle définit ce qu'une facture doit contenir, et non l'apparence du fichier XML. Deux syntaxes mettent en œuvre ce modèle : UBL et CII. Une facture électronique conforme à la norme peut utiliser l'une ou l'autre de ces syntaxes, en respectant les règles de la norme. Il n'existe donc pas de type de fichier appelé "fichier EN 16931". Il existe des factures UBL et des factures CII, toutes deux basées sur XML, qui sont conformes à cette norme.

La norme XRechnung accepte les deux syntaxes, ce qui signifie que ceci est l'une des deux méthodes valides pour répondre à la même exigence. Les schémas UBL sont publiés gratuitement par OASIS, et les schémas CII D16B par UN/CEFACT. Vous pouvez les installer rapidement à l'aide du gestionnaire de schémas XML dans MapForce.

L'exemple ci-dessous concerne une facture électronique UBL basée sur le format XML.

Nous avons utilisé l'outil MapForce PDF Extractor pour définir des règles concernant extraire les données du fichier PDF facture. Cela crée un modèle qui devient le composant source que nous allons associer au schéma UBL cible. MapForce lit la structure à partir du schéma, de sorte que l'arborescence cible affiche les éléments exacts définis par le format, plutôt qu'une forme XML générique. Nous avons commencé par Altova AI (un abonnement facultatif) qui permet de suggérer des liens entre le fichier PDF et le schéma XML de la facture UBL, mais vous pouvez également établir ces liens manuellement.

Tous les champs cibles ne sont pas directement liés. Certains champs sont mappés directement, tandis que d'autres doivent être calculés ou transformés, et certaines valeurs ne sont tout simplement pas présentes dans la source.

MapForce comprend une vaste bibliothèque de fonctions de traitement de données pour tous ces scénarios : opérations arithmétiques et arrondissements pour les valeurs calculées, manipulation de chaînes de caractères pour reformater les dates et diviser un champ d'adresse unique en rue, ville, code postal et pays, ainsi que des constantes et des tables de correspondance pour les valeurs qui ne sont pas incluses dans la source de données.

Une fois que la configuration génère un fichier valide, l'avantage est qu'elle continue de le faire. Indiquez-lui les données d'exportation du mois prochain, et la conversion se déroulera sans modification. Compilez-la pour MapForce Server, programmez-la avec FlowForce Server, et les factures seront converties au fur et à mesure de leur réception.

Réception de factures électroniques

L'obligation s'applique dans les deux sens. Depuis janvier 2025, les entreprises allemandes sont tenues de pouvoir recevoir des factures électroniques structurées, et à partir de septembre 2026, les entreprises françaises devront également le faire. Le processus est plus court dans ce sens :

• Réception — le fichier arrive via votre point d'accès, votre PDP (Point de Présence Publique) ou une plateforme nationale

• Cartographie et transformation — restructurer les données XML entrantes pour les adapter aux exigences de votre système ERP, de votre base de données ou de votre système comptable

• Importation — intégrez-la dans le système qui l'utilisera

Une fois de plus, c'est une tâche pour laquelle MapForce est idéal, et ce processus peut être entièrement automatisé grâce à MapForce Server et FlowForce Server.

Avantages de MapForce pour la facturation électronique, en particulier

• Un seul outil, pas un pour chaque direction. Que le flux soit destiné à un format national, qu'il provienne d'une source externe et soit intégré à votre base de données, ou qu'il s'agisse d'une conversion entre deux formats compatibles, il s'agit toujours du même type de processus de conversion.

• Les échéances arrivent selon un calendrier précis. Une configuration enregistrée est un atout que vous utilisez lorsque la prochaine échéance arrive, et non un projet que vous devez répéter.

• La justesse est intégrée dès la conception, elle n'est pas découverte a posteriori. S'assurer que les champs et les listes de codes sont corrects dans la correspondance est ce qui permet d'éviter le rejet d'un fichier. Un rejet entraîne un retard de paiement et une enquête manuelle.

• La structure de données est consultable. Lorsqu'un auditeur demande comment un chiffre fiscal a été calculé, la réponse est un schéma facile à comprendre.

• Il fonctionne sur votre propre infrastructure. Les factures contiennent des données commerciales et personnelles. MapForce traite ces données sur votre machine, et MapForce Server et FlowForce Server fonctionnent sur des serveurs que vous contrôlez.

Testez-le avec vos propres données de factures

La façon la plus rapide de vérifier si cela correspond à votre processus est de prendre une véritable exportation et un schéma cible, puis de les mettre en correspondance. Si la conversion fonctionne pour une seule facture, elle fonctionnera pour l'ensemble des données.

Vous pouvez télécharger une version d'essai gratuite de MapForce, valable 30 jours, pour commencer.